公司工程部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程部在工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）工程部經(jīng)理職責1.全面負責工程部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體要求。2.制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提供必要的資源支持。（二）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便查詢利用。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。（三）工程技術(shù)人員職責1.在工程建設(shè)過程中，及時將各自工作中形成的文件、資料整理好，移交檔案管理員。2.對所提供檔案資料的真實性、準確性負責。3.根據(jù)工作需要，配合檔案管理員查閱相關(guān)檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.工程設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程相關(guān)的文件：會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.工程技術(shù)人員應(yīng)在文件形成后及時整理，確保字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.對電子文件應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并保證兩者內(nèi)容一致。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時登記并歸檔。（三）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)階段、文件類型等進行分類，如分為工程前期類、設(shè)計類、施工類、監(jiān)理類、竣工驗收類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+順序號的形式。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括文件題名、編號、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程前期文件在項目完成立項等前期工作后及時歸檔。2.工程設(shè)計文件在設(shè)計任務(wù)完成后歸檔。3.工程施工文件隨工程進度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。4.工程監(jiān)理文件在監(jiān)理工作結(jié)束后歸檔。5.工程竣工驗收文件在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.工程技術(shù)人員將整理好的檔案移交檔案管理員。2.檔案管理員對移交的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收。3.檔案管理員按照分類、編號、編目要求對檔案進行整理歸檔，并填寫檔案歸檔登記表。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有長期查考利用價值的檔案，如項目立項批復(fù)、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：分為30年和10年。工程建設(shè)過程中的一般性文件資料保管期限為30年；短期使用的文件資料保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜存放，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行備份，并建立電子檔案索引目錄。3.照片、音像資料：按照內(nèi)容分類整理，標注拍攝時間、地點、人物等信息，存儲在光盤或硬盤等存儲介質(zhì)上，并妥善保管。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、日期、用途等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)工程部經(jīng)理批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理員應(yīng)認真核對，確保檔案完好無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理員定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.成立檔案鑒定小組，由工程部經(jīng)理、檔案管理員及相關(guān)工程技術(shù)人員組成，對檔案鑒定意見進行審核。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀申請表，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在監(jiān)督下進行，并填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和查詢利用的便捷性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護檔案管理員負責將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)，并定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程部檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求限期整改。（二）考核評價1.將檔案管理工作