大公司規(guī)范采購管理制度總則目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的最大化。3.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應(yīng)向相關(guān)部門和人員公開，接受監(jiān)督。4.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：通過公平競(jìng)爭(zhēng)選擇供應(yīng)商，確保采購質(zhì)量和價(jià)格優(yōu)勢(shì)。5.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購預(yù)算等，對(duì)采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購工作的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選、評(píng)估和選擇供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。6.定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項(xiàng)的支付等。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合公司要求。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。采購流程采購計(jì)劃制定1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫存情況等，定期（每月/每季度）編制采購需求計(jì)劃，明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合需求部門的采購需求計(jì)劃，考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)、庫存水平等因素，制定年度/月度采購計(jì)劃，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品目錄、價(jià)格清單、業(yè)績(jī)情況等資料。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購部門根據(jù)采購物品或服務(wù)的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并納入供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商管理采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購實(shí)施1.采購申請(qǐng)：需求部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和合規(guī)性。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需報(bào)采購決策委員會(huì)審批。3.采購談判：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款，爭(zhēng)取達(dá)成雙方滿意的采購合同。4.采購合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)公司授權(quán)代表簽字蓋章，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購驗(yàn)收1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和需求部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤貨物運(yùn)輸情況，確保貨物按時(shí)到達(dá)。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門在貨物到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括組建驗(yàn)收小組、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地、熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求等。3.驗(yàn)收實(shí)施：貨物到貨后，驗(yàn)收小組按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。采購付款1.付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況等。審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：包括市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購成本增加或采購中斷。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，甚至導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量事故。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、不合理或存在漏洞，可能導(dǎo)致合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。4.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力等方面存在問題，可能導(dǎo)致采購活動(dòng)出現(xiàn)違規(guī)行為或失誤。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購部門定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)機(jī)，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)短缺和供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合要求。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購合同由法務(wù)部門審核把關(guān)，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、合理。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高采購人員的綜合素質(zhì)。建立健全采購人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核評(píng)價(jià)，激勵(lì)采購人員認(rèn)真履行職責(zé)。采購監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積