供熱公司發(fā)票管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)供熱公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于供熱公司及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中涉及發(fā)票的管理工作。3.基本原則發(fā)票管理應(yīng)遵循依法依規(guī)、準(zhǔn)確及時(shí)、安全保密的原則。確保發(fā)票的開具、取得、使用符合國家稅收法律法規(guī)要求，真實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保障公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性和完整性。發(fā)票的開具1.開具要求公司銷售供熱產(chǎn)品或提供供熱服務(wù)，應(yīng)在收訖銷售款項(xiàng)或者取得索取銷售款項(xiàng)憑據(jù)的當(dāng)天開具發(fā)票；先開具發(fā)票的，為開具發(fā)票的當(dāng)天。發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋公司發(fā)票專用章。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于不同稅率的供熱產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)分別開具發(fā)票；如因客戶需求合并開具發(fā)票的，應(yīng)在發(fā)票上分別注明不同稅率的項(xiàng)目及金額。2.開具流程業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂供熱合同或提供服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將合同或服務(wù)協(xié)議副本提交給財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，審核客戶開票信息的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行更正。開票人員根據(jù)審核后的信息，通過公司的開票系統(tǒng)開具發(fā)票。開票完成后，應(yīng)將發(fā)票聯(lián)次按照規(guī)定順序整理好，交給業(yè)務(wù)部門或指定人員送達(dá)客戶。業(yè)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)發(fā)票的送達(dá)情況，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。如客戶對發(fā)票內(nèi)容有異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。3.特殊情況處理如因客戶名稱、納稅人識別號等開票信息變更，需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供客戶出具的變更說明及相關(guān)證明文件，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，方可重新開具發(fā)票。重新開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)在備注欄注明原發(fā)票號碼及開具原因。如發(fā)生銷售退回或折讓的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定開具紅字發(fā)票，并將紅字發(fā)票記賬聯(lián)作為沖減銷售收入的憑證，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交還給客戶。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，并在發(fā)票上注明“銷項(xiàng)負(fù)數(shù)”字樣。發(fā)票的取得1.取得要求公司在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時(shí)，不得要求變更品名和金額。應(yīng)取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票的形式和內(nèi)容應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）等基本聯(lián)次，字跡清晰，不得壓線、錯(cuò)格，發(fā)票專用章加蓋齊全。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。2.取得流程采購部門在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確發(fā)票開具的要求和時(shí)間等條款。在驗(yàn)收貨物或接受服務(wù)后，采購人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票及相關(guān)驗(yàn)收單據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門。發(fā)票應(yīng)與采購合同、驗(yàn)收單等憑證相互核對，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。財(cái)務(wù)部門對收到的發(fā)票進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性及與業(yè)務(wù)的一致性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票專用章、開票金額、貨物或服務(wù)名稱等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門或供應(yīng)商聯(lián)系，要求對方重新開具或更正發(fā)票。經(jīng)審核無誤的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷處理。對于需要抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，并按照增值稅相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.發(fā)票丟失處理如果取得的發(fā)票不慎丟失，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。丟失發(fā)票聯(lián)的，可將專用發(fā)票抵扣聯(lián)作為記賬憑證，專用發(fā)票抵扣聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?；丟失抵扣聯(lián)的，可使用專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?；發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)均丟失的，由銷售方到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)開具《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，并將該證明單及發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件交購買方作為記賬憑證。對于普通發(fā)票丟失的情況，應(yīng)取得原開票單位蓋有公章的證明，并注明原來發(fā)票的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。發(fā)票的保管1.保管責(zé)任公司設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全發(fā)票保管制度，明確發(fā)票保管的職責(zé)分工、保管場所、保管期限等要求，確保發(fā)票的安全與完整。2.保管場所及設(shè)施發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜、防潮的專用倉庫或保險(xiǎn)柜內(nèi)。倉庫或保險(xiǎn)柜應(yīng)具備必要的防護(hù)設(shè)施，如門鎖、報(bào)警器等，以防止發(fā)票被盜、丟失或損壞。發(fā)票保管場所應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防器材，以應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)事故。3.保管期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。發(fā)票保管人員應(yīng)按照規(guī)定的期限妥善保管發(fā)票，不得擅自銷毀或丟失發(fā)票。在保管期限屆滿后，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。4.盤點(diǎn)與清查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)與清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，由發(fā)票保管人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人共同參與。在盤點(diǎn)清查過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)將相關(guān)情況報(bào)告公司管理層和稅務(wù)機(jī)關(guān)。發(fā)票的使用1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中按照規(guī)定開具和使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票；未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得拆本使用發(fā)票；不得自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍。嚴(yán)禁虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、虛開發(fā)票等違法違規(guī)行為。任何單位和個(gè)人不得為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票；不得讓他人為自己開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.使用登記發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票使用登記臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的領(lǐng)購、開具、作廢、紅字發(fā)票開具、退回等情況。登記臺賬應(yīng)包括發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額、發(fā)票用途等信息，確保發(fā)票使用情況可追溯。每月末，發(fā)票保管人員應(yīng)將當(dāng)月發(fā)票使用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并編制發(fā)票使用情況報(bào)表，報(bào)送財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)，核對發(fā)票開具金額與銷售收入是否一致，確保發(fā)票使用的準(zhǔn)確性。3.作廢發(fā)票處理開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定進(jìn)行處理。對于當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)現(xiàn)有誤需要作廢的，開票人員應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中按照規(guī)定的程序進(jìn)行作廢操作，并在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票應(yīng)與發(fā)票使用登記臺賬中的記錄一致，不得擅自銷毀或丟失作廢發(fā)票。對于跨月的發(fā)票，不得直接作廢，應(yīng)按照開具紅字發(fā)票的規(guī)定進(jìn)行處理。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)取得對方稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（適用于增值稅專用發(fā)票）或相關(guān)證明文件（適用于普通發(fā)票），并按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批。發(fā)票的繳銷1.繳銷情形公司因變更、注銷稅務(wù)登記等原因，需要繳銷發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求及時(shí)辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。發(fā)票保管期滿，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后，應(yīng)進(jìn)行繳銷處理。發(fā)票發(fā)生丟失、被盜、霉變、鼠咬等情況，無法繼續(xù)使用的，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。2.繳銷流程發(fā)票保管人員在辦理發(fā)票繳銷前，應(yīng)將已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿進(jìn)行整理核對，確保賬實(shí)相符。填寫《發(fā)票繳銷登記表》，詳細(xì)注明繳銷發(fā)票的種類、號碼、份數(shù)、開具起止日期、繳銷原因等信息，并加蓋公司公章。將《發(fā)票繳銷登記表》及需要繳銷的發(fā)票一并報(bào)送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)。稅務(wù)機(jī)關(guān)審核無誤后，在《發(fā)票繳銷登記表》上簽字蓋章，并收回需要繳銷的發(fā)票。發(fā)票保管人員將稅務(wù)機(jī)關(guān)簽字蓋章后的《發(fā)票繳銷登記表》留存歸檔，作為發(fā)票繳銷的記錄。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用及繳銷等環(huán)節(jié)。審計(jì)部門在審計(jì)過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票管理存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違反發(fā)票管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管等情況，不得拒絕、隱瞞或弄虛作假。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求及時(shí)進(jìn)行整改，并補(bǔ)繳稅款、滯納金及罰款等。同時(shí)，應(yīng)分析問題產(chǎn)生的原因，完善發(fā)票管理制度，防止類似問題再次發(fā)生。培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行發(fā)票管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工對發(fā)票管理重要性的認(rèn)識，熟悉發(fā)票管理的法律法規(guī)和公司制度要求。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)票的種類、開具要求、取得規(guī)定、保管方法、使用注意事項(xiàng)以及違法違規(guī)責(zé)任等方面。培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式，確保培訓(xùn)效果。新入職員工應(yīng)在入職培訓(xùn)中接受發(fā)票管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，使其在入職后能夠正