保潔材料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司保潔材料采購工作，確保采購流程的透明、高效、合理，滿足公司日常保潔工作需求，提高保潔工作質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔材料的采購活動(dòng)，包括但不限于清潔用品、工具、設(shè)備及相關(guān)耗材等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司保潔工作實(shí)際需求，合理確定采購數(shù)量和品種，避免積壓和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、環(huán)保安全的保潔材料，確保保潔工作效果和員工健康安全。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。陽光采購原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，防止腐敗行為發(fā)生。二、采購職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定保潔材料采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量。尋找、篩選、評(píng)估合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，尋找降低成本的機(jī)會(huì)，優(yōu)化采購方案。2.使用部門（保潔團(tuán)隊(duì)）根據(jù)日常保潔工作實(shí)際需求，提前向采購部門提交保潔材料需求申請(qǐng)，詳細(xì)說明所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。對(duì)采購回來的保潔材料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查材料的質(zhì)量、數(shù)量是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給采購部門。負(fù)責(zé)保潔材料的保管和使用，按照規(guī)定的方法和流程正確使用材料，避免浪費(fèi)和損壞。定期向采購部門反饋保潔材料的使用情況和庫存情況，協(xié)助采購部門做好采購計(jì)劃的調(diào)整。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。對(duì)采購合同進(jìn)行審核，檢查合同條款是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和法律法規(guī)要求。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷管理。定期對(duì)采購成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。4.質(zhì)量控制部門（如有）參與保潔材料供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)采購材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提出意見和建議。對(duì)采購回來的保潔材料進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。協(xié)助處理采購過程中的質(zhì)量問題，如質(zhì)量投訴、退貨等，提出解決方案并跟蹤落實(shí)情況。三、采購流程1.需求申請(qǐng)保潔團(tuán)隊(duì)根據(jù)日常保潔工作進(jìn)度和庫存情況，每月[具體日期]前填寫《保潔材料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需保潔材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給采購部門。對(duì)于臨時(shí)性或緊急的保潔材料需求，保潔團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)填寫《緊急保潔材料需求申請(qǐng)表》，說明需求原因和預(yù)計(jì)使用時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，優(yōu)先提交給采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到保潔團(tuán)隊(duì)提交的需求申請(qǐng)表后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析。對(duì)于庫存充足的材料，可在庫存滿足需求的情況下暫不采購；對(duì)于庫存不足且預(yù)計(jì)短期內(nèi)會(huì)持續(xù)使用的材料，應(yīng)納入采購計(jì)劃。采購部門根據(jù)分析結(jié)果，制定月度保潔材料采購計(jì)劃，明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購數(shù)量是否合理、采購時(shí)間是否符合工作需求、是否考慮了成本因素等。如審核通過，采購計(jì)劃報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如審核不通過，采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行調(diào)整后重新提交審核。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃中所需保潔材料的類別和特點(diǎn)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。篩選出若干家符合基本要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商信息登記表》，要求供應(yīng)商填寫公司簡介、產(chǎn)品目錄、價(jià)格清單、聯(lián)系方式等信息。采購部門組織相關(guān)人員（如使用部門代表、質(zhì)量控制人員等）對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)估。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫管理、質(zhì)量控制體系等；樣品評(píng)估主要對(duì)供應(yīng)商提供的保潔材料樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)、性能測(cè)試等，確保其符合公司要求。根據(jù)實(shí)地考察和樣品評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估打分，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。按照評(píng)估得分從高到低排序，選擇得分較高的若干家供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，選擇合適的合格供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。在下達(dá)采購訂單前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購訂單的條款進(jìn)行充分溝通，確保雙方對(duì)訂單內(nèi)容理解一致，避免后期出現(xiàn)糾紛。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行訂單義務(wù)。5.到貨驗(yàn)收保潔材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。保潔材料到貨時(shí)，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員（如采購部門代表、質(zhì)量控制人員等）按照采購合同和訂單要求對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于數(shù)量驗(yàn)收，應(yīng)按照送貨單或發(fā)票核對(duì)貨物數(shù)量是否一致；對(duì)于質(zhì)量驗(yàn)收，可采用抽檢或全檢的方式，檢查貨物是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《保潔材料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單一式多份，分別由采購部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門留存，作為付款、入庫、核算的依據(jù)。6.入庫管理驗(yàn)收合格的保潔材料由使用部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)。使用部門應(yīng)按照公司庫存管理規(guī)定，將材料分類存放，并建立庫存臺(tái)賬，記錄材料的入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用情況等信息。庫存管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。7.付款結(jié)算采購部門根據(jù)驗(yàn)收單和采購合同，整理相關(guān)付款資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。付款資料包括發(fā)票、驗(yàn)收單、采購合同副本等。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購合同條款是否符合公司規(guī)定，驗(yàn)收單是否與采購合同和發(fā)票一致等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。對(duì)于貨到付款的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門在收到驗(yàn)收單和發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)安排付款；對(duì)于預(yù)付款或分期付款的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度保潔工作計(jì)劃和歷史采購數(shù)據(jù)，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，編制年度保潔材料采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)保潔材料的采購數(shù)量、單價(jià)、預(yù)計(jì)采購金額等信息，并按照月份或季度進(jìn)行分解。在編制采購預(yù)算過程中，采購部門應(yīng)與使用部門充分溝通，了解其對(duì)保潔材料的需求變化情況，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算編制完成后，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和成本控制目標(biāo)，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算金額是否在公司可承受范圍內(nèi)、是否符合成本效益原則等。審核通過后，采購預(yù)算報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正。如發(fā)現(xiàn)采購費(fèi)用超預(yù)算情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于合理原因的，應(yīng)按照規(guī)定程序申請(qǐng)追加預(yù)算；屬于不合理原因的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.預(yù)算調(diào)整在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)、公司保潔工作需求發(fā)生重大變化等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實(shí)際工作需要時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容（包括采購材料的名稱、數(shù)量、價(jià)格等）、預(yù)計(jì)調(diào)整金額等信息，并提交相關(guān)證明材料。采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)使用部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商如需進(jìn)入公司保潔材料采購體系，應(yīng)向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供公司營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件、生產(chǎn)許可證、業(yè)績證明等相關(guān)資料。采購部門對(duì)新供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行初審，初審合格后組織相關(guān)人員（如使用部門代表、質(zhì)量控制人員等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)估?？疾煸u(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)實(shí)地考察和樣品評(píng)估結(jié)果，對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估打分。評(píng)估得分達(dá)到[具體分?jǐn)?shù)]及以上的供應(yīng)商，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入合格供應(yīng)商名錄，方可與公司開展采購業(yè)務(wù)。2.供應(yīng)商考核采購部門定期（每季度或每半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合等方面。采購部門根據(jù)考核指標(biāo)制定詳細(xì)的《供應(yīng)商考核評(píng)分表》，按照百分制進(jìn)行評(píng)分?？己嗽u(píng)分結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個(gè)等級(jí)。采購部門將供應(yīng)商考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商針對(duì)存在的問題進(jìn)行整改。對(duì)于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并要求供應(yīng)商限期整改。整改后經(jīng)復(fù)查仍不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對(duì)于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購份額、優(yōu)先支付貨款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等，以鼓勵(lì)供應(yīng)商繼續(xù)保持良好的合作表現(xiàn)。對(duì)于連續(xù)多次考核結(jié)果為不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，公司將予以淘汰，并停止與其合作。同時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)尋找新的合格供應(yīng)商替代淘汰供應(yīng)商，確保公司保潔材料采購業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。4.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、考核情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，防止檔案信息泄露。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)密切關(guān)注保潔材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)收集市場(chǎng)信息，分析價(jià)格走勢(shì)。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、參與集中采購、簽訂長期合同等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。建立市場(chǎng)價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購策略，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如提前采購、與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整等，確保采購成本控制在合理范圍內(nèi)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購材料質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。在采購合同中明確質(zhì)量條款和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并對(duì)采購材料進(jìn)行定期抽檢或全檢。如發(fā)現(xiàn)采購材料存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。同時(shí)，對(duì)因質(zhì)量問題給公司造成的損失，按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估和審核，督促供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚、經(jīng)營穩(wěn)定的供應(yīng)商作為合作伙伴。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，密切關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)口碑等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等方面的條款。在合同中約定違約責(zé)任和爭議解決方式，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，對(duì)于考核結(jié)果不佳或出現(xiàn)違約行為的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如暫停合作、調(diào)整采購份額、淘汰供應(yīng)商等，以減少供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購業(yè)務(wù)的影響。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理，在簽訂合同前，由財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司利益。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于采購材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等重要條款，避免合同糾紛的發(fā)生。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商解決，確保合同順利履行。妥善保管采購合同及相關(guān)資料，按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，以備查閱和審計(jì)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)保潔材料采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購制度是否執(zhí)行到位、采購成本是否合理、供應(yīng)商管理是否有效等方面。內(nèi)部審計(jì)部門通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等資料