為規(guī)范公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同、技術(shù)合同等）。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)公平、公正，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部1.負(fù)責(zé)公司合同管理制度的制定、修訂和解釋。2.參與合同的起草、審核、談判等工作，提供法律意見和建議。3.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)與合同相對方的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司與合同相對方的良好合作關(guān)系。（三）財(cái)務(wù)部1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的使用情況。3.負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。（四）行政部1.負(fù)責(zé)合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.負(fù)責(zé)合同印章的管理，按照公司規(guī)定辦理合同印章的使用手續(xù)。三、合同的簽訂（一）合同的起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同的具體內(nèi)容和要求，負(fù)責(zé)起草合同文本。2.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)范的格式，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，不得存在歧義或模糊不清的表述。3.合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。（二）合同的審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.法務(wù)部主要負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，包括合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險等。3.財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括合同價款或報(bào)酬的合理性、支付方式和時間是否符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定等。4.其他相關(guān)部門根據(jù)合同的具體內(nèi)容和要求，對合同文本進(jìn)行專業(yè)性審核，提出審核意見和建議。5.審核部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。（三）合同的談判1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同的審核意見，與合同相對方進(jìn)行談判。2.談判過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解合同相對方的需求和意見，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.談判結(jié)果應(yīng)形成談判紀(jì)要，由雙方代表簽字確認(rèn)。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核、談判后，如無異議，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)簽訂合同。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同相對方具備相應(yīng)的主體資格和履約能力。3.合同簽字蓋章應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保合同的真實(shí)性、有效性。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）合同履行的跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時了解合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況等信息。3.合同履行過程中，如出現(xiàn)重大事項(xiàng)或變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并通知法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門。（二）合同款項(xiàng)的收付1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定的時間和方式辦理款項(xiàng)的收付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財(cái)務(wù)部提供合同款項(xiàng)收付的相關(guān)資料，如發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立合同款項(xiàng)收付臺賬，記錄合同款項(xiàng)的收付情況，確保賬實(shí)相符。（三）合同糾紛的處理1.合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并通知法務(wù)部。3.法務(wù)部負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、合同的變更、解除和終止（一）合同的變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更協(xié)議副本送法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門備案。（二）合同的解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方可以解除合同。2.解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并及時通知對方。3.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將解除協(xié)議副本送法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門備案。（三）合同的終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定或約定的終止情形，合同即告終止。2.合同終止后，合同雙方應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算、清理等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同終止情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并通知法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門。六、合同的檔案管理（一）合同檔案的建立1.行政部負(fù)責(zé)合同檔案的建立，對合同的簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各種文件、資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、審核意見、談判紀(jì)要、變更協(xié)議、解除協(xié)議、結(jié)算憑證、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。3.合同檔案應(yīng)按照合同的類別、年度、編號等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。（二）合同檔案的保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.行政部應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，規(guī)定檔案的保管期限和保管要求。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）合同檔案的查閱和借閱1.因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部審批。2.查閱或借閱合同檔案應(yīng)在行政部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。3.查閱或借閱合同檔案完畢后，查閱或借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《合同檔案查閱登記表》或《合同檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、合同的印章管理（一）合同印章的刻制1.公司合同印章由行政部統(tǒng)一刻制，刻制的合同印章應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定和公司的要求。2.合同印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時將合同印章移交法務(wù)部，并辦理交接手續(xù)。（二）合同印章的使用1.法務(wù)部負(fù)責(zé)合同印章的使用管理，按照公司規(guī)定辦理合同印章的使用手續(xù)。2.使用合同印章前，應(yīng)填寫《合同印章使用申請表》，經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用合同印章。3.使用合同印章時，應(yīng)在合同文本上加蓋清晰、完整的印章，并確保印章與合同簽訂方的名稱一致。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本送回法務(wù)部，法務(wù)部應(yīng)在合同文本上加蓋“已用章”字樣，并將合同文本返還業(yè)務(wù)部門。（三）合同印章的保管1.法務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同印章的保管，確保合同印章的安全。2.合同印章保管人員不得擅自將合同印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得將合同印章帶出公司使用。3.合同印章保管人員應(yīng)定期對合同印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)合同印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)及時報(bào)告法務(wù)部負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同的簽訂、履行、變更、解除、檔案管理、印章管理等方面。3.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成檢查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）責(zé)任追究