人力資源信息管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人力資源信息管理，規(guī)范人力資源信息的收集、整理、存儲、使用和維護(hù)，確保人力資源信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，為公司人力資源決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司人力資源管理相關(guān)的各類信息。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保人力資源信息真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作表現(xiàn)、技能水平等。2.完整性原則：全面收集與人力資源管理相關(guān)的各類信息，涵蓋員工從入職到離職的全過程信息。3.安全性原則：采取有效措施保護(hù)人力資源信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時(shí)性原則：及時(shí)更新和維護(hù)人力資源信息，保證信息的時(shí)效性，為人力資源管理決策提供最新數(shù)據(jù)支持。二、人力資源信息的分類與內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.教育背景：學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。3.工作經(jīng)歷：過往工作單位、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作職責(zé)與業(yè)績等。4.家庭關(guān)系：配偶姓名、工作單位、聯(lián)系方式；子女姓名、年齡、就讀學(xué)校等。（二）員工崗位信息1.崗位名稱：所在部門、具體崗位名稱。2.崗位職責(zé)：詳細(xì)描述該崗位的主要工作職責(zé)和任務(wù)。3.崗位任職要求：學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、技能水平、能力素質(zhì)等方面的任職條件。（三）員工考勤信息1.出勤記錄：每日上下班時(shí)間、遲到、早退、曠工情況。2.請假記錄：請假類型（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、請假時(shí)間、審批情況。3.加班記錄：加班日期、加班時(shí)長、加班原因、審批情況。（四）員工培訓(xùn)信息1.培訓(xùn)計(jì)劃：參加的培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)目的。2.培訓(xùn)成績：培訓(xùn)考核成績、培訓(xùn)證書獲取情況。3.培訓(xùn)反饋：對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果的評價(jià)和反饋。（五）員工績效信息1.績效計(jì)劃：績效目標(biāo)、考核指標(biāo)、權(quán)重分配等。2.績效評估：定期（月度、季度、年度）績效評估結(jié)果、評估等級、績效面談記錄。3.績效改進(jìn)計(jì)劃：針對績效評估中發(fā)現(xiàn)的問題制定的改進(jìn)措施、改進(jìn)期限、責(zé)任人。（六）員工薪酬福利信息1.工資結(jié)構(gòu)：基本工資、崗位工資、績效工資、獎金、津貼、補(bǔ)貼等構(gòu)成情況。2.薪資調(diào)整記錄：調(diào)薪時(shí)間、調(diào)薪原因、調(diào)薪幅度。3.福利信息：社會保險(xiǎn)、住房公積金、商業(yè)保險(xiǎn)、帶薪年假、節(jié)日福利、生日福利等。（七）員工獎懲信息1.獎勵(lì)記錄：獲得的公司級、部門級獎勵(lì)名稱、獎勵(lì)時(shí)間、獎勵(lì)原因。2.懲罰記錄：受到的警告、記過、記大過、降職、撤職、辭退等懲罰措施及原因、時(shí)間。三、人力資源信息的收集（一）信息收集渠道1.入職登記表：新員工入職時(shí)填寫詳細(xì)的入職登記表，提供基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.部門反饋：各部門負(fù)責(zé)人定期向人力資源部門反饋員工崗位變動、考勤情況、績效表現(xiàn)等信息。3.員工自主申報(bào)：員工可通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)或特定渠道自主申報(bào)個(gè)人信息變更，如聯(lián)系方式、學(xué)歷提升、技能獲得等。4.培訓(xùn)與考核記錄：培訓(xùn)部門及時(shí)將員工培訓(xùn)成績、證書等信息反饋給人力資源部門；考核部門提供績效評估結(jié)果。5.薪酬核算與福利管理部門：薪酬福利部門定期提供員工工資發(fā)放明細(xì)、福利變更等信息。（二）信息收集要求1.明確信息收集責(zé)任人：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)人力資源信息的收集與整理，并確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.規(guī)范信息收集流程：新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)明確告知信息收集要求和流程；對于日常信息收集，應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的提交時(shí)間和方式。3.確保信息真實(shí)完整：信息收集人員應(yīng)認(rèn)真審核所收集的信息，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。四、人力資源信息的整理與存儲（一）信息整理1.審核信息：人力資源部門對收集到的各類信息進(jìn)行審核，核對信息的準(zhǔn)確性和完整性，對于不符合要求的信息及時(shí)反饋給信息提供部門或員工進(jìn)行更正。2.分類歸檔：按照人力資源信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核后的信息進(jìn)行分類整理，建立清晰的信息檔案。3.數(shù)據(jù)錄入：將整理好的人力資源信息錄入公司人力資源管理信息系統(tǒng)，確保電子信息與紙質(zhì)檔案一致。（二）信息存儲1.存儲方式：采用電子存儲與紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子信息存儲在公司服務(wù)器的人力資源管理數(shù)據(jù)庫中，并定期進(jìn)行備份；重要紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。2.存儲環(huán)境：確保存儲設(shè)備的安全穩(wěn)定，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。電子存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，防止信息泄露。3.存儲期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類人力資源信息的存儲期限。一般員工基本信息、考勤記錄、培訓(xùn)記錄等保存期限為員工離職后[X]年；績效信息、薪酬福利信息等保存期限為[X]年；涉及勞動糾紛等重要信息應(yīng)長期保存。五、人力資源信息的使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源規(guī)劃：為公司制定人力資源規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持，分析人員結(jié)構(gòu)、數(shù)量、質(zhì)量等方面的現(xiàn)狀和趨勢，預(yù)測人力資源需求。2.招聘與配置：依據(jù)崗位任職要求和員工信息，篩選合適的候選人，進(jìn)行人員招聘、調(diào)配和晉升決策。3.培訓(xùn)與開發(fā)：根據(jù)員工培訓(xùn)信息和績效表現(xiàn)，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工素質(zhì)和能力。4.績效管理：依據(jù)績效信息，對員工進(jìn)行績效評估、反饋和溝通，激勵(lì)員工提升工作績效。5.薪酬管理：參考員工薪酬福利信息，進(jìn)行薪資核算、調(diào)整和福利管理，確保薪酬公平合理。（二）外部使用1.政府部門要求：按照國家法律法規(guī)和政府相關(guān)部門要求，提供必要的人力資源信息，如勞動統(tǒng)計(jì)報(bào)表、社會保險(xiǎn)參保信息等。2.合作機(jī)構(gòu)需求：在與外部合作伙伴（如獵頭公司、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)等）合作過程中，根據(jù)合作協(xié)議提供相關(guān)人力資源信息，但應(yīng)確保信息的安全性和保密性。（三）信息使用規(guī)范1.授權(quán)使用：明確各類人力資源信息的使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得擅自查閱、使用人力資源信息。2.使用目的明確：使用人力資源信息應(yīng)具有明確的目的，僅限于與人力資源管理相關(guān)的工作需要，不得用于其他非相關(guān)目的。3.信息保密：在使用人力資源信息過程中，嚴(yán)格遵守信息保密制度，不得泄露員工個(gè)人隱私和公司商業(yè)機(jī)密。六、人力資源信息的維護(hù)（一）信息更新1.定期更新：人力資源部門定期對人力資源信息進(jìn)行全面梳理和更新，確保信息的時(shí)效性。一般每[X]年進(jìn)行一次大規(guī)模的信息更新，日常信息變更應(yīng)及時(shí)處理。2.動態(tài)維護(hù)：各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)員工信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行更新。如員工崗位變動、聯(lián)系方式變更、學(xué)歷提升等。3.信息審核：對更新后的人力資源信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期備份：按照規(guī)定的時(shí)間間隔對人力資源管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的外部存儲設(shè)備或異地服務(wù)器上。2.災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃：制定災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)人力資源信息。定期進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)演練，檢驗(yàn)恢復(fù)方案的可行性。（三）信息安全管理1.訪問控制：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對人力資源信息系統(tǒng)進(jìn)行分級訪問控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的信息。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的人力資源信息進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的安全性。3.安全審計(jì)：定期對人力資源信息系統(tǒng)的訪問記錄、操作記錄等進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。4.安全培訓(xùn)：對涉及人力資源信息管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高信息安全意識，規(guī)范操作行為。七、人力資源信息的保密與安全（一）保密責(zé)任1.公司全體員工：均有義務(wù)保守公司人力資源信息的秘密，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.人力資源部門工作人員：應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格遵守信息保密制度。（二）保密措施1.物理隔離：對存放人力資源信息的場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測、防病毒等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部非法入侵。3.文件管理：對涉及人力資源信息的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，標(biāo)明密級，限制傳閱范圍。（三）違規(guī)處理1.對于違反人力資源信息保密規(guī)定的行為：視情節(jié)