企業(yè)存貨取得管理制度一、總則1.目的為了加強企業(yè)存貨取得的管理，規(guī)范存貨采購、驗收、入庫等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨的質(zhì)量、數(shù)量符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全與完整，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及存貨取得的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉儲部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門等。3.基本原則合法性原則：存貨取得必須遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保交易行為合法合規(guī)。效益性原則：在保證存貨質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，合理控制存貨采購成本，降低企業(yè)運營成本，提高經(jīng)濟效益。準確性原則：準確記錄存貨取得的相關(guān)信息，保證存貨數(shù)量、金額、質(zhì)量等數(shù)據(jù)的真實、準確、完整，為企業(yè)財務(wù)核算和管理決策提供可靠依據(jù)。內(nèi)部控制原則：建立健全存貨取得的內(nèi)部控制制度，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，加強相互監(jiān)督與制約，防范存貨取得過程中的風(fēng)險。二、存貨采購管理1.采購計劃制定需求預(yù)測采購部門應(yīng)協(xié)同生產(chǎn)部門、銷售部門等相關(guān)部門，根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單情況以及市場需求變化等因素，對各類存貨的需求進行預(yù)測。定期收集、分析市場信息，關(guān)注行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，為準確預(yù)測存貨需求提供依據(jù)。采購計劃編制采購部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合存貨庫存狀況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等詳細信息。在編制采購計劃時，應(yīng)充分考慮經(jīng)濟批量采購、庫存周轉(zhuǎn)率等因素，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購和積壓庫存。采購計劃審批采購計劃編制完成后，需提交相關(guān)部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括計劃的合理性、可行性、與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃的協(xié)調(diào)性等。經(jīng)審核通過的采購計劃報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照原審批程序進行審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)企業(yè)采購需求和供應(yīng)商評價標準，對潛在供應(yīng)商進行篩選，確定合格供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。可采用實地考察、樣品檢驗、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式進行評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行淘汰或整改。供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。在合作協(xié)議中應(yīng)約定違約責(zé)任和爭議解決方式，以保障雙方的合法權(quán)益。3.采購訂單下達采購訂單生成采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細注明存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點等信息。在下達采購訂單前，應(yīng)對訂單內(nèi)容進行仔細核對，確保信息準確無誤。采購訂單審批采購訂單下達后，需提交相關(guān)部門負責(zé)人進行審批。審批內(nèi)容主要包括訂單的必要性、合理性、與采購計劃的一致性等。經(jīng)審批通過的采購訂單方可正式發(fā)送給供應(yīng)商。4.采購合同管理合同簽訂對于金額較大或重要的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)簽訂書面采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同的條款應(yīng)包括但不限于貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等。合同執(zhí)行跟蹤采購部門應(yīng)指定專人負責(zé)采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。合同變更與終止如因市場變化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要變更采購合同，應(yīng)按照原合同簽訂程序進行審批，并與供應(yīng)商協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和評價。三、存貨驗收管理1.驗收準備驗收人員安排倉儲部門負責(zé)組織存貨驗收工作，并根據(jù)存貨的性質(zhì)、數(shù)量等情況，安排合適的驗收人員。驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉驗收流程和標準。對于特殊存貨或技術(shù)含量較高的存貨，可邀請相關(guān)技術(shù)專家或質(zhì)量檢驗人員參與驗收。驗收場地與工具準備倉儲部門應(yīng)準備好合適的驗收場地，確保驗收工作能夠順利進行。驗收場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明等條件，便于對存貨進行檢查和測試。配備必要的驗收工具和設(shè)備，如量具、檢測儀器等，并確保其精度和可靠性符合驗收要求。2.數(shù)量驗收核對憑證驗收人員在收到供應(yīng)商的送貨單、發(fā)票等相關(guān)憑證后，應(yīng)仔細核對憑證上的存貨品種、規(guī)格、數(shù)量等信息與采購訂單是否一致。對憑證的真實性、完整性進行審核，確保憑證合法有效。實物清點根據(jù)送貨單和采購訂單，對到貨的存貨進行實物清點。清點過程中應(yīng)注意存貨的包裝是否完好，有無損壞、短缺等情況。對于數(shù)量較大的存貨，可采用抽樣清點的方式，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和企業(yè)內(nèi)部控制要求。3.質(zhì)量驗收質(zhì)量標準確定質(zhì)量檢驗部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量要求和相關(guān)國家標準、行業(yè)標準，確定存貨的質(zhì)量驗收標準。質(zhì)量驗收標準應(yīng)明確存貨的外觀、性能、規(guī)格、材質(zhì)等方面的具體要求。在驗收前，將質(zhì)量驗收標準告知驗收人員，使其熟悉驗收要求。質(zhì)量檢驗方法質(zhì)量檢驗人員根據(jù)質(zhì)量驗收標準，采用適當(dāng)?shù)臋z驗方法對存貨進行質(zhì)量檢驗。檢驗方法可包括感官檢驗、理化檢驗、功能性測試等。對于重要存貨或關(guān)鍵質(zhì)量指標，應(yīng)進行嚴格的檢驗和測試，確保存貨質(zhì)量符合要求。質(zhì)量驗收結(jié)果處理質(zhì)量檢驗人員根據(jù)檢驗結(jié)果出具質(zhì)量檢驗報告，明確存貨是否合格。如存貨質(zhì)量合格，驗收人員在送貨單上簽字確認；如存貨質(zhì)量不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對于不合格存貨，應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進行標識、隔離和處理，防止其混入合格存貨中。4.驗收報告編制報告內(nèi)容驗收人員在完成存貨驗收工作后，應(yīng)編制驗收報告。驗收報告應(yīng)包括存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、采購訂單號、驗收日期、驗收結(jié)果等詳細信息。對于質(zhì)量不合格的存貨，應(yīng)在驗收報告中注明不合格原因和處理建議。報告審核與存檔驗收報告編制完成后，需提交相關(guān)部門負責(zé)人進行審核。審核通過后的驗收報告作為存貨入庫的依據(jù)，并由倉儲部門負責(zé)存檔保管。驗收報告應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和追溯。四、存貨入庫管理1.入庫單填制入庫單信息填寫倉儲部門根據(jù)驗收報告，填制存貨入庫單。入庫單應(yīng)詳細填寫存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、采購訂單號、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別送交采購部門、財務(wù)部門、存貨管理部門等相關(guān)部門。入庫單審核入庫單填制完成后，需提交相關(guān)部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括入庫單信息的準確性、完整性以及與驗收報告的一致性等。經(jīng)審核通過的入庫單方可作為存貨入庫的正式憑證。2.存貨入庫存放地點安排倉儲部門根據(jù)存貨的性質(zhì)、用途等因素，合理安排存貨的存放地點。存放地點應(yīng)便于存貨的收發(fā)和管理，同時要符合安全、環(huán)保等要求。對不同類型的存貨進行分區(qū)存放，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。入庫手續(xù)辦理存貨驗收合格后，驗收人員與倉儲保管人員辦理存貨入庫手續(xù)。倉儲保管人員根據(jù)入庫單核對存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息無誤后，將存貨存入指定的倉庫位置，并在入庫單上簽字確認。倉儲保管人員應(yīng)及時更新存貨臺賬，記錄存貨的入庫時間、存放地點、數(shù)量等信息，確保存貨臺賬與實際庫存相符。3.入庫差異處理差異發(fā)現(xiàn)在存貨入庫過程中，如發(fā)現(xiàn)實際入庫數(shù)量與入庫單記錄的數(shù)量不一致，或存貨存在質(zhì)量問題等差異情況，倉儲保管人員應(yīng)及時通知采購部門和質(zhì)量檢驗部門。采購部門負責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，查明差異原因；質(zhì)量檢驗部門對差異存貨進行重新檢驗，確定其質(zhì)量狀況。差異處理根據(jù)差異原因和檢驗結(jié)果，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決差異問題。如因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟町悾?yīng)商應(yīng)負責(zé)補貨、換貨或退款等；如因運輸過程等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。對于質(zhì)量問題導(dǎo)致的差異，應(yīng)按照不合格存貨的處理流程進行處理。同時，對入庫差異情況進行詳細記錄，分析原因，采取措施加以改進，防止類似問題再次發(fā)生。五、存貨取得過程中的內(nèi)部控制1.職責(zé)分離采購部門與倉儲部門、質(zhì)量檢驗部門等應(yīng)相互獨立，采購人員不得兼任倉庫保管、質(zhì)量檢驗等工作。采購審批、采購執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)的人員應(yīng)職責(zé)明確，相互制約，不得由同一人兼任。2.授權(quán)審批建立嚴格的采購授權(quán)審批制度，明確不同級別管理人員的采購審批權(quán)限。采購業(yè)務(wù)必須經(jīng)過授權(quán)審批后方可執(zhí)行。對于重大采購項目，應(yīng)實行集體決策審批制度，確保采購決策的科學(xué)性