物業(yè)處鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)處鑰匙的管理，確保鑰匙的安全、規(guī)范使用，保障小區(qū)業(yè)主/住戶的生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)處所有涉及的鑰匙管理，包括但不限于小區(qū)房屋單元門鑰匙、信箱鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保鑰匙的保管和使用過(guò)程中不發(fā)生丟失、被盜等安全事故，保障小區(qū)安全。2.規(guī)范操作原則：明確鑰匙的領(lǐng)取、使用、歸還等流程，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。3.責(zé)任到人原則：對(duì)鑰匙管理的各個(gè)環(huán)節(jié)明確責(zé)任人，確保責(zé)任落實(shí)。二、鑰匙的分類及標(biāo)識(shí)（一）分類1.房屋單元門鑰匙：對(duì)應(yīng)各住戶房屋單元門的開啟鑰匙。2.信箱鑰匙：用于開啟小區(qū)內(nèi)各住戶信箱的鑰匙。3.公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙電梯機(jī)房鑰匙：開啟電梯機(jī)房門的鑰匙。配電室鑰匙：用于配電室門的開啟。消防設(shè)備房鑰匙：如消防栓箱、噴淋泵控制箱等設(shè)備房的鑰匙。其他公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙：如路燈控制箱、門禁系統(tǒng)控制箱等鑰匙。（二）標(biāo)識(shí)1.每串鑰匙應(yīng)粘貼標(biāo)識(shí)牌，注明鑰匙對(duì)應(yīng)的具體位置或用途，如“[小區(qū)名稱][棟號(hào)][單元號(hào)]房屋單元門鑰匙”、“[小區(qū)名稱][信箱編號(hào)]信箱鑰匙”等。2.對(duì)于公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙，標(biāo)識(shí)牌上應(yīng)注明設(shè)施設(shè)備名稱及所在位置，如“[小區(qū)名稱]電梯機(jī)房鑰匙（位于[具體位置]）”。三、鑰匙的保管（一）鑰匙保管人員職責(zé)1.鑰匙管理員負(fù)責(zé)物業(yè)處所有鑰匙的集中保管和日常管理工作。建立鑰匙管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄鑰匙的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。定期對(duì)鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.各部門鑰匙使用責(zé)任人負(fù)責(zé)本部門所使用鑰匙的日常保管和正確使用。在使用鑰匙后及時(shí)歸還鑰匙管理員，并配合鑰匙管理員進(jìn)行盤點(diǎn)工作。（二）保管方式1.鑰匙應(yīng)存放在專門的鑰匙柜中，鑰匙柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能。2.不同類型的鑰匙應(yīng)分類存放，并在鑰匙柜上標(biāo)明相應(yīng)類別，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙，如配電室鑰匙、消防設(shè)備房鑰匙等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由兩名不同的工作人員分別持有鑰匙的一部分，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)開啟鑰匙柜。（三）保管環(huán)境要求1.鑰匙柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)良好的室內(nèi)環(huán)境，避免鑰匙受潮生銹。2.鑰匙柜周圍應(yīng)保持整潔，不得堆放雜物，確保鑰匙取用方便。四、鑰匙的領(lǐng)?。ㄒ唬I(yè)主/住戶領(lǐng)取房屋單元門鑰匙1.業(yè)主/住戶辦理入住手續(xù)時(shí)，由客服人員通知鑰匙管理員，向業(yè)主/住戶發(fā)放房屋單元門鑰匙，并填寫《房屋單元門鑰匙領(lǐng)取登記表》，登記內(nèi)容包括業(yè)主姓名、房號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人簽字等。2.業(yè)主/住戶委托他人代領(lǐng)鑰匙的，代領(lǐng)人需出示業(yè)主授權(quán)委托書及本人有效身份證件，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，方可領(lǐng)取鑰匙，并在《房屋單元門鑰匙領(lǐng)取登記表》上注明代領(lǐng)相關(guān)信息。（二）業(yè)主/住戶領(lǐng)取信箱鑰匙1.業(yè)主/住戶可隨時(shí)向客服人員提出領(lǐng)取信箱鑰匙的申請(qǐng)，客服人員通知鑰匙管理員發(fā)放。2.發(fā)放時(shí)，鑰匙管理員填寫《信箱鑰匙領(lǐng)取登記表》，登記內(nèi)容同房屋單元門鑰匙領(lǐng)取登記表。（三）物業(yè)工作人員領(lǐng)取公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙1.因工作需要領(lǐng)取公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙的，由使用部門填寫《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)取鑰匙的名稱、用途、領(lǐng)取時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交鑰匙管理員審核發(fā)放。鑰匙管理員在發(fā)放鑰匙時(shí)，應(yīng)在《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙領(lǐng)取登記表》上進(jìn)行登記，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。五、鑰匙的使用（一）使用規(guī)定1.鑰匙領(lǐng)取人應(yīng)按照規(guī)定的用途使用鑰匙，不得擅自將鑰匙轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。2.在開啟房門、信箱或公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意操作規(guī)范，避免損壞鑰匙或設(shè)施設(shè)備。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙管理員，不得私自留存。（二）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用鑰匙，但無(wú)法及時(shí)辦理領(lǐng)取手續(xù)的，可先電話通知鑰匙管理員，經(jīng)同意后先行使用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)取手續(xù)。2.若鑰匙在使用過(guò)程中出現(xiàn)損壞，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)告知鑰匙管理員，并負(fù)責(zé)維修或賠償。六、鑰匙的歸還（一）業(yè)主/住戶歸還房屋單元門鑰匙和信箱鑰匙1.業(yè)主/住戶在辦理房屋交接手續(xù)或不再需要使用信箱鑰匙時(shí)，應(yīng)將鑰匙歸還客服人員，客服人員通知鑰匙管理員進(jìn)行核對(duì)和登記。2.鑰匙管理員在《房屋單元門鑰匙領(lǐng)取登記表》和《信箱鑰匙領(lǐng)取登記表》上注明歸還時(shí)間，并由業(yè)主/住戶或代領(lǐng)人簽字確認(rèn)。（二）物業(yè)工作人員歸還公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙1.物業(yè)工作人員使用完畢公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙后，應(yīng)及時(shí)歸還鑰匙管理員。2.鑰匙管理員在《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙領(lǐng)取登記表》上注明歸還時(shí)間，并與領(lǐng)取記錄進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后由領(lǐng)取人簽字。七、鑰匙的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.鑰匙管理員每月應(yīng)對(duì)物業(yè)處所有鑰匙進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.每季度末，由物業(yè)處負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)鑰匙進(jìn)行全面清查，形成盤點(diǎn)報(bào)告。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)鑰匙管理臺(tái)賬與實(shí)際鑰匙數(shù)量是否一致，檢查鑰匙標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確。2.檢查鑰匙是否存在損壞、丟失等情況，如有異常應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)于雙人保管的重要公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙，應(yīng)檢查兩人所持鑰匙是否完整無(wú)缺。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.每次盤點(diǎn)后，鑰匙管理員應(yīng)填寫《鑰匙盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。2.季度清查結(jié)束后，鑰匙管理員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果撰寫盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及整改措施等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)物業(yè)處負(fù)責(zé)人審核簽字后存檔。八、鑰匙的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告1.鑰匙領(lǐng)取人發(fā)現(xiàn)鑰匙遺失后，應(yīng)立即向鑰匙管理員報(bào)告，并說(shuō)明遺失鑰匙的名稱、領(lǐng)取時(shí)間、可能遺失的地點(diǎn)等信息。2.鑰匙管理員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)在鑰匙管理臺(tái)賬上進(jìn)行標(biāo)注，并采取相應(yīng)的防范措施，如加強(qiáng)對(duì)遺失鑰匙所涉及區(qū)域的巡查等。（二）補(bǔ)辦手續(xù)1.業(yè)主/住戶遺失房屋單元門鑰匙或信箱鑰匙的，需填寫《鑰匙補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，說(shuō)明遺失情況，并繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用。2.客服人員審核申請(qǐng)表后，通知鑰匙管理員重新配制鑰匙，并在《房屋單元門鑰匙領(lǐng)取登記表》或《信箱鑰匙領(lǐng)取登記表》上注明補(bǔ)辦相關(guān)信息。3.物業(yè)工作人員遺失公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙的，除填寫《鑰匙補(bǔ)辦申請(qǐng)表》外，還需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報(bào)物業(yè)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可重新配制鑰匙。鑰匙管理員在重新配制鑰匙后，應(yīng)及時(shí)更新鑰匙管理臺(tái)賬。九、鑰匙的交接（一）人員交接1.當(dāng)鑰匙管理員崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行鑰匙交接工作。交接雙方應(yīng)在物業(yè)處負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，對(duì)鑰匙管理臺(tái)賬、鑰匙實(shí)物等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《鑰匙交接清單》上簽字確認(rèn)，清單內(nèi)容包括鑰匙類別、數(shù)量、標(biāo)識(shí)情況等?！惰€匙交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，物業(yè)處存檔一份。（二）工作交接1.除人員交接外，鑰匙管理工作的日常流程、注意事項(xiàng)等也應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)交接，確保新接手的鑰匙管理員能夠熟練掌握鑰匙管理工作。2.交接過(guò)程中，原鑰匙管理員應(yīng)向新接手人員介紹鑰匙管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，以及以往出現(xiàn)的問(wèn)題及處理方法。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.物業(yè)處內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，定期對(duì)鑰匙管理工作進(jìn)行檢查，確保鑰匙管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括鑰匙的保管情況、領(lǐng)取與歸還流程、盤點(diǎn)工作等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將鑰匙管理工