zengsuo病歷管理制度員工病歷管理制度總則目的為加強公司員工病歷管理，規(guī)范病歷的收集、整理、歸檔、保存及使用流程，保障員工醫(yī)療信息的安全與完整，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體在職員工。定義1.病歷：指員工在公司指定醫(yī)療機構(gòu)就診時，由醫(yī)療機構(gòu)生成的包含員工個人基本信息、病史、癥狀、診斷、治療過程及結(jié)果等內(nèi)容的醫(yī)療文件。2.病歷管理部門：指公司內(nèi)負責(zé)病歷管理工作的部門，如人力資源部或行政部。病歷收集醫(yī)療機構(gòu)職責(zé)1.公司指定的醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)按照國家相關(guān)醫(yī)療法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范書寫員工病歷。確保病歷內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、清晰，并及時更新。2.在員工就診結(jié)束后，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)及時將病歷整理裝訂，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至公司病歷管理部門。員工配合義務(wù)1.員工應(yīng)積極配合醫(yī)療機構(gòu)進行診療，并如實提供個人病史、癥狀等相關(guān)信息。2.員工就診后，應(yīng)及時將病歷移交至公司病歷管理部門，不得擅自留存或遺失。如因特殊情況無法及時移交，應(yīng)提前向病歷管理部門說明原因，并在規(guī)定時間內(nèi)完成移交。病歷移交流程1.醫(yī)療機構(gòu)在完成病歷整理裝訂后，應(yīng)填寫病歷移交清單。清單內(nèi)容包括病歷編號、員工姓名、就診科室、病歷頁數(shù)、移交日期等。2.醫(yī)療機構(gòu)將病歷及移交清單一并交至公司病歷管理部門。病歷管理部門在收到病歷時，應(yīng)對病歷的完整性及移交清單信息進行核對。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與醫(yī)療機構(gòu)溝通解決。病歷整理整理原則病歷管理部門應(yīng)按照病歷類別、就診時間順序等對收集到的病歷進行分類整理，確保病歷排列有序，便于查找和管理。整理內(nèi)容1.檢查病歷封面信息是否完整、準(zhǔn)確，包括員工姓名、性別、年齡、身份證號、病歷編號、就診日期等。2.核對病歷內(nèi)頁內(nèi)容，確保頁碼連續(xù)，無缺頁、漏頁現(xiàn)象。對于病歷中存在的涂改、添加等情況，應(yīng)確保有醫(yī)療機構(gòu)的蓋章確認。3.將病歷按照不同年份、季度或月份進行分類存放，并建立相應(yīng)的病歷索引目錄。索引目錄應(yīng)包含病歷編號、員工姓名、就診日期、診斷結(jié)果等關(guān)鍵信息，以便快速檢索病歷。特殊病歷處理對于涉及重大疾病、工傷等特殊情況的病歷，病歷管理部門應(yīng)單獨建立檔案，并進行重點標(biāo)記。在整理過程中，應(yīng)確保相關(guān)資料的完整性，并及時跟進病情發(fā)展及治療情況。病歷歸檔歸檔流程1.整理后的病歷經(jīng)核對無誤后，病歷管理部門應(yīng)按照檔案管理要求進行歸檔。歸檔載體可根據(jù)實際情況選擇紙質(zhì)檔案或電子檔案，如采用電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。2.在紙質(zhì)病歷歸檔時，應(yīng)將病歷裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、員工姓名等信息。同時，在檔案盒內(nèi)放置病歷索引目錄，便于查找。3.對于電子病歷，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。同時，建立電子病歷索引數(shù)據(jù)庫，方便快速檢索和查詢。歸檔期限病歷管理部門應(yīng)在收到病歷后的[X]個工作日內(nèi)完成病歷的整理與歸檔工作，確保病歷能夠及時、準(zhǔn)確地納入檔案管理體系。檔案存儲環(huán)境1.紙質(zhì)病歷應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子病歷存儲設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。病歷保存保存期限公司員工病歷的保存期限為自員工離職或退休后[X]年。在保存期限屆滿后，根據(jù)國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審批后進行銷毀處理。保存要求1.病歷管理部門應(yīng)定期對保存的病歷進行檢查，確保病歷的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)病歷有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)或復(fù)制等措施進行處理。2.對于超過保存期限的病歷，病歷管理部門應(yīng)按照規(guī)定的銷毀流程進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、病歷編號、員工姓名等信息，確保銷毀工作可追溯。查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因工作需要查閱員工病歷時，應(yīng)填寫病歷查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至病歷管理部門。病歷管理部門在核實申請信息無誤后，可提供相應(yīng)病歷供查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱病歷，不得擅自將病歷帶出或復(fù)印。2.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部因特殊原因需要借閱員工病歷時，應(yīng)填寫病歷借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到病歷管理部門辦理借閱手續(xù)。病歷管理部門應(yīng)在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還病歷，并進行借閱登記。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的病歷，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露病歷內(nèi)容。3.外部查閱與借閱：因司法機關(guān)、政府部門等外部機構(gòu)工作需要查閱或借閱公司員工病歷時，須持有相關(guān)單位出具的正式查閱或借閱函，并按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。病歷管理部門在審核通過后，應(yīng)嚴格按照查閱或借閱要求提供病歷資料，并做好相應(yīng)記錄。病歷保密保密責(zé)任病歷管理部門工作人員及涉及病歷查閱、借閱的相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對員工病歷信息予以保密，不得泄露員工的醫(yī)療隱私。保密措施1.病歷管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等，防止病歷信息被非法獲取。2.對接觸病歷的計算機設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護，并定期更新密碼。嚴禁在連接外網(wǎng)的計算機上存儲或處理員工病歷信息。3.在病歷查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴格控制知悉范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到病歷內(nèi)容。違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)有違反病歷保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。對于因泄露病歷信息給員工造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。病歷信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)逐步推進病歷管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)病歷信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高病歷管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。系統(tǒng)功能要求1.病歷錄入功能：應(yīng)具備便捷的病歷錄入界面，支持醫(yī)護人員快速準(zhǔn)確地錄入病歷信息。錄入內(nèi)容應(yīng)涵蓋病歷的各項基本要素，并能夠與醫(yī)療機構(gòu)的信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動采集和導(dǎo)入。2.檢索查詢功能：能夠根據(jù)病歷編號、員工姓名、就診日期、診斷結(jié)果等多種條件進行快速檢索，方便用戶查找所需病歷信息。同時，應(yīng)提供模糊查詢功能，提高檢索效率。3.統(tǒng)計分析功能：可對病歷數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計和分析，如疾病種類分布、就診頻率、治療效果等。生成各類統(tǒng)計報表和圖表，為公司的健康管理、人力資源決策等提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能：具備完善的用戶權(quán)限管理和數(shù)據(jù)安全防護機制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作病歷信息。對系統(tǒng)操作進行日志記錄，便于審計和追蹤。數(shù)據(jù)維護與更新1.病歷管理部門應(yīng)定期對信息化系統(tǒng)中的病歷數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并定期進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。2.當(dāng)員工病歷信息發(fā)生變更時，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)及時將變更后的信息傳遞至公司病歷管理部門。病歷管理部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成信息化系統(tǒng)中病歷數(shù)據(jù)的更新工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對病歷管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查病歷的收集、整理、歸檔、保存及使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.病歷管理部門應(yīng)定期對自身工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并制定改進措施，不斷完善病歷管理工作流程。考核指標(biāo)1.病歷完整率：考核病歷內(nèi)容的完整性，計算公式為：病歷完整率=完整病歷數(shù)量/應(yīng)歸檔病歷數(shù)量×100%。病歷完整率應(yīng)達到[X]%以上。2.歸檔及時率：考核病歷歸檔的及時性，計算公式為：歸檔及時率=按時歸檔病歷數(shù)量/應(yīng)歸檔病歷數(shù)量×100%。歸檔及時率應(yīng)達到[X]%以上。3.查閱借閱準(zhǔn)確率：考核病歷查閱借閱服務(wù)的準(zhǔn)確性，計算公式為：查閱借閱準(zhǔn)確率=查閱借閱準(zhǔn)確病歷數(shù)量/查閱借閱病歷總數(shù)量×100%。查閱借閱準(zhǔn)確率應(yīng)達到[X]%以上。4.保密違規(guī)次數(shù)：統(tǒng)計因違反病歷保密制度而發(fā)生的違規(guī)次數(shù)。保密違規(guī)次數(shù)應(yīng)控制在[X]次以內(nèi)。考核結(jié)果應(yīng)用1.對于病歷管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予績效加分等。2.對于未達到考核指標(biāo)要求的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、績效扣分等處理措施。對因工作失誤導(dǎo)致嚴