代理公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同法律行為，減少合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類代理公司簽訂的所有合同，包括但不限于代理銷售合同、代理推廣合同、代理服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合國(guó)家政策要求。2.平等互利原則。合同雙方的法律地位平等，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，不得損害對(duì)方利益。3.協(xié)商一致原則。合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，避免因條款模糊或歧義引發(fā)糾紛。4.誠(chéng)實(shí)守信原則。合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出與代理公司簽訂合同的申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、內(nèi)容、金額、期限、對(duì)方代理公司信息等。2.法務(wù)審核法務(wù)部門收到《合同申請(qǐng)表》后，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及雙方權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見(jiàn)。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的費(fèi)用、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保公司財(cái)務(wù)利益得到保障。審核通過(guò)后在《合同申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行審批，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險(xiǎn)因素等，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。如合同金額較大或涉及重大事項(xiàng)，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。5.簽訂合同經(jīng)上述流程審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與代理公司簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保與審批后的內(nèi)容一致。（二）合同條款要求1.合同主體明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保主體資格合法有效。2.合同標(biāo)的詳細(xì)描述代理服務(wù)的內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)等，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.服務(wù)期限明確合同的起始日期和終止日期，如有續(xù)約條款，應(yīng)約定續(xù)約條件和方式。4.費(fèi)用及支付方式明確代理費(fèi)用的金額、支付時(shí)間、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等），以及逾期支付的違約責(zé)任。5.雙方權(quán)利義務(wù)清晰界定雙方在合同履行過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)，包括但不限于服務(wù)提供、監(jiān)督檢查、保密義務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等。6.保密條款約定雙方對(duì)在合同履行過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以保密的責(zé)任和期限。7.違約責(zé)任明確雙方違反合同約定應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，包括違約金的數(shù)額或計(jì)算方式、賠償損失的范圍等。8.爭(zhēng)議解決方式約定雙方在合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。（三）合同印章管理1.合同專用章由專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立使用登記臺(tái)賬，記錄合同簽訂時(shí)間、合同名稱、對(duì)方單位、蓋章人等信息。2.使用合同專用章前，必須經(jīng)過(guò)合同審批流程，由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自使用合同專用章。3.蓋章時(shí)應(yīng)確保合同內(nèi)容與審批后的文本一致，蓋章位置準(zhǔn)確、清晰。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，應(yīng)指定專人跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握代理公司的工作進(jìn)展。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，形成書(shū)面報(bào)告，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，確保合同順利履行。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)代理公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.如發(fā)現(xiàn)代理公司服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，應(yīng)及時(shí)向其發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改后仍不符合要求的，可根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。（三）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制1.建立與代理公司的定期溝通機(jī)制，雙方應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，匯報(bào)合同履行情況，交流工作經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)解決存在的問(wèn)題。2.在合同履行過(guò)程中，如遇重大事項(xiàng)或緊急情況，雙方應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)商，采取有效措施妥善處理。四、合同變更與解除管理（一）變更條件1.因不可抗力或政策調(diào)整等不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或部分無(wú)法履行的。2.經(jīng)雙方協(xié)商一致，同意對(duì)合同條款進(jìn)行變更的。3.合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)原合同約定的變更事項(xiàng)的。（二）變更流程1.提出變更申請(qǐng)由合同執(zhí)行部門或代理公司提出合同變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.審核與審批按照合同簽訂流程，對(duì)《合同變更申請(qǐng)表》進(jìn)行法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行合同變更。3.簽訂變更協(xié)議雙方就變更事項(xiàng)協(xié)商一致后，簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等條款。（三）解除條件1.合同期滿，雙方不再續(xù)約的。2.因不可抗力或政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商一致解除合同的。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同的。（四）解除流程1.提出解除申請(qǐng)由合同執(zhí)行部門或代理公司提出合同解除申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除合同的原因、依據(jù)等。2.審核與審批按照合同簽訂流程，對(duì)《合同解除申請(qǐng)表》進(jìn)行法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可解除合同。3.結(jié)算與清理合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算，清理各自的債權(quán)債務(wù)。如因解除合同給對(duì)方造成損失的，應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。3.電子檔案應(yīng)做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案資料。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。六、合同風(fēng)險(xiǎn)防范與控制（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注合同主體資格、合同條款、履行能力、違約責(zé)任等方面的風(fēng)險(xiǎn)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.加強(qiáng)合同簽訂前的調(diào)查和審核，確保合同對(duì)方主體資格合法、信譽(yù)良好。2.完善合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。3.建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。4.加強(qiáng)對(duì)代理公司的管理和監(jiān)督，提高其履行合同的能力和意識(shí)。5.購(gòu)買必要的保險(xiǎn)，如履約保險(xiǎn)等，降低因?qū)Ψ竭`約給公司造成的損失。七、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.積極協(xié)商原則。發(fā)生合同糾紛后，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決問(wèn)題，盡量避免進(jìn)入訴訟或仲裁程序。2.依法處理原則。如協(xié)商不成，應(yīng)依據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)合法途徑解決糾紛。（二）糾紛處理流程1.糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來(lái)函件、履行記錄等，分析糾紛原因，提出初步處理意見(jiàn)。2.法務(wù)部門介入糾紛處理，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定解決方案，提供法律支持和建議。3.根據(jù)糾紛的具體情況，選擇協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決糾