基建科采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)基建科采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證基建項(xiàng)目的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司基建科所有采購活動(dòng)，包括工程建設(shè)所需的設(shè)備、材料、構(gòu)配件等物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在滿足基建項(xiàng)目需求的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。公正性原則：采購過程應(yīng)公正透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立基建科采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由基建科科長擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，審議采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同等重要事項(xiàng)。2.采購執(zhí)行部門基建科負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施，指定專人擔(dān)任采購專員，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的具體操作，包括采購計(jì)劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購物資的驗(yàn)收等工作。3.各部門職責(zé)基建科負(fù)責(zé)編制基建項(xiàng)目采購計(jì)劃，明確采購物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。組織開展供應(yīng)商的調(diào)查、評(píng)估和選擇工作，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行，跟蹤采購合同的履行情況。組織采購物資的驗(yàn)收工作，確保物資符合要求。定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況。技術(shù)部門參與采購計(jì)劃的編制，提供技術(shù)支持，明確采購物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。協(xié)助對(duì)供應(yīng)商提供的技術(shù)方案進(jìn)行評(píng)審，參與采購物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的技術(shù)性能進(jìn)行檢驗(yàn)。財(cái)務(wù)部門參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)方面的建議和支持。負(fù)責(zé)采購資金的審核與支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。對(duì)采購合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。三、采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃的編制依據(jù)基建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件等相關(guān)文件。項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃，明確各階段所需采購物資的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。庫存物資情況，優(yōu)先利用庫存物資，減少重復(fù)采購。2.采購計(jì)劃的編制流程基建科采購專員根據(jù)項(xiàng)目需求和庫存情況，初步擬定采購計(jì)劃草案，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。將采購計(jì)劃草案提交技術(shù)部門審核，技術(shù)部門對(duì)采購物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求進(jìn)行審核，提出修改意見。采購專員根據(jù)技術(shù)部門的意見對(duì)采購計(jì)劃草案進(jìn)行修改完善后，提交財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購資金的合理性和可行性。采購計(jì)劃經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。3.采購計(jì)劃的調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因項(xiàng)目變更、設(shè)計(jì)調(diào)整、不可抗力等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，由基建科采購專員提出調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對(duì)項(xiàng)目的影響。按照采購計(jì)劃編制流程，經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門審核，采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后進(jìn)行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資格，具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。具有與采購物資相適應(yīng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量保證能力。產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，滿足基建項(xiàng)目的要求。價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的價(jià)格競爭力。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求，提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。2.供應(yīng)商的調(diào)查與評(píng)估采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，建立供應(yīng)商信息庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、生產(chǎn)能力等情況。組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，分為A、B、C三級(jí)，A級(jí)為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B級(jí)為合格供應(yīng)商，C級(jí)為待改進(jìn)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商的選擇與確定根據(jù)采購物資的類別和重要程度，從合格供應(yīng)商中選擇若干家作為候選供應(yīng)商。向候選供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其提供報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。采購專員對(duì)候選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，結(jié)合技術(shù)、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。將選定的供應(yīng)商報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，審批通過后與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理建立供應(yīng)商定期評(píng)價(jià)機(jī)制，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，可減少合作份額或取消合作資格。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)反饋公司的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購方式與程序1.采購方式招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。通過公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，比較報(bào)價(jià)后選擇成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。2.招標(biāo)采購程序編制招標(biāo)文件：基建科采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購網(wǎng)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在投標(biāo)人參加投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等信息。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，并收取招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，由采購專員主持，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加。開標(biāo)時(shí)，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等信息。評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律等方面的專家組成。評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)人。向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。簽訂合同：中標(biāo)人在收到中標(biāo)通知書后，按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和要求與基建科簽訂采購合同。3.競爭性談判采購程序成立談判小組：談判小組由基建科采購專員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成，成員人數(shù)應(yīng)為三人以上單數(shù)。制定談判文件：談判文件應(yīng)明確談判項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、談判程序、評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請(qǐng)書。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判過程中，談判小組可以根據(jù)談判文件和談判情況實(shí)質(zhì)性變動(dòng)采購需求中的技術(shù)、服務(wù)要求以及合同草案條款，但不得變動(dòng)談判文件中的其他內(nèi)容。對(duì)談判文件作出的實(shí)質(zhì)性變動(dòng)是談判文件的有效組成部分，談判小組應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式同時(shí)通知所有參加談判的供應(yīng)商。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書后，按照談判文件規(guī)定的時(shí)間和要求與基建科簽訂采購合同。4.詢價(jià)采購程序成立詢價(jià)小組：詢價(jià)小組由基建科采購專員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等組成，成員人數(shù)應(yīng)為三人以上單數(shù)。確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書。詢價(jià)：詢價(jià)小組向被詢價(jià)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。供應(yīng)商應(yīng)一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。確定成交供應(yīng)商：詢價(jià)小組對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價(jià)的未成交的供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書后，按照詢價(jià)通知書規(guī)定的時(shí)間和要求與基建科簽訂采購合同。5.單一來源采購程序提出申請(qǐng)：基建科采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的實(shí)際情況，提出單一來源采購申請(qǐng)，說明采用單一來源采購方式的原因、采購項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、擬采購的供應(yīng)商等內(nèi)容。論證：采購領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)部門和專家對(duì)單一來源采購申請(qǐng)進(jìn)行論證，論證內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的必要性、采用單一來源采購方式的合理性、擬采購供應(yīng)商的唯一性等方面。審批：采購申請(qǐng)經(jīng)論證通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)論證意見和項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購申請(qǐng)作為單一來源采購的依據(jù)。談判：與擬采購的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括采購價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等方面。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，由雙方簽字確認(rèn)。簽訂合同：談判達(dá)成一致后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購合同管理1.采購合同的簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，由基建科采購專員根據(jù)采購談判結(jié)果或中標(biāo)通知書起草合同文本。合同文本應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購合同經(jīng)審批通過后，由基建科采購專員與供應(yīng)商簽訂。2.采購合同的執(zhí)行采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨期等信息。供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付采購物資?；撇少弻T應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可辦理入庫手續(xù)。如供應(yīng)商未能按照采購合同約定履行義務(wù)，基建科采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商仍未解決問題，基建科有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.采購合同的變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、項(xiàng)目變更、供應(yīng)商原因等需要變更或解除采購合同的，由基建科采購專員提出變更或解除申請(qǐng)，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對(duì)項(xiàng)目的影響。按照采購合同審批流程，經(jīng)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門審核，采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批后辦理變更或解除手續(xù)。變更或解除采購合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購合同的歸檔管理采購合同簽訂后，基建科采購專員應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同審批表、談判記錄、中標(biāo)通知書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。采購合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、采購驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物資的驗(yàn)收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行。技術(shù)部門應(yīng)參與驗(yàn)收工作，對(duì)采購物資的技術(shù)性能進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收程序采購物資到貨前，基建科采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門和人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨后，由基建科采購專員組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，檢查物資的外觀、包裝、標(biāo)識(shí)等是否完好。對(duì)采購物資進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全部檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括物資的性能、質(zhì)量指標(biāo)等。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。驗(yàn)收合格的采購物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的采購物資，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商處理，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換或處理不合格物資。如供應(yīng)商未能及時(shí)處理，基建科有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或追究其違約責(zé)任。3.驗(yàn)收記錄與報(bào)告驗(yàn)收過程中應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員應(yīng)編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收基本情況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收結(jié)果、處理意見等內(nèi)容。驗(yàn)收記錄和報(bào)告應(yīng)作為采購檔案的重要組成部分妥善保管。八、采購付款管理1.付款申請(qǐng)采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，基建科采購專員應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。付款申請(qǐng)單應(yīng)附采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.付款審核付款申請(qǐng)單提交財(cái)務(wù)部門后，財(cái)務(wù)人員按照公司財(cái)務(wù)管理制度對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。財(cái)務(wù)人員審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，可采用支票、匯票、電匯、轉(zhuǎn)賬等方式支付貨款。財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。九、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)基建科采購工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)