物資及設(shè)備管理制度一、總則1.目的為了加強公司物資及設(shè)備管理，規(guī)范物資及設(shè)備的采購、驗收、保管、使用、維護、報廢等行為，合理配置資源，降低成本，提高物資及設(shè)備使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資及設(shè)備的管理，包括但不限于辦公用品、生產(chǎn)物資、固定資產(chǎn)設(shè)備等。3.管理原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司物資及設(shè)備管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負責(zé)。歸口管理：由相關(guān)職能部門歸口管理各類物資及設(shè)備。合理配置：根據(jù)工作需要和實際情況，合理配置物資及設(shè)備，避免浪費。規(guī)范操作：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行物資及設(shè)備的各項管理工作。二、職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)制定物資及設(shè)備采購計劃，組織實施采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。2.驗收部門負責(zé)物資及設(shè)備的驗收工作，確保所采購的物資及設(shè)備符合要求。對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)解決。3.保管部門負責(zé)物資及設(shè)備的入庫、存儲、保管工作，建立物資及設(shè)備臺賬。做好物資及設(shè)備的防潮、防火、防盜等工作，確保物資及設(shè)備安全。定期對物資及設(shè)備進行盤點，做到賬物相符。4.使用部門負責(zé)提出物資及設(shè)備的需求申請，合理使用物資及設(shè)備。對使用的物資及設(shè)備進行日常維護和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。配合做好物資及設(shè)備的報廢鑒定等工作。5.財務(wù)部門負責(zé)審核物資及設(shè)備采購預(yù)算，辦理相關(guān)款項的支付。對物資及設(shè)備的成本進行核算和分析。6.資產(chǎn)管理部門（如有）負責(zé)固定資產(chǎn)設(shè)備的登記、折舊、清查等管理工作。參與固定資產(chǎn)設(shè)備的報廢鑒定等工作。三、物資采購管理1.采購計劃使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要提前編制物資需求計劃，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。采購部門匯總各部門需求計劃后，結(jié)合庫存情況，制定物資采購計劃。采購計劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。對供應(yīng)商進行評估和選擇，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。選擇至少兩家以上的供應(yīng)商進行比價采購，確保采購成本合理。3.采購合同采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送相關(guān)部門備案。4.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同要求，及時跟蹤采購進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如因特殊情況需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、物資驗收管理1.驗收準(zhǔn)備驗收部門在物資到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收方案、準(zhǔn)備驗收工具等。對驗收人員進行培訓(xùn)，使其熟悉驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.驗收程序物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知驗收部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行逐一核對。對于需要進行檢驗檢測的物資，應(yīng)送專業(yè)機構(gòu)進行檢驗檢測。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)出具驗收報告；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與采購部門溝通，要求供應(yīng)商更換或處理。3.驗收記錄驗收部門應(yīng)做好驗收記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收時間、驗收結(jié)果等。驗收記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。五、物資保管管理1.入庫管理物資驗收合格后，保管部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時間等信息。物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號等分類存放，便于查找和管理。2.存儲管理保管部門應(yīng)根據(jù)物資的特性，提供適宜的存儲環(huán)境，做好防潮、防火、防盜等工作。對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。定期對物資進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.出庫管理使用部門應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后到保管部門領(lǐng)取物資。保管部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，填寫出庫單。出庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間等信息。對于貴重物資和限量物資，應(yīng)實行限額領(lǐng)用制度。六、物資使用管理1.使用培訓(xùn)對于新購置的物資及設(shè)備，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行使用培訓(xùn)，使其熟悉物資及設(shè)備的性能、操作方法、注意事項等。培訓(xùn)后應(yīng)進行考核，確保使用人員能夠正確使用物資及設(shè)備。2.日常使用使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用物資及設(shè)備，不得違規(guī)操作。對使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報告相關(guān)部門進行處理。做好物資及設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)工作，保持其良好的性能狀態(tài)。3.使用監(jiān)督相關(guān)部門應(yīng)定期對物資及設(shè)備的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于因使用不當(dāng)造成物資及設(shè)備損壞的，應(yīng)追究使用人員的責(zé)任。七、物資維護管理1.維護計劃設(shè)備管理部門（如有）應(yīng)根據(jù)物資及設(shè)備的使用情況和技術(shù)要求，制定維護計劃。維護計劃應(yīng)包括維護內(nèi)容、維護時間、維護人員等。2.維護實施維護人員按照維護計劃對物資及設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保其正常運行。維護過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括維護時間、維護內(nèi)容、維護人員、更換的零部件等。3.故障維修物資及設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時報告相關(guān)部門。維修人員應(yīng)及時對故障進行診斷和維修，盡快恢復(fù)其正常運行。對于重大故障，應(yīng)組織相關(guān)人員進行分析和處理，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似故障再次發(fā)生。八、物資報廢管理1.報廢鑒定物資及設(shè)備達到報廢條件時，使用部門應(yīng)填寫報廢申請表，注明報廢原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。資產(chǎn)管理部門（如有）組織相關(guān)部門和人員對報廢物資及設(shè)備進行鑒定，確定是否符合報廢條件。2.報廢審批報廢申請表經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行報廢處理。3.報廢處理對于批準(zhǔn)報廢的物資及設(shè)備，保管部門應(yīng)按照規(guī)定進行處理，如變賣、拆解等。報廢處理過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括報廢物資及設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理價格等。財務(wù)部門應(yīng)及時對報廢物資及設(shè)備進行賬務(wù)處理。九、盤點管理1.盤點計劃保管部門應(yīng)定期制定盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等。盤點計劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對物資及設(shè)備進行逐一盤點，確保賬物相符。盤點過程中應(yīng)做好記錄，記錄實際盤點數(shù)量、賬存數(shù)量等。3.盤點結(jié)果處理盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，說明盤點結(jié)果。對于賬實不符的情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行調(diào)整。十、信息化管理1.建立物資及設(shè)備管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立物資及設(shè)備管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物資及設(shè)備采購、驗收、保管、使用、維護、報廢等全過程的信息化管理。物資及設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。2.數(shù)據(jù)錄入與維護各部門應(yīng)及時將物資及設(shè)備管理相關(guān)數(shù)據(jù)錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。保管部門應(yīng)定期對管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，保證數(shù)據(jù)的完整性。十一、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資及設(shè)備管理情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、采購流程、驗收情況、庫存管理等。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)提出整改意見，督促相關(guān)部門及時整改。2.日常檢查相關(guān)職能部門