學(xué)校物資組管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校物資組的管理，規(guī)范物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等流程，提高物資使用效率，保障學(xué)校教學(xué)、科研及日常工作的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校物資組全體成員，包括物資采購(gòu)人員、倉(cāng)庫管理人員以及相關(guān)審批人員等，同時(shí)適用于學(xué)校各類物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放及使用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購(gòu)、管理等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：以滿足學(xué)校實(shí)際需求為前提，合理控制物資采購(gòu)成本，提高物資使用效益。3.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任明確原則：明確物資組各崗位人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)、科研及日常工作需要，提前填寫物資采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.物資組定期收集各部門的采購(gòu)申請(qǐng)表，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合學(xué)校庫存情況，制定物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作伙伴。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作方式。考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單，并按照約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式將物資送達(dá)學(xué)校。3.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。（四）采購(gòu)審批1.對(duì)于金額較小的物資采購(gòu)，由物資組負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于金額較大的物資采購(gòu)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校另行規(guī)定），需提交學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程包括采購(gòu)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字、物資組審核、財(cái)務(wù)部門審核、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。三、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收人員職責(zé)1.倉(cāng)庫管理人員負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收工作，應(yīng)具備一定的物資專業(yè)知識(shí)和驗(yàn)收技能。2.驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等符合要求。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀等是否與采購(gòu)訂單一致。2.對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式。對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息，并簽字確認(rèn)。4.驗(yàn)收不合格的物資，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨等手續(xù)。（三）驗(yàn)收記錄1.倉(cāng)庫管理人員應(yīng)建立物資驗(yàn)收記錄檔案，詳細(xì)記錄每次物資驗(yàn)收的情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、物資存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫規(guī)劃1.根據(jù)學(xué)校物資的種類、性質(zhì)、用途等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫布局，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如辦公用品區(qū)、教學(xué)用品區(qū)、實(shí)驗(yàn)器材區(qū)等。2.倉(cāng)庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）物資入庫1.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)劃的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放。2.物資入庫時(shí)，應(yīng)填寫物資入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置等信息，并簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資入庫單，及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確無誤。（三）物資存儲(chǔ)1.物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。2.倉(cāng)庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等，確保物資安全。3.對(duì)于易損、易變質(zhì)的物資，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，及時(shí)處理過期、損壞的物資。（四）物資出庫1.各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理出庫手續(xù)，發(fā)放物資。3.物資出庫時(shí)，應(yīng)填寫物資出庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。4.倉(cāng)庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資出庫單，及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確無誤。五、物資使用管理（一）使用部門職責(zé)1.各使用部門應(yīng)合理使用物資，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。2.負(fù)責(zé)本部門物資的日常管理，定期對(duì)物資使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)和清理。3.如發(fā)現(xiàn)物資損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）使用規(guī)范1.物資使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用物資，確保物資的正常運(yùn)行和使用壽命。2.對(duì)于貴重物資或大型設(shè)備，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和管理，使用人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉操作規(guī)程。3.物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.物資組定期制定物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員等安排。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)倉(cāng)庫及各部門的物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫物資盤點(diǎn)差異表。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.根據(jù)物資盤點(diǎn)差異表，分析差異原因，提出處理意見。2.對(duì)于盤盈的物資，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺(tái)賬，并查明原因，進(jìn)行相應(yīng)處理。3.對(duì)于盤虧的物資，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其賠償損失。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.各部門發(fā)現(xiàn)物資已無法正常使用或已達(dá)到報(bào)廢年限，應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.物資報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)提交物資組審核。（二）報(bào)廢鑒定1.物資組收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.對(duì)于價(jià)值較高或涉及重要資產(chǎn)的報(bào)廢物資，可邀請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的物資，物資組應(yīng)填寫物資報(bào)廢審批表，提交學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.報(bào)廢物資由物資組統(tǒng)一處理，可采用變賣、捐贈(zèng)、回收等方式。2.報(bào)廢物資處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括處理時(shí)間、處理方式、處理價(jià)格等信息。3.處理報(bào)廢物資的收入應(yīng)及時(shí)上繳學(xué)校財(cái)務(wù)部門。八、物資信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立學(xué)校物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便物資組及各部門進(jìn)行管理和決策。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.物資組指定專人負(fù)責(zé)物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息共享1.物資管理系統(tǒng)應(yīng)與學(xué)校其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享。2.各部門可通過物資管理系統(tǒng)查詢物資庫存情況、采購(gòu)進(jìn)度等信息，提高工作效率。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立物資管理監(jiān)督小組，定期對(duì)物資組的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核辦法1.制定物資組人員考核辦法，對(duì)物資組人員