買賣合同存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司買賣合同的規(guī)范化管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有買賣合同的簽訂、履行、變更、終止及存檔管理等相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司買賣合同檔案由專門部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則：妥善保管合同檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便公司各部門及相關(guān)人員查閱和利用合同檔案。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)買賣合同的起草、談判、簽訂等工作，并確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更、爭議等事項，并將相關(guān)信息反饋給檔案管理部門。3.按照檔案管理部門的要求，及時提交合同簽訂、履行過程中的各類文件資料。（二）檔案管理部門1.制定和完善買賣合同存檔管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司買賣合同檔案，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用合同檔案。4.定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)合同檔案的借閱、歸還登記及催還等工作，對違反檔案借閱規(guī)定的行為進(jìn)行處理。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核買賣合同中的財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。2.按照合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，并將相關(guān)財務(wù)憑證交檔案管理部門存檔。3.協(xié)助檔案管理部門對涉及財務(wù)事項的合同檔案進(jìn)行審核和管理。（四）法務(wù)部門1.對買賣合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性。2.參與合同談判，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律支持，并將相關(guān)法律文件交檔案管理部門存檔。三、合同簽訂階段的檔案管理（一）合同文本準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草規(guī)范的買賣合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本初稿完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、有效性、完整性等進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同文本符合法律法規(guī)和公司要求。（二）合同審批1.業(yè)務(wù)部門將修改后的合同文本提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批環(huán)節(jié)。2.各審批部門應(yīng)認(rèn)真審核合同內(nèi)容，對涉及本部門職責(zé)的條款進(jìn)行重點(diǎn)審查，并簽署審批意見。如發(fā)現(xiàn)合同存在問題，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。3.經(jīng)各部門審批通過的合同文本，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)打印、蓋章，并編號登記。（三）合同簽訂1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，與對方當(dāng)事人進(jìn)行簽訂。簽訂過程中，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人的簽字（蓋章）真實(shí)有效，合同份數(shù)符合要求。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。（四）簽訂階段檔案資料收集1.合同簽訂過程中形成的各類文件資料，包括合同草案、審批意見、往來函件、會議紀(jì)要等，均應(yīng)作為合同檔案的組成部分進(jìn)行收集。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將上述文件資料整理成冊，交檔案管理部門存檔。四、合同履行階段的檔案管理（一）履行情況跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，確保合同雙方按照約定履行各自的義務(wù)。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施解決問題。同時，應(yīng)將合同履行情況及問題處理結(jié)果及時反饋給檔案管理部門。（二）文件資料收集1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集與合同履行相關(guān)的各類文件資料，包括發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對賬單、驗收報告、變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。2.財務(wù)部門應(yīng)及時提供與合同款項收付相關(guān)的憑證，如收款收據(jù)、付款憑證、銀行對賬單等。3.法務(wù)部門應(yīng)收集與合同糾紛處理相關(guān)的文件資料，如律師函、起訴狀、答辯狀、判決書等。（三）資料整理與歸檔1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對收集到的合同履行文件資料進(jìn)行整理，按照時間順序和類別進(jìn)行分類編號。2.整理后的文件資料應(yīng)在每月末或每季度末交檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，無誤后進(jìn)行裝訂、存儲。五、合同變更與終止階段的檔案管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂階段的檔案管理要求，將變更協(xié)議及相關(guān)文件資料整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門對合同副本進(jìn)行修改。（二）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人辦理終止手續(xù)，并簽訂書面終止協(xié)議。2.終止協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行過程中的全部文件資料整理齊全，交檔案管理部門存檔。同時，應(yīng)通知相關(guān)部門停止執(zhí)行該合同。3.檔案管理部門應(yīng)對終止合同的檔案進(jìn)行單獨(dú)整理、存儲，并注明“終止合同”字樣，以便日后查閱。六、合同檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，存放在專門的檔案柜中。2.電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.公司買賣合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大經(jīng)濟(jì)事項、知識產(chǎn)權(quán)等的合同檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體期限由公司另行規(guī)定。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保證檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。七、合同檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。對于涉及重要合同或敏感信息的檔案，查閱申請應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)提交單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司法務(wù)部門審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，按照審批意見提供查閱服務(wù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱。（三）利用限制1.合同檔案僅供查閱人員在規(guī)定的查閱期限內(nèi)用于與工作相關(guān)的目的，不得用于其他任何用途。未經(jīng)公司書面同意，查閱人員不得將合同檔案泄露給第三方。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自傳播或使用。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限屆滿，且公司認(rèn)為該檔案已無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要提前銷毀合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的合同檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的《合同檔案銷毀清單