研究生公文收發(fā)管理細則?

一、總則1.為加強我校研究生公文收發(fā)管理工作，確保公文傳遞的準確、及時、安全、保密，提高工作效率和質量，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及學校相關規(guī)定，結合研究生工作實際，制定本細則。2.本細則適用于我校研究生院及各研究生培養(yǎng)單位與研究生相關的各類公文收發(fā)管理工作。二、收文管理1.收文渠道-學校辦公室轉來的上級機關、平行單位等發(fā)來的與研究生工作有關的公文。-直接送達研究生院的各類公文，包括紙質公文和電子公文。-各研究生培養(yǎng)單位上報的公文。2.收文登記-專人負責收文工作，對收到的公文進行逐件清點、核對，檢查公文的完整性、準確性，包括公文的份數(shù)、文號、標題、日期等要素。-對符合要求的公文，在收文登記簿上詳細登記，登記內容包括收文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、緊急程度等信息。電子公文應記錄其來源、接收時間等關鍵信息。3.公文簽收-對于紙質公文，收文人員應在發(fā)文單位的送文回執(zhí)上簽字或蓋章，注明簽收日期。-電子公文通過專門的電子系統(tǒng)接收并確認，確保公文接收狀態(tài)明確。4.收文初審-收文人員對收文進行初步審核，審核內容包括：是否屬于研究生院職責范圍；公文內容是否符合法律法規(guī)和政策要求；公文格式是否規(guī)范；文種使用是否恰當?shù)取?對不符合要求的公文，及時與發(fā)文單位溝通聯(lián)系，說明情況，要求其補充或修正后重新報送。5.公文傳閱-根據(jù)公文內容和工作需要，確定公文傳閱范圍和順序。一般按照研究生院領導、相關科室負責人、具體承辦人員的順序進行傳閱。-采用傳閱夾或電子傳閱系統(tǒng)等方式進行公文傳閱，確保傳閱過程有序進行。傳閱人員應在傳閱單上簽名并注明傳閱日期。-嚴格控制傳閱時間，一般普通公文傳閱時間不超過[X]個工作日，緊急公文應隨到隨傳，及時處理。6.公文辦理-對需要辦理的公文，根據(jù)領導批示意見，及時轉交給具體承辦科室或人員。承辦科室或人員應按照規(guī)定的時限和要求認真辦理。-承辦過程中，如需其他科室或單位協(xié)助，承辦人員應主動溝通協(xié)調。涉及多個部門的公文，由牽頭部門負責組織協(xié)調辦理。-承辦人員辦理完畢后，應在公文處理單上注明辦理情況、辦理結果和辦理日期，將公文退回辦公室。三、發(fā)文管理1.發(fā)文范圍-以研究生院名義向上級機關匯報工作、請示問題、提出建議等的上行文。-向各研究生培養(yǎng)單位、相關部門發(fā)布的通知、意見、決定等下行文。-與平行單位或其他單位商洽工作、詢問和答復問題等的平行文。2.發(fā)文擬稿-發(fā)文由相關科室或人員根據(jù)工作需要起草，擬稿人應確保公文內容準確、條理清晰、語言規(guī)范、格式正確。-擬稿時應明確公文的發(fā)文目的、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期等要素，引用公文應注明文號、標題。3.發(fā)文審核-擬稿完成后，先由科室負責人進行審核，審核內容包括公文內容的準確性、政策法規(guī)的合規(guī)性、文字表述的規(guī)范性等。審核通過后，在發(fā)文稿紙上簽字。-科室審核通過的公文，報研究生院分管領導進行審核。分管領導從公文的必要性、可行性、與學校整體工作的協(xié)調性等方面進行審核，提出修改意見或審批意見。4.發(fā)文簽發(fā)-經審核后的公文，由研究生院主要領導簽發(fā)。重要公文或涉及多個方面工作的公文，應經領導班子集體研究決定后，由主要領導簽發(fā)。-領導簽發(fā)公文應明確簽署意見、姓名和簽發(fā)日期。5.發(fā)文編號-辦公室對簽發(fā)后的公文進行編號，按照學校統(tǒng)一的編號規(guī)則，確定公文的文號。文號應準確、規(guī)范，便于查詢和管理。6.發(fā)文排版與校對-按照學校規(guī)定的公文格式要求，對公文進行排版。排版要做到頁面布局合理、字體字號規(guī)范、行距適中。-排版完成后，由擬稿人或專人進行校對，確保公文內容準確無誤、格式符合要求。校對過程中應仔細核對文字、數(shù)據(jù)、標點符號等，避免出現(xiàn)錯誤。7.發(fā)文印制與裝訂-根據(jù)公文份數(shù)要求，進行印制。印制過程中要保證公文的清晰度、質量和數(shù)量。-對印制好的公文進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，保持公文的完整性和美觀性。8.發(fā)文登記與分發(fā)-對發(fā)文進行登記，登記內容包括發(fā)文日期、文號、標題、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息。-按照公文的主送單位和抄送單位，及時將公文分發(fā)出去。分發(fā)方式可根據(jù)實際情況選擇郵政寄送、專人送達、電子傳輸?shù)确绞健τ谥匾幕蚓o急公文，應確保及時送達。四、保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和學校保密制度，對涉及國家秘密、學校機密以及研究生個人隱私等敏感信息的公文，要采取嚴格的保密措施。2.收文、發(fā)文過程中，對涉密公文應進行單獨登記、存放，嚴格控制知悉范圍，在專門的保密場所進行處理。3.傳遞涉密公文應通過機要通信、專人護送等符合保密要求的方式進行，嚴禁通過普通郵政、電子郵件等非保密渠道傳遞。4.涉密公文的保管要指定專人負責，存放在有保密設施的場所，定期進行清查、核對，確保公文的安全。5.對不再需要保存的涉密公文，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，嚴禁私自銷毀或出售。五、歸檔管理1.公文辦理完畢后，按照學校檔案管理規(guī)定，及時將公文整理歸檔。歸檔公文應齊全完整，包括公文的正件、附件、領導批示、辦理過程中的相關材料等。2.按照公文的類別、年度、文號等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子公文應按照電子檔案管理要求，進行存儲、備份，確保電子公文的可讀性和完整性。4.定期對歸檔公文進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止公文損壞、丟失。六、監(jiān)督與考核1.研究生院辦公室負責對公文收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對收文、發(fā)文、歸檔等環(huán)節(jié)進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.將公文收發(fā)