研究生檔案分類整理細則?

一、總則1.為了加強研究生檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本細則。2.本細則適用于我校所有研究生檔案的分類整理工作，包括全日制研究生和非全日制研究生檔案。二、檔案分類原則研究生檔案分類遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，以研究生在校期間不同階段形成的各類文件材料的性質(zhì)、來源、時間等為依據(jù)進行分類。三、檔案分類具體內(nèi)容1.學籍檔案類-入學材料：包括研究生入學登記表、報考登記表、政治思想品德考核表、體檢表、復(fù)試記錄及成績等相關(guān)材料，按入學年份和專業(yè)進行整理排序。-學籍變動材料：如休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)導(dǎo)師等申請及審批材料，按時間順序整理歸檔。-畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、學位申請審批表、論文答辯記錄及成績、授予學位的相關(guān)文件等，按畢業(yè)年份和專業(yè)分類整理。2.成績檔案類-課程學習成績：包括研究生培養(yǎng)方案規(guī)定的各類課程成績單，公共課、專業(yè)課、選修課等成績分別整理，按學期順序排列，注明課程名稱、學分、成績等信息。-科研成果成績：科研項目立項、結(jié)項材料，發(fā)表論文、著作等成果證明材料，參加學術(shù)競賽獲獎證書等復(fù)印件，按照成果類型和時間順序整理。3.黨團檔案類-入黨材料：入黨申請書、自傳、政治歷史審查材料、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等，按入黨流程和時間順序整理。-入團材料：入團申請書、入團志愿書等，如研究生仍保留團員身份則整理歸檔。-黨團組織關(guān)系轉(zhuǎn)移材料：組織關(guān)系介紹信存根、組織關(guān)系接收回執(zhí)等。4.獎懲檔案類-獎勵材料：各級各類表彰獎勵文件、榮譽證書復(fù)印件，包括優(yōu)秀研究生、優(yōu)秀畢業(yè)生、科研獎勵等，按獎勵級別和時間順序整理。-處分材料：違規(guī)違紀處分決定、調(diào)查處理材料等，需詳實記錄違紀事實、處理依據(jù)和處理結(jié)果。5.就業(yè)檔案類-就業(yè)推薦材料：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、個人簡歷等，以班級為單位，按學號順序整理。-就業(yè)協(xié)議及派遣材料：就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證存根等，根據(jù)就業(yè)落實情況和派遣時間整理。-用人單位反饋材料：如有用人單位對畢業(yè)生工作表現(xiàn)的反饋意見等材料，一并歸檔。6.其他檔案類-導(dǎo)師評價材料：導(dǎo)師對研究生學習、科研、品德等方面的評價意見、考核記錄等。-特殊情況記錄材料：如重大疾病、意外事故等特殊情況的記錄及相關(guān)證明材料。四、檔案整理流程1.收集：各學院及相關(guān)部門負責及時收集研究生在校期間形成的各類檔案材料，確保材料的完整性和真實性。收集過程中，要對材料的內(nèi)容、格式、簽字蓋章等進行初步審核。2.分類：按照上述檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類，將不同類型的材料分別存放。3.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于管理和查詢。編號可采用“年份+學院代碼+檔案類別代碼+順序號”的形式。4.編目：編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、材料名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，一式兩份，一份隨檔案存放，一份作為檢索工具單獨保存。5.裝訂：對于紙張較多、需要長期保存的檔案材料，應(yīng)進行裝訂。裝訂要整齊、牢固，保持材料的原有順序，不得損壞材料內(nèi)容。6.裝盒：將裝訂好的檔案材料或單份檔案材料裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標明學院名稱、研究生年級、檔案類別、起止編號等信息。每個檔案盒內(nèi)要放置檔案目錄清單。五、檔案整理質(zhì)量要求1.檔案材料應(yīng)齊全完整，無缺頁、漏頁、破損等情況。如有缺失，應(yīng)及時查明原因并補充。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。對于不符合要求的材料，應(yīng)退回相關(guān)部門或個人進行補充完善。3.整理過程中要注意保護檔案材料的原始風貌，不得隨意涂改、裁剪或損壞。4.檔案整理應(yīng)嚴格按照分類標準和整理流程進行，確保分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊、裝盒有序。六、檔案保管與移交1.整理好的研究生檔案由研究生院統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.研究生畢業(yè)后，檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定及時移交至就業(yè)單位或人才服務(wù)機構(gòu)。檔案移交時，要辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。七、監(jiān)督與檢查1.研究生院定期對各學院研究生檔案整理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的完整性、分類的準確性、整理的規(guī)范性等。2.對于檔案整理工作中存在問題的學院，研