商務(wù)局外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，規(guī)范外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商務(wù)部及涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)經(jīng)營原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、對外貿(mào)易政策及相關(guān)國際規(guī)則，合法開展外貿(mào)業(yè)務(wù)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：建立健全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估和控制機(jī)制，有效防范各類外貿(mào)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，確保業(yè)務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確處理。4.協(xié)同合作原則：加強(qiáng)部門間溝通協(xié)作，形成工作合力，共同推進(jìn)外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)展。二、業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）客戶開發(fā)與維護(hù)1.客戶信息收集業(yè)務(wù)人員通過多種渠道收集潛在客戶信息，包括但不限于行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、商務(wù)社交活動(dòng)等。收集的客戶信息應(yīng)包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、決策人信息等。2.客戶跟進(jìn)與溝通對收集到的潛在客戶進(jìn)行分類整理，及時(shí)安排跟進(jìn)。定期與客戶溝通，了解客戶需求，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)，建立良好的客戶關(guān)系。記錄客戶溝通情況，形成客戶跟進(jìn)記錄，作為業(yè)務(wù)決策的重要依據(jù)。3.客戶關(guān)系維護(hù)建立客戶檔案，詳細(xì)記錄客戶的基本信息、交易歷史、偏好等。定期回訪客戶，了解客戶滿意度，及時(shí)解決客戶問題和投訴。通過提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，增強(qiáng)客戶忠誠度，促進(jìn)長期合作。（二）詢盤與報(bào)價(jià)1.詢盤處理收到客戶詢盤后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)，確認(rèn)收到詢盤，并了解客戶具體需求。對詢盤內(nèi)容進(jìn)行分析，判斷客戶的真實(shí)意圖和潛在合作機(jī)會(huì)。2.報(bào)價(jià)制定根據(jù)客戶需求和公司產(chǎn)品成本、市場行情等因素，制定合理的報(bào)價(jià)方案。報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。在報(bào)價(jià)前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)部門（如采購、生產(chǎn)、物流等）溝通協(xié)調(diào)，確保報(bào)價(jià)的準(zhǔn)確性和可行性。3.報(bào)價(jià)審批與發(fā)送將制定好的報(bào)價(jià)方案提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后及時(shí)發(fā)送給客戶。在發(fā)送報(bào)價(jià)時(shí)，應(yīng)向客戶明確報(bào)價(jià)有效期，提醒客戶在有效期內(nèi)回復(fù)。（三）訂單簽訂1.訂單洽談與客戶就訂單細(xì)節(jié)進(jìn)行深入洽談，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、包裝、運(yùn)輸方式、付款方式等條款。充分了解客戶需求和關(guān)注點(diǎn)，積極協(xié)商解決方案，爭取達(dá)成雙方滿意的合作條款。2.合同起草與審核根據(jù)洽談結(jié)果，起草外貿(mào)合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)。將起草好的合同提交法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。3.合同簽訂審核通過后的合同，由業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂。簽訂合同應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。及時(shí)將簽訂后的合同副本分發(fā)給相關(guān)部門（如采購、生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)等），以便各部門做好后續(xù)工作安排。（四）采購與生產(chǎn)1.采購計(jì)劃制定根據(jù)訂單要求，業(yè)務(wù)人員與采購部門溝通協(xié)調(diào)，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確所需原材料、零部件的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門負(fù)責(zé)按照采購計(jì)劃選擇合格的供應(yīng)商。對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，建立供應(yīng)商檔案。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保原材料和零部件的質(zhì)量、交貨期和價(jià)格符合要求。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.生產(chǎn)安排采購部門將采購訂單下達(dá)給生產(chǎn)部門后，生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，制定生產(chǎn)計(jì)劃。合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)出來。生產(chǎn)過程中，加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。（五）出貨與運(yùn)輸1.出貨準(zhǔn)備生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品生產(chǎn)后，及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員和物流部門進(jìn)行出貨準(zhǔn)備。業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、包裝等信息，確保與訂單要求一致。物流部門安排運(yùn)輸車輛或貨代，確定運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線。2.報(bào)關(guān)報(bào)檢業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)辦理報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)，準(zhǔn)備相關(guān)報(bào)關(guān)報(bào)檢單據(jù)。確保報(bào)關(guān)報(bào)檢信息準(zhǔn)確無誤，按時(shí)提交報(bào)關(guān)報(bào)檢申請，配合海關(guān)和檢驗(yàn)檢疫部門的查驗(yàn)工作。3.貨物發(fā)運(yùn)完成報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)后，物流部門及時(shí)安排貨物發(fā)運(yùn)。在貨物發(fā)運(yùn)前，對貨物進(jìn)行妥善包裝和固定，確保貨物在運(yùn)輸過程中的安全。及時(shí)向客戶提供貨物發(fā)運(yùn)信息，包括提單號(hào)、航班號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等，以便客戶跟蹤貨物運(yùn)輸情況。（六）收匯與結(jié)匯1.收匯跟蹤業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)跟蹤客戶付款情況，及時(shí)提醒客戶按照合同約定支付貨款。建立收匯臺(tái)賬，記錄每筆訂單的收匯情況，包括收匯金額、收匯時(shí)間、付款方式等信息。2.結(jié)匯辦理財(cái)務(wù)部門根據(jù)收匯情況和國家外匯管理政策，及時(shí)辦理結(jié)匯手續(xù)。確保結(jié)匯過程合法合規(guī)，資金安全到賬。定期與業(yè)務(wù)人員核對收匯和結(jié)匯情況，確保數(shù)據(jù)一致。（七）售后服務(wù)1.客戶反饋處理及時(shí)處理客戶反饋的問題和投訴，建立客戶反饋處理機(jī)制。對客戶反饋的問題進(jìn)行分類整理，分析原因，制定解決方案，并及時(shí)回復(fù)客戶。2.質(zhì)量問題處理對于客戶提出的產(chǎn)品質(zhì)量問題，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門和質(zhì)量控制部門溝通協(xié)調(diào)。共同制定質(zhì)量問題解決方案，采取有效的糾正措施，確保類似問題不再發(fā)生。對質(zhì)量問題處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證，及時(shí)向客戶反饋處理情況，直至客戶滿意。3.客戶滿意度調(diào)查定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度。根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，分析存在的問題和不足，制定改進(jìn)措施，不斷提升客戶滿意度。三、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對公司外貿(mào)業(yè)務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面梳理。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍包括但不限于市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、匯率風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略，優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，提高市場競爭力。3.對于信用風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用評估體系，對客戶進(jìn)行信用評級(jí)，合理控制信用額度和賬期。4.對于匯率風(fēng)險(xiǎn)，采取適當(dāng)?shù)膮R率風(fēng)險(xiǎn)管理工具，如遠(yuǎn)期外匯合約、外匯期權(quán)等，鎖定匯率風(fēng)險(xiǎn)。5.對于政策風(fēng)險(xiǎn)，密切關(guān)注國家政策法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)操作，確保業(yè)務(wù)合規(guī)經(jīng)營。6.對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)；加強(qiáng)法務(wù)培訓(xùn)，提高員工法律意識(shí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。2.定期對風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行評估和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)變化趨勢。3.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處置。四、部門職責(zé)分工（一）商務(wù)部1.負(fù)責(zé)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃和業(yè)務(wù)拓展。2.制定外貿(mào)業(yè)務(wù)年度計(jì)劃和預(yù)算，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)客戶開發(fā)與維護(hù)，處理客戶詢盤、報(bào)價(jià)、訂單簽訂等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。4.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。5.負(fù)責(zé)收集、整理和分析市場信息，為公司決策提供依據(jù)。（二）采購部門1.根據(jù)訂單要求，制定采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保原材料和零部件的質(zhì)量、交貨期和價(jià)格符合要求。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，制定生產(chǎn)計(jì)劃，組織產(chǎn)品生產(chǎn)。2.加強(qiáng)生產(chǎn)過程管理，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)任務(wù)。3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)和管理，提高生產(chǎn)效率。4.配合其他部門做好相關(guān)工作，如出貨準(zhǔn)備、質(zhì)量問題處理等。（四）物流部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，安排運(yùn)輸車輛或貨代，確定運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線。2.負(fù)責(zé)貨物的包裝、裝卸、運(yùn)輸?shù)任锪鳝h(huán)節(jié)的操作，確保貨物安全運(yùn)輸。3.辦理報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)，確保貨物順利通關(guān)。4.及時(shí)向客戶提供貨物運(yùn)輸信息，跟蹤貨物運(yùn)輸情況。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)外貿(mào)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算。2.審核外貿(mào)業(yè)務(wù)合同中的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.辦理收匯與結(jié)匯手續(xù)，確保資金安全到賬。4.定期對外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。（六）法務(wù)部門1.審核外貿(mào)業(yè)務(wù)合同，確保合同條款合法合規(guī)。2.為公司外貿(mào)業(yè)務(wù)提供法律咨詢和法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.處理外貿(mào)業(yè)務(wù)中的法律糾紛和訴訟案件。五、績效考核與激勵(lì)機(jī)制（一）績效考核指標(biāo)1.業(yè)務(wù)指標(biāo)：包括銷售額、利潤額、訂單數(shù)量、客戶開發(fā)數(shù)量等。2.客戶滿意度指標(biāo)：通過客戶滿意度調(diào)查結(jié)果進(jìn)行考核。3.風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)：考核風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn)控制效果。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作指標(biāo)：考核部門間協(xié)作配合情況。（二）績效考核周期績效考核周期為季度和年度。（三）激勵(lì)機(jī)制1.設(shè)立績效獎(jiǎng)金，根據(jù)績效考核結(jié)果發(fā)放。2.對業(yè)績突出的業(yè)務(wù)人員給予晉升、表彰等獎(jiǎng)勵(lì)。3.建立優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)評選機(jī)制，對團(tuán)隊(duì)協(xié)作良好、業(yè)績突出的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定根據(jù)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)：包括外貿(mào)業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品知識(shí)、市場知識(shí)等。2.技能培訓(xùn)：如商務(wù)談判技巧、外語能力、計(jì)算機(jī)操作技能等。3.法律法規(guī)培訓(xùn)：國家對外貿(mào)易政策法規(guī)、國際規(guī)則等。4.風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估和應(yīng)對等方面的知識(shí)和技能。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干或邀請外部專家進(jìn)行培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：選派