地產(chǎn)檔案組管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司地產(chǎn)檔案組的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司地產(chǎn)檔案組全體工作人員以及涉及檔案管理與利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司地產(chǎn)檔案組對(duì)各類地產(chǎn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則嚴(yán)格做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司地產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類地產(chǎn)檔案，包括項(xiàng)目前期資料、工程建設(shè)資料、銷售與售后資料等。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全與保密。積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。參與檔案信息化錄入工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確錄入。協(xié)助做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。2.檔案主管全面負(fù)責(zé)檔案組的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核檔案管理制度和流程，確保其合理性和有效性。指導(dǎo)檔案管理員的業(yè)務(wù)工作，提高檔案管理水平。負(fù)責(zé)檔案利用的審批工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地產(chǎn)檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并定期移交至檔案組。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案組做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.在檔案利用過程中，遵守檔案管理制度，及時(shí)歸還所借閱的檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期階段項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。土地出讓合同、土地成交確認(rèn)書、土地使用證等土地相關(guān)資料。規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，如規(guī)劃意見書、設(shè)計(jì)方案批復(fù)、施工圖設(shè)計(jì)文件等。環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)保批復(fù)等環(huán)保相關(guān)資料。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程建設(shè)階段工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等各類合同文件。工程開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等施工管理文件。工程質(zhì)量驗(yàn)收資料，如檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。工程變更資料，包括變更通知、變更圖紙、變更洽商記錄等。工程進(jìn)度資料，如工程月報(bào)、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程進(jìn)度款支付憑證等。工程安全資料，如安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。工程技術(shù)資料，如地質(zhì)勘察報(bào)告、結(jié)構(gòu)計(jì)算書、圖紙會(huì)審記錄等。3.銷售與售后階段銷售合同、認(rèn)購協(xié)議、客戶信息資料等銷售相關(guān)文件。交房資料，如交房通知書、房屋驗(yàn)收記錄、業(yè)主入住資料等。售后服務(wù)記錄，包括客戶投訴處理記錄、維修記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交至檔案組。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門的檔案資料進(jìn)行整理，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.將整理好的檔案資料連同《檔案移交清單》一并移交至檔案組。3.檔案組檔案管理員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字接收。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如住宅項(xiàng)目、商業(yè)項(xiàng)目、寫字樓項(xiàng)目等。2.每個(gè)項(xiàng)目下再按照前期、建設(shè)、銷售與售后等階段進(jìn)行二級(jí)分類。3.每個(gè)二級(jí)分類下根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行三級(jí)分類，如前期階段可分為立項(xiàng)文件、土地資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行排序，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。編寫頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。填寫卷內(nèi)目錄，注明文件的題名、日期、頁號(hào)等信息。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝等方式，保證裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件夾命名規(guī)范、清晰。將電子文件按照對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件分類順序進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)與紙質(zhì)文件題名一致，并注明日期、版本等信息。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，完善文件的相關(guān)信息，便于檢索和利用。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。2.目錄應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰，便于查閱。3.電子目錄應(yīng)與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)，便于實(shí)現(xiàn)檔案的信息化檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.地產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、土地出讓合同、工程竣工決算審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律依據(jù)的文件。長期保管的檔案保管期限為30年，如工程建設(shè)過程中的重要文件、銷售合同等。短期保管的檔案保管期限為10年，如一般性的工程資料、客戶投訴處理記錄等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞或丟失等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或合同約定等原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案組，檔案主管根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批。審批通過后，檔案管理員按照查閱要求提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱等信息。查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)后，由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)印。2.內(nèi)部借閱借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案主管簽字批準(zhǔn)。檔案管理員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、檔案名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還至檔案組，檔案管理員核對(duì)無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并辦理注銷借閱手續(xù)。3.外部查閱外部單位查閱檔案，需提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。公司相關(guān)部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案組安排專人負(fù)責(zé)接待外部查閱人員，并按照內(nèi)部查閱流程提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，不得讓外部查閱人員單獨(dú)接觸檔案。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供或利用。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，利用人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案組，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管擔(dān)任組長，檔案管理員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)保管期限未滿但已失去利用價(jià)值或因其他特殊原因需要提前銷毀的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和審批。（三）鑒定流程1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，提供檔案的相關(guān)信息。3.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。4.對(duì)擬銷毀的檔案，經(jīng)檔案主管審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理員與相關(guān)部門人員共同進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲(chǔ)要求。對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。將處理后的圖像進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)。2.檔案信息錄入按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，錄入檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、保管期限等信息。確保錄入信息準(zhǔn)確無誤，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.信息化系統(tǒng)應(yīng)用利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請(qǐng)、審批、利用登記等功能。檔案管理員應(yīng)熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作，及時(shí)更新和維護(hù)檔案信息，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔