總包資料員管理制度一、總則（一）目的為加強公司總包項目資料管理，規(guī)范資料員工作行為，確保項目資料的完整性、準確性和規(guī)范性，提高項目管理水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有總包項目的資料員管理工作。（三）職責分工1.項目技術(shù)負責人負責對項目資料管理工作進行總體指導和監(jiān)督，審核重要資料文件。2.資料員（1）負責項目資料的收集、整理、歸檔、保管和移交等工作。（2）按照相關(guān)標準和規(guī)范，及時、準確地完成資料的編制和整理工作。（3）協(xié)助項目其他部門做好資料的提供和配合工作。3.其他部門及人員各部門及人員應按照本制度要求，及時、準確地向資料員提供相關(guān)資料，并配合資料員做好資料管理工作。二、資料管理內(nèi)容及要求（一）工程前期資料1.項目立項文件包括項目可行性研究報告、項目立項批復等，收集歸檔并確保文件的完整性和有效性。2.招投標文件（1）招標文件、投標文件、中標通知書等應妥善保存。（2）對招投標過程中的相關(guān)答疑、澄清等文件也要一并整理。3.工程合同（1）與建設單位、分包單位、供應商等簽訂的各類合同，要分類歸檔。（2）重點關(guān)注合同中的工程范圍、工期、質(zhì)量標準、付款方式等關(guān)鍵條款，并做好標注。（二）施工過程資料1.施工技術(shù)資料（1）施工組織設計、專項施工方案等應根據(jù)工程實際情況編制，經(jīng)審批后實施，并及時歸檔。（2）技術(shù)交底記錄要詳細、準確，包括施工工藝、質(zhì)量標準、安全注意事項等內(nèi)容，交底雙方簽字齊全。（3）圖紙會審記錄應詳細記錄會審過程中提出的問題及解決方案，相關(guān)人員簽字確認。2.工程物資資料（1）物資進場驗收記錄對原材料、構(gòu)配件、設備等物資進場時，要進行嚴格的驗收，記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等信息，驗收人員簽字齊全。（2）物資質(zhì)量證明文件收集物資的質(zhì)量合格證明、檢驗報告、質(zhì)量認證文件等，并確保其真實性和有效性。（3）物資臺賬建立物資臺賬，詳細記錄物資的進場、退場、使用情況，做到賬物相符。3.施工測量資料（1）測量放線記錄包括工程定位測量、基礎(chǔ)及主體結(jié)構(gòu)的軸線、標高測量等記錄，測量數(shù)據(jù)準確，測量人員簽字規(guī)范。（2）測量儀器檢定證書確保測量儀器定期檢定，檢定證書歸檔保存。4.施工記錄（1）地基與基礎(chǔ)施工記錄如地基驗槽記錄、混凝土灌注樁施工記錄等，記錄詳細、真實，相關(guān)人員簽字確認。（2）主體結(jié)構(gòu)施工記錄混凝土施工記錄、鋼筋隱蔽工程記錄、鋼結(jié)構(gòu)施工記錄等，要與施工進度同步，記錄完整。（3）防水工程施工記錄屋面、地下室等防水工程的施工記錄，包括防水材料的品種、規(guī)格、施工工藝、質(zhì)量驗收等內(nèi)容。5.施工試驗資料（1）原材料試驗報告按規(guī)定對水泥、砂石、鋼材等原材料進行抽樣檢驗，試驗報告格式規(guī)范，試驗結(jié)果真實有效。（2）混凝土、砂漿試塊試驗報告根據(jù)施工部位和批量制作混凝土、砂漿試塊，按時送樣檢測，試驗報告及時歸檔。（3）其他試驗報告如樁基檢測報告、鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷報告等，按要求收集整理。（三）工程質(zhì)量驗收資料1.檢驗批驗收記錄按照施工質(zhì)量驗收規(guī)范，對各分項工程中的檢驗批進行質(zhì)量驗收，記錄內(nèi)容完整、準確，驗收結(jié)論明確，驗收人員簽字齊全。2.分項工程驗收記錄在檢驗批驗收合格的基礎(chǔ)上，對分項工程進行質(zhì)量驗收，匯總檢驗批驗收情況，填寫分項工程驗收記錄。3.分部工程驗收記錄分部工程完工后，組織相關(guān)人員進行驗收，記錄分部工程所含分項工程名稱、質(zhì)量控制資料核查情況、安全和功能檢驗報告等內(nèi)容，驗收人員簽字并加蓋單位公章。4.單位工程竣工驗收記錄單位工程完工后，由建設單位組織施工、監(jiān)理等單位進行竣工驗收，資料員負責整理匯總工程建設全過程資料，形成單位工程竣工驗收報告，各單位在報告上簽字蓋章。（四）工程安全與功能資料1.安全資料（1）安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責任制等文件。（2）安全教育培訓記錄、安全檢查記錄、安全事故處理記錄等。（3）安全技術(shù)交底記錄，對施工過程中的安全風險進行交底。2.功能資料（1）建筑物沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標高測量記錄等。（2）節(jié)能工程驗收資料，包括節(jié)能產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、節(jié)能檢測報告等。（五）工程竣工資料1.竣工圖（1）竣工圖應真實反映工程實際情況，與工程實體相符。（2）竣工圖的編制應符合相關(guān)標準和規(guī)范要求，加蓋竣工圖章，相關(guān)人員簽字齊全。2.工程竣工驗收報告（1）匯總工程建設全過程資料，編制工程竣工驗收報告，報告內(nèi)容應完整、準確。（2）工程竣工驗收報告應包括工程概況、建設依據(jù)、施工情況、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等部分。3.工程質(zhì)量保修書明確工程質(zhì)量保修范圍、保修期限、保修責任等內(nèi)容，雙方簽字蓋章。三、資料管理流程（一）資料收集1.資料員應主動與項目各部門及相關(guān)人員溝通，及時了解工程進展情況，按照資料管理要求，定期收集各類資料。2.對于外來文件，如建設單位、監(jiān)理單位等發(fā)放的文件，資料員應及時簽收、登記，并分發(fā)至相關(guān)部門。（二）資料整理1.資料員收到資料后，應按照資料分類標準進行整理。2.對資料進行編號、編目，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。3.對資料中的錯誤、遺漏等問題進行核對和修正，保證資料的準確性。（三）資料歸檔1.將整理好的資料按照類別和時間順序進行歸檔，存入專門的檔案盒或檔案柜。2.建立資料歸檔目錄，便于查找和檢索。（四）資料保管1.資料保管應做到安全、保密，防止資料損壞、丟失、泄密。2.檔案存放地點應保持干燥、通風、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。（五）資料移交1.工程竣工后，資料員應按照規(guī)定將工程資料移交至建設單位和公司檔案室。2.移交資料時，應填寫資料移交清單，雙方簽字確認。四、資料管理制度（一）資料審核制度1.資料員編制完成的資料應先由項目技術(shù)負責人進行審核。2.技術(shù)負責人審核重點包括資料的準確性、完整性、規(guī)范性以及與工程實際情況的相符性等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，資料員應及時進行修改完善，直至審核通過。（二）資料借閱制度1.因工作需要借閱資料的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱時間、借閱用途等。2.借閱申請表經(jīng)項目技術(shù)負責人審批后，方可借閱資料。3.借閱人員應按時歸還資料，如有特殊情況需要延期歸還，應辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應愛護資料，不得在資料上涂改、損壞、丟失，如有違反，應照價賠償。（三）資料保密制度1.資料員應對項目資料的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.在資料整理、保管、移交過程中，要采取必要的保密措施，防止資料信息泄露。3.對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理。（四）資料備份制度1.為防止資料丟失或損壞，資料員應定期對重要資料進行備份。2.備份資料可以采用電子存儲介質(zhì)（如光盤、移動硬盤等）或紙質(zhì)復印件等方式。3.備份資料應與原資料分開存放，并做好標識和記錄。五、資料員崗位職責（一）崗位基本職責1.熟悉國家和地方有關(guān)工程建設資料管理的法律法規(guī)、標準規(guī)范。2.負責項目資料的日常管理工作，確保資料的及時收集、整理、歸檔和保管。（二）具體工作內(nèi)容1.按照資料管理流程，完成工程前期資料、施工過程資料、工程質(zhì)量驗收資料、工程安全與功能資料、工程竣工資料等的編制和整理工作。2.協(xié)助項目技術(shù)負責人對資料進行審核，及時修改完善存在的問題。3.負責與建設單位、監(jiān)理單位、設計單位等相關(guān)部門的資料對接工作，及時報送資料并接收反饋意見。4.建立資料臺賬，對資料的收發(fā)、借閱等情況進行詳細記錄。5.參與項目工程竣工驗收工作，負責整理匯總竣工驗收資料。6.定期對資料管理工作進行總結(jié)和自查，不斷改進資料管理工作方法和質(zhì)量。（三）工作權(quán)限1.有權(quán)要求項目各部門及人員及時提供相關(guān)資料。2.對不符合資料管理要求的資料有權(quán)拒絕接收，并要求相關(guān)人員重新提供。（四）工作紀律1.遵守公司各項規(guī)章制度，按時上下班，不得擅自離崗。2.嚴格按照資料管理流程和規(guī)范開展工作，不得敷衍了事。3.保守資料機密，不得私自傳播或泄露項目資料信息。六、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.資料收集的及時性和完整性。2.資料整理的準確性和規(guī)范性。3.資料歸檔和保管的情況。4.資料審核通過的情況。5.資料借閱管理的情況。6.與相關(guān)部門資料對接工作的情況。7.參與工程竣工驗收資料整理工作的情況。（二）考核方式1.定期考核每月由項目技術(shù)負責人對資料員的工作進行考核評價，填寫考核表。2.不定期抽查公司相關(guān)部門不定期對項目資料管理情況進行抽查，檢查結(jié)果作為考核的參考依據(jù)。（三）獎懲措施1.獎勵（1）在資料管理工作中表現(xiàn)突出，資料完整、準確、規(guī)范，為項目管理提供有力支持的，給予表彰和獎勵。（2）提出合理化建議，改進資料管理工作方法，提高工作效率和質(zhì)量的，給予相應獎勵。2