公司技術部文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術部文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進技術部各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司技術部所有文件的起草、審核、批準、發(fā)布、使用、修訂、廢止及保管等工作。（三）文件分類1.技術標準文件：包括各類技術規(guī)范、操作規(guī)程、工藝標準等，用于指導技術部的具體工作操作。2.項目文檔：涵蓋項目策劃書、項目報告、項目技術文檔等，與公司技術項目相關。3.技術資料文件：如技術研究報告、技術交流資料、技術參考手冊等，為技術工作提供參考和支持。4.管理文件：涉及技術部內部管理的各項制度、流程、通知等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：技術部文件由專人負責統(tǒng)一管理，確保文件的有序性和一致性。2.分級負責原則：明確文件起草、審核、批準等各環(huán)節(jié)的責任人員，確保文件質量。3.及時更新原則：根據(jù)技術發(fā)展和工作需要，及時對文件進行修訂和更新，保證文件的有效性。4.安全保密原則：嚴格控制文件的訪問權限，確保文件信息的安全與保密。二、文件起草（一）起草職責1.根據(jù)工作需要，由相關技術人員負責文件的起草工作。起草人員應熟悉業(yè)務，準確把握文件內容和要求。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，可由技術部負責人指定專人或成立起草小組進行起草。（二）起草要求1.文件內容應準確、清晰、簡潔，符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.語言表達規(guī)范，邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.引用的法律法規(guī)、標準規(guī)范等應注明出處和版本號。4.文件結構應合理，一般包括標題、編號、正文、附件等部分。標題應準確概括文件主題；編號應遵循公司統(tǒng)一的編號規(guī)則；正文應層次分明，條理清晰；附件應與正文內容緊密相關，且注明附件名稱和序號。（三）起草流程1.起草人員在起草文件前，應進行充分的調研和資料收集，了解相關工作的現(xiàn)狀和要求。2.按照文件的格式和內容要求進行起草，確保文件初稿的質量。3.起草完成后，起草人員應認真核對文件內容，確保無誤后提交審核。三、文件審核（一）審核職責1.文件審核由技術部負責人或其指定的審核人員負責。審核人員應具備豐富的專業(yè)知識和工作經驗，熟悉公司業(yè)務和文件管理規(guī)定。2.審核人員應對文件的內容、格式、準確性、完整性等進行全面審核，提出審核意見。（二）審核內容1.內容審核檢查文件內容是否符合國家法律法規(guī)、公司政策和相關技術標準。核實文件中各項規(guī)定和要求是否合理、可行，是否與公司實際情況相符。審查文件中涉及的技術方案、工藝流程等是否科學、先進、可靠。檢查文件中引用的數(shù)據(jù)、資料等是否準確、權威。2.格式審核檢查文件格式是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。確保文件標題、編號、正文、附件等的排版規(guī)范、整齊。檢查文件中的圖表、公式、符號等是否清晰、準確，排版是否合理。3.準確性審核核對文件中的文字表述是否準確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、語病、歧義等問題。檢查文件中的數(shù)據(jù)計算是否正確，邏輯關系是否嚴密。4.完整性審核審查文件是否涵蓋了應包含的各項內容，有無遺漏重要信息。檢查文件的附件是否齊全，與正文內容是否配套。（三）審核流程1.審核人員收到起草人員提交的文件初稿后，應認真閱讀文件內容，按照審核要求進行審核。2.審核過程中，審核人員可與起草人員進行溝通交流，提出修改意見和建議。起草人員應根據(jù)審核意見對文件進行修改完善。3.審核人員完成審核后，應在文件審核表上簽署審核意見，并注明審核日期。如文件需要修改，審核人員應明確提出修改要求和期限。四、文件批準（一）批準職責文件批準由技術部負責人或公司分管領導負責。批準人員應對文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進行最終審定，并簽署批準意見。（二）批準流程1.審核通過的文件由起草人員提交給批準人員。2.批準人員在收到文件后，應認真審查文件內容和審核意見，對文件進行最終審定。3.如批準人員認為文件符合要求，應簽署批準意見，并注明批準日期；如文件存在問題需要進一步修改，批準人員應提出修改意見，退回起草人員重新修改，修改完成后再次提交批準。五、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.經批準的文件，由技術部專人負責按照公司規(guī)定的發(fā)布方式進行發(fā)布。發(fā)布方式包括內部網(wǎng)絡發(fā)布、紙質文件發(fā)放、電子郵件發(fā)送等。2.根據(jù)文件的性質和適用范圍，選擇合適的發(fā)布方式。對于涉及公司全體員工的重要文件，一般通過內部網(wǎng)絡發(fā)布，并可同時發(fā)放紙質文件；對于只在技術部內部使用的文件，可通過技術部內部網(wǎng)絡或電子郵件發(fā)送。（二）發(fā)布流程1.發(fā)布人員根據(jù)批準文件的要求，準備好發(fā)布所需的文件格式和載體。2.在發(fā)布文件前，發(fā)布人員應再次核對文件內容和格式，確保無誤。3.按照預定的發(fā)布方式進行文件發(fā)布，并記錄發(fā)布時間、發(fā)布范圍、發(fā)布方式等信息。4.發(fā)布完成后，發(fā)布人員應及時通知相關人員查閱文件，并提醒文件使用人員關注文件的更新情況。六、文件使用（一）使用權限1.技術部文件分為公開文件、內部文件和保密文件。不同類型的文件具有不同的使用權限。2.公開文件供公司全體員工查閱和使用；內部文件僅限技術部內部人員查閱和使用；保密文件嚴格限制訪問權限，僅限特定人員按照規(guī)定程序查閱和使用。3.員工應根據(jù)自己的工作需要和文件使用權限，查閱和使用相應的文件。未經授權，不得擅自查閱、復制、傳播或使用公司文件。（二）使用要求1.文件使用人員應妥善保管文件，不得隨意轉借、丟失或損壞文件。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內容存在疑問或錯誤，應及時與文件管理部門或起草人員聯(lián)系，核實情況并進行處理。3.對于涉及技術秘密或商業(yè)機密的文件，文件使用人員應嚴格遵守公司的保密制度，采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。七、文件修訂（一）修訂原因1.隨著技術發(fā)展、業(yè)務變化或法律法規(guī)調整，文件內容需要進行修訂，以確保文件的有效性和適用性。2.在文件執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)文件存在錯誤、漏洞或不合理之處，需要進行修訂。3.根據(jù)公司管理要求或領導批示，對文件進行修訂。（二）修訂流程1.由文件使用部門或相關人員提出文件修訂申請，說明修訂原因和內容。2.技術部負責人對修訂申請進行審核，如同意修訂，指定起草人員進行修訂工作。3.起草人員按照文件起草要求進行修訂，完成后提交審核。4.審核人員按照文件審核要求對修訂后的文件進行審核，提出審核意見。5.審核通過的修訂文件提交批準人員批準。6.批準后的修訂文件按照文件發(fā)布流程進行發(fā)布，并及時通知相關人員。（三）版本管理1.為便于文件的管理和追溯，對修訂后的文件進行版本管理。文件版本號采用“年份+序號”的格式，如“202301”表示2023年第1次修訂。2.在文件發(fā)布時，應明確標注文件版本號，以便文件使用人員了解文件的修訂情況。3.對于重要文件的修訂，應保留修訂記錄，包括修訂時間、修訂內容、修訂人員等信息，以便查閱和追溯。八、文件廢止（一）廢止原因1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、技術標準等發(fā)生重大變化，導致文件不再適用。2.文件內容已被新的文件替代，或因業(yè)務調整不再需要執(zhí)行。3.文件存在嚴重錯誤或缺陷，無法進行修訂，需要廢止。（二）廢止流程1.由文件管理部門或相關人員提出文件廢止申請，說明廢止原因。2.技術部負責人對廢止申請進行審核，如同意廢止，提交公司分管領導批準。3.經批準廢止的文件，由文件管理部門按照規(guī)定進行標識和處理，防止文件繼續(xù)流通和使用。（三）廢止處理1.對于紙質文件，應加蓋“廢止”印章，并進行集中銷毀或妥善保存。2.對于電子文件，應在文件存儲系統(tǒng)中進行標識，并按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定進行處理。3.對已廢止文件的相關信息進行記錄，包括廢止時間、廢止原因、廢止文件名稱等，以便查詢和統(tǒng)計。九、文件保管（一）保管職責1.技術部設立專門的文件保管崗位，負責文件的日常保管工作。保管人員應具備良好的責任心和保密意識，熟悉文件管理流程。2.保管人員負責對文件進行分類、整理、歸檔和存儲，確保文件的安全和完整。（二）保管方式1.紙質文件應按照類別和時間順序進行整理，存放在專用的文件柜中，并建立紙質文件目錄，便于查找和查閱。2.電子文件應按照文件分類和命名規(guī)則進行存儲，建立電子文件索引，確保電子文件的存儲規(guī)范、有序。3.對于重要文件和保密文件，應采取加密存儲、異地備份等措施，確保文件信息的安全。（三）保管期限1.根據(jù)文件的性質和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為13年，適用于一般性的文件和資料；中期保管期限一般為310年，適用于重要的業(yè)務文件和技術資料；長期保管期限一般為10年以上，適用于涉及公司核心技術、知識產權、重大決策等重要文件。3.在文件保管期限屆滿后，由文件管理部門按照規(guī)定進行鑒定和處理，對于仍有保存價值的文件，可延長保管期限；對于無保存價值的文件，按照文件廢止流程進行處理。十、文件查閱與借閱（一）查閱流程1.員工因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請表》經部門負責人簽字批準后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據(jù)申請內容，核實申請人的查閱權限，如符合要求，提供相應的文件供查閱。4.查閱人員應在文件管理部門指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出指定地點。查閱過程中，應愛護文件，不得在文件上涂改、標記或損壞。5.查閱完成后，查閱人員應及時將文件歸還文件管理部門，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文件的，借閱人員應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人和技術部負責人簽字批準后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據(jù)申請內容，核實借閱人的借閱權限和信用記錄，如符合要求，辦理文件借閱手續(xù)。4.借閱人員應按照批準的借閱期限及時歸還文件，如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門提出申請。5.借閱期間，借閱人員應妥善保管文件，不得轉借他人或用于非借閱目的。如文件發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的責任。6.借閱人員歸還文件時，文件管理部門應認真檢查文件的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。十一、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司技術秘密、商業(yè)秘密、產品研發(fā)信息、客戶資料等文件屬于保密文件范疇。2.保密文件包括但不限于技術方案、工藝流程、產品設計圖紙、測試數(shù)據(jù)、市場策略、客戶名單等。（二）保密措施1.對保密文件進行明確標識，注明“保密”字樣，并規(guī)定保密級別。2.嚴格限制保密文件的訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱和使用。3.在文件存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措