保利集團采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范保利集團采購活動，確保采購工作的合規(guī)、高效、透明，保障集團運營所需物資和服務的及時供應，降低采購成本，提高采購質量，防范采購風險，維護集團利益。2.適用范圍本制度適用于保利集團總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務采購等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)、政策以及集團內部規(guī)章制度。效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受內部監(jiān)督和外部審計。公平競爭原則：通過公平競爭選擇優(yōu)質供應商，確保采購結果的公正性。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責1.采購決策機構集團采購決策委員會：由集團高層管理人員、相關職能部門負責人等組成，負責審議重大采購項目、采購戰(zhàn)略、采購政策等，對采購工作進行宏觀指導和決策。子公司采購決策小組：負責審議本單位的重大采購項目，制定相應的采購策略和政策，確保采購活動符合本單位實際需求和集團整體要求。2.采購執(zhí)行部門集團采購中心：作為集團采購的統(tǒng)一執(zhí)行機構，負責組織實施集團總部及各子公司、分公司的集中采購項目，建立和管理供應商庫，制定采購流程和標準，開展采購談判、合同簽訂與執(zhí)行等工作。子公司采購部門：負責本單位的采購工作，按照集團采購制度和流程，結合本單位需求，組織實施采購活動，向集團采購中心報備重大采購項目，配合集團采購中心開展相關工作。3.相關職能部門職責需求部門：提出采購需求，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨期等，參與采購評審和驗收工作。財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核、成本核算與控制等工作，對采購項目進行財務評估和監(jiān)督。審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的公正性、采購資金的使用效益等，防范采購風險。法務部門：為采購活動提供法律支持，審查采購合同條款，處理采購糾紛和法律事務，確保采購活動合法合規(guī)。三、采購流程1.需求提出需求部門根據業(yè)務需要，填寫《采購需求申請表》，詳細描述采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨期、預算金額等信息，并經部門負責人審核簽字后提交至采購執(zhí)行部門。對于緊急采購需求，需求部門應在申請表中注明緊急原因，并優(yōu)先安排處理。2.采購申請審批采購執(zhí)行部門收到《采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進行初步審核。對于金額較小的常規(guī)采購項目，由采購執(zhí)行部門負責人審批；對于金額較大或重大采購項目，需提交至相應的采購決策機構進行審批。采購申請經審批通過后，采購執(zhí)行部門方可開展后續(xù)采購工作。3.供應商選擇與管理供應商開發(fā)：采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。對潛在供應商進行資質審查、實地考察、樣品測試等，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定合格供應商名單。供應商選擇：根據采購項目特點和需求，從合格供應商名單中選擇若干家供應商參與報價。采購執(zhí)行部門可以采用招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式確定最終供應商。供應商評估與考核：采購執(zhí)行部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核，建立供應商評價檔案。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購執(zhí)行部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后形成采購合同草案。合同審核：采購合同草案提交至財務部門、法務部門等相關職能部門進行審核。財務部門重點審核采購成本、付款方式等條款；法務部門重點審核合同的合法性、完整性、風險防范等條款。審核通過后，采購執(zhí)行部門根據審核意見對合同草案進行修改完善。合同簽訂：采購合同經雙方授權代表簽字蓋章后生效。采購執(zhí)行部門負責將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、法務部門等相關部門，以便各部門履行相應職責。5.采購執(zhí)行與跟蹤訂單下達：采購執(zhí)行部門根據采購合同向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。交貨驗收：供應商按照采購訂單要求將貨物送達指定地點后，需求部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門填寫《驗收報告》；驗收不合格的，需求部門應及時通知供應商進行整改或退換貨。付款管理：財務部門根據采購合同和驗收報告，按照規(guī)定的付款方式和時間安排支付采購款項。付款前，財務部門應對采購發(fā)票等相關憑證進行審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。6.采購檔案管理采購執(zhí)行部門負責建立采購檔案，對采購活動全過程的文件資料進行整理、歸檔和保管。采購檔案包括采購需求申請表、采購申請審批文件、供應商資料、采購談判記錄、采購合同、訂單、驗收報告、發(fā)票等。采購檔案應按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、存放，便于查詢和使用。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和集團相關規(guī)定執(zhí)行。四、采購方式1.招標采購適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、有眾多潛在供應商可供選擇的項目，如工程建設項目、大型設備采購等。招標程序：采購執(zhí)行部門制定招標文件，發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對投標人的資格進行審查，組織開標、評標、定標等活動，確定中標供應商。2.競爭性談判采購適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。談判程序：采購執(zhí)行部門確定談判供應商名單，向其發(fā)出談判邀請書。與談判供應商進行多輪談判，在談判過程中明確采購需求、技術要求、價格等條款，最終確定成交供應商。3.詢價采購適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，如辦公用品、通用設備等。詢價程序：采購執(zhí)行部門向多家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、滿足采購需求的供應商作為成交供應商。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的項目；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購程序：采購執(zhí)行部門填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的理由和依據，提交至相應的采購決策機構進行審批。審批通過后，與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購執(zhí)行部門會同相關職能部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、采購價格波動、質量問題、法律糾紛等。根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，確定重點關注的風險領域。2.風險應對措施供應商風險管理：加強對供應商的管理和監(jiān)督，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務。要求供應商提供履約保證金或銀行保函，對供應商的履約情況進行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應商違約問題。價格風險管理：建立價格監(jiān)測機制，關注市場價格動態(tài)，定期收集和分析價格信息。與供應商協(xié)商簽訂價格調整條款，采用套期保值等金融工具規(guī)避價格波動風險。質量風險管理：加強對采購物資或服務的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收方法。要求供應商提供質量合格證明文件，對采購物資進行抽檢或全檢，確保采購質量符合要求。法律風險管理：加強對采購合同的法律審查，確保合同條款合法合規(guī)。在采購活動中遵守法律法規(guī)，及時處理采購糾紛和法律事務，防范法律風險。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控指標體系，對采購過程中的關鍵風險指標進行實時監(jiān)控，如供應商交貨期延遲率、采購物資合格率、采購成本超支率等。當風險指標出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預警信號，采購執(zhí)行部門會同相關職能部門采取相應的風險應對措施，防止風險擴大。六、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的公正性、采購資金的使用效益等方面的情況。財務部門對采購資金的預算安排、支付審核、成本核算與控制等工作進行監(jiān)督，確保采購資金的合理使用。采購執(zhí)行部門內部建立健全采購監(jiān)督機制，對采購人員