專利公司流程部管理制度總則目的為規(guī)范專利公司流程部的工作秩序，提高工作效率，確保專利申請及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于專利公司流程部全體員工?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)政策，確保專利業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化流程，減少冗余環(huán)節(jié)，提高各環(huán)節(jié)工作效率，確保專利申請等業(yè)務(wù)按時、高質(zhì)量完成。3.準(zhǔn)確性原則：對專利申請文件、數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄、審核和處理，避免出現(xiàn)錯誤。4.保密性原則：嚴(yán)格保守客戶商業(yè)秘密和專利申請中的敏感信息，防止信息泄露。崗位職責(zé)流程部經(jīng)理1.負(fù)責(zé)流程部的整體管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部其他部門（如業(yè)務(wù)部、代理部等）的工作關(guān)系，確保流程順暢銜接。3.監(jiān)督流程執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決流程中出現(xiàn)的問題，對流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。4.負(fù)責(zé)部門人員的培訓(xùn)、考核和激勵，提升團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.參與重大項目的流程策劃和執(zhí)行，確保項目順利推進(jìn)。流程專員1.負(fù)責(zé)專利申請文件的接收、登記、整理和初步審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)專利申請類型和要求，安排相應(yīng)的流程任務(wù)，如提交申請、跟蹤審查進(jìn)度、答復(fù)審查意見等。3.與專利代理師、客戶等各方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時反饋流程進(jìn)展情況，解答疑問。4.對專利申請過程中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。5.協(xié)助處理流程部的日常行政事務(wù)，如文件歸檔、辦公用品管理等。業(yè)務(wù)流程規(guī)范專利申請受理流程1.客戶咨詢與溝通流程專員接到客戶咨詢后，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地解答客戶關(guān)于專利申請的相關(guān)問題，包括申請流程、費(fèi)用、所需材料等。詳細(xì)記錄客戶需求和聯(lián)系方式，確保溝通信息完整。2.申請材料準(zhǔn)備指導(dǎo)根據(jù)客戶專利類型（發(fā)明、實用新型、外觀設(shè)計），向客戶提供申請材料清單及填寫規(guī)范說明。協(xié)助客戶梳理技術(shù)方案，確保申請材料能夠清晰、準(zhǔn)確地反映發(fā)明創(chuàng)造的內(nèi)容。3.申請材料接收客戶提交申請材料后，流程專員應(yīng)按照清單進(jìn)行核對，確保材料齊全。對申請材料進(jìn)行初步審查，檢查文件格式、簽字蓋章等是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時與客戶溝通并要求補(bǔ)充或修正。4.申請材料登記與編號將接收的申請材料進(jìn)行登記，記錄申請日期、客戶名稱、專利類型、申請?zhí)柕汝P(guān)鍵信息。為每份申請材料分配唯一的編號，以便后續(xù)跟蹤和管理。5.申請材料分配根據(jù)專利類型和專業(yè)領(lǐng)域，將申請材料分配給相應(yīng)的專利代理師。在分配過程中，確保代理師具備處理該申請的專業(yè)能力和時間安排。專利申請審查流程跟蹤1.官方網(wǎng)站查詢流程專員定期登錄國家知識產(chǎn)權(quán)局官方網(wǎng)站，查詢專利申請的審查狀態(tài)，如受理、初審、實審、授權(quán)等。記錄每次查詢到的狀態(tài)信息及日期，形成審查進(jìn)度跟蹤記錄。2.通知書接收與處理及時接收國家知識產(chǎn)權(quán)局發(fā)出的各類通知書，如受理通知書、補(bǔ)正通知書、審查意見通知書等。對通知書進(jìn)行登記，并第一時間通知專利代理師。協(xié)助專利代理師分析通知書內(nèi)容，制定答復(fù)策略。3.與審查員溝通根據(jù)專利代理師的要求，流程專員負(fù)責(zé)與審查員進(jìn)行溝通，如電話溝通、提交意見陳述書等。準(zhǔn)確傳達(dá)專利代理師和客戶的意見，爭取有利的審查結(jié)果。4.審查進(jìn)度監(jiān)控持續(xù)監(jiān)控專利申請的審查進(jìn)度，對超過正常審查周期的申請進(jìn)行重點關(guān)注。及時協(xié)調(diào)解決審查過程中出現(xiàn)的問題，如加快審查請求、延期答復(fù)等。專利申請授權(quán)與領(lǐng)證流程1.授權(quán)通知跟蹤當(dāng)查詢到專利申請授權(quán)的通知后，流程專員及時告知專利代理師和客戶。確認(rèn)授權(quán)費(fèi)用繳納情況，如未繳納，提醒客戶按時繳費(fèi)。2.證書領(lǐng)取準(zhǔn)備準(zhǔn)備領(lǐng)取專利證書所需的材料，如授權(quán)通知書副本、辦理登記手續(xù)通知書、專利證書請求書等。填寫相關(guān)表格，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.證書領(lǐng)取按照國家知識產(chǎn)權(quán)局規(guī)定的時間和要求，前往指定地點領(lǐng)取專利證書。仔細(xì)核對證書信息，如有錯誤及時與國家知識產(chǎn)權(quán)局聯(lián)系更正。4.證書交付將領(lǐng)取到的專利證書及時交付給客戶，并辦理簽收手續(xù)。對證書領(lǐng)取過程中的相關(guān)文件進(jìn)行歸檔保存。文檔管理申請文件管理1.流程專員負(fù)責(zé)對專利申請文件進(jìn)行分類整理，按照客戶名稱、申請日期、專利類型等建立電子和紙質(zhì)檔案。2.申請文件應(yīng)妥善保存，確保文件的完整性和可讀性。對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對申請文件進(jìn)行清查核對，確保檔案與實際業(yè)務(wù)情況一致。審查文件管理1.接收的國家知識產(chǎn)權(quán)局發(fā)出的各類審查通知書等文件，應(yīng)及時進(jìn)行登記和編號。2.審查文件按照專利申請編號進(jìn)行歸檔，便于查閱和跟蹤審查過程。3.對審查意見答復(fù)過程中形成的意見陳述書、修改后的申請文件等進(jìn)行整理保存，作為專利申請檔案的重要組成部分。其他文件管理1.流程部內(nèi)部的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等文件應(yīng)分類存放，便于員工查閱和參考。2.涉及與客戶溝通的郵件、會議紀(jì)要等文件，應(yīng)按照時間順序進(jìn)行整理，確保能夠完整反映業(yè)務(wù)溝通情況。溝通與協(xié)作內(nèi)部溝通1.部門內(nèi)部溝通流程專員之間應(yīng)保持密切溝通，及時共享專利申請進(jìn)展情況、遇到的問題及解決方案。每日召開簡短的工作例會，匯報各自工作進(jìn)展，討論解決當(dāng)天工作中出現(xiàn)的問題。2.與其他部門溝通與業(yè)務(wù)部保持溝通，及時了解客戶需求變化，確保流程安排能夠滿足業(yè)務(wù)拓展要求。與代理部密切協(xié)作，根據(jù)代理師反饋的問題，及時調(diào)整流程操作，提供必要的支持和協(xié)助。外部溝通1.與客戶溝通流程專員應(yīng)定期與客戶溝通專利申請進(jìn)展情況，解答客戶疑問，及時反饋任何可能影響申請結(jié)果的信息。對于客戶提出的特殊要求或問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)人員進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時告知客戶。2.與國家知識產(chǎn)權(quán)局溝通嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式與國家知識產(chǎn)權(quán)局進(jìn)行溝通，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時。對于審查員提出的問題和要求，應(yīng)認(rèn)真對待，積極配合，爭取有利的審查結(jié)果。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)流程部員工的崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間安排等詳細(xì)信息。培訓(xùn)內(nèi)容1.專利法律法規(guī)培訓(xùn)：定期組織學(xué)習(xí)國家知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律法規(guī)，確保員工在工作中嚴(yán)格遵守法律規(guī)定。2.專利申請流程培訓(xùn)：對專利申請各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、注意事項等進(jìn)行深入培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)水平。3.溝通技巧培訓(xùn)：提升員工與客戶、審查員及內(nèi)部人員的溝通能力，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。4.新技術(shù)、新知識培訓(xùn)：關(guān)注行業(yè)動態(tài)，適時開展新技術(shù)、新知識培訓(xùn)，拓寬員工知識面。培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由部門經(jīng)理或資深員工擔(dān)任培訓(xùn)講師，進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)需要選派員工參加專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)課程，提升專業(yè)素養(yǎng)。3.在線學(xué)習(xí)：推薦相關(guān)的在線學(xué)習(xí)資源，鼓勵員工自主學(xué)習(xí)，不斷更新知識。培訓(xùn)效果評估1.每次培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、實際操作考核、學(xué)員反饋等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。2.根據(jù)培訓(xùn)效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對培訓(xùn)計劃和內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，提高培訓(xùn)質(zhì)量?？己伺c激勵考核指標(biāo)設(shè)定1.工作業(yè)績考核：根據(jù)員工完成的專利申請數(shù)量、申請成功率、審查周期控制情況等指標(biāo)進(jìn)行考核。2.工作質(zhì)量考核：對申請文件審核準(zhǔn)確性、流程操作規(guī)范性、溝通效果等方面進(jìn)行考核。3.團(tuán)隊協(xié)作考核：評價員工與同事之間的協(xié)作配合情況，包括信息共享、問題解決等方面?？己酥芷?.采用月度考核與年度考核相結(jié)合的方式。2.月度考核于次月上旬進(jìn)行，對員工上月工作表現(xiàn)進(jìn)行評價；年度考核在次年1月份進(jìn)行，綜合全年工作情況確定考核結(jié)果?？己藢嵤?.員工每月需提交工作小結(jié)，總結(jié)當(dāng)月工作任務(wù)完成情況、遇到的問題及解決方案等。2.上級主管根據(jù)員工工作表現(xiàn)、工作成果及日常工作記錄，對員工進(jìn)行考核評分。3.考核結(jié)果反饋給員工本人，員工如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。激勵措施1.績效獎金：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放績效獎金，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予額外獎勵。2.晉升機(jī)會：優(yōu)先考慮考核成績優(yōu)秀的員工晉升職務(wù)，為員工提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間。3.榮譽(yù)表彰：對在工作中表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行公開表彰，頒發(fā)榮譽(yù)證書，激勵員工積極進(jìn)取。保密規(guī)定保密范圍1.客戶的商業(yè)秘密，包括技術(shù)方案、產(chǎn)品信息、市場策略等。2.專利申請過程中的未公開信息，如申請文件內(nèi)容、審查意見等。3.公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、運(yùn)營模式、財務(wù)信息等。保密措施1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及保密信息的文件、資料等進(jìn)行加密存儲和傳輸，限制訪問權(quán)限。3.在辦公區(qū)域設(shè)置專門的保密文件柜，存放保密資料。4.加強(qiáng)員工保密意識培訓(xùn)，提高員工對保密工作重要性的認(rèn)識。違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)