商品部存樣管理制度一、總則（一）目的為加強公司商品部存樣管理，規(guī)范存樣工作流程，確保存樣的準確性、完整性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司商品部所有存樣相關(guān)工作，包括但不限于樣品的收集、整理、存儲、保管、使用、歸還及處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確性原則：存樣信息應(yīng)與商品實際情況一致，確保存樣能夠準確反映商品的品質(zhì)、規(guī)格、型號等特征。2.完整性原則：涵蓋公司各類商品的代表性樣品，保證存樣種類齊全，能夠滿足業(yè)務(wù)開展的需要。3.安全性原則：采取有效措施確保存樣的安全，防止存樣損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化存樣管理流程，提高工作效率，降低運營成本，確保存樣能夠及時、準確地為公司各項業(yè)務(wù)提供支持。二、職責分工（一）商品部1.負責存樣的收集、整理、標識和初步審核工作，確保存樣符合要求。2.按照規(guī)定的存儲方式和地點，對存樣進行妥善保管，并定期進行盤點和檢查。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時提供存樣供相關(guān)部門使用，并做好使用記錄。4.負責存樣的歸還、處置等后續(xù)工作，確保存樣管理的閉環(huán)操作。（二）采購部門1.在采購商品時，協(xié)助商品部確定存樣需求，并提供相關(guān)商品信息。2.負責將采購的商品及時送交商品部進行存樣處理。（三）銷售部門1.根據(jù)銷售業(yè)務(wù)需要，向商品部提出存樣使用申請。2.在使用存樣后，及時歸還商品部，并配合做好相關(guān)記錄。（四）質(zhì)量控制部門1.對存樣的質(zhì)量進行抽檢和監(jiān)督，確保存樣質(zhì)量符合標準。2.協(xié)助商品部處理存樣質(zhì)量問題，提供專業(yè)的技術(shù)支持和建議。（五）倉庫管理部門1.為商品部提供合適的存樣存儲場地，并確保存儲環(huán)境符合要求。2.配合商品部做好存樣的出入庫管理工作，確保賬物相符。三、存樣的收集與整理（一）收集范圍1.公司自主研發(fā)、生產(chǎn)的各類商品，應(yīng)選取具有代表性的樣品進行存樣。2.采購的新商品到貨后，需留存一定數(shù)量的樣品作為存樣。3.對于市場上出現(xiàn)的新型商品或具有潛在合作意向的商品，應(yīng)及時收集樣品作為存樣。（二）收集要求1.商品部應(yīng)在商品到貨或生產(chǎn)完成后及時進行存樣收集工作，確保樣品能夠準確反映商品的最新狀態(tài)。2.收集的樣品應(yīng)具備完整的包裝、標識和說明書等相關(guān)資料，能夠清晰展示商品的品牌、規(guī)格、型號、成分、使用方法等信息。3.對于有特殊存儲要求的商品，如易腐、易燃、易爆等商品，應(yīng)按照相應(yīng)的安全規(guī)范進行收集和存儲。（三）整理方法1.商品部收到樣品后，應(yīng)按照商品類別、規(guī)格、型號等進行分類整理，確保存樣擺放有序，便于查找和管理。2.對每個存樣進行編號，并建立詳細的存樣清單，記錄存樣的名稱、編號、規(guī)格、型號、來源、收集日期、存放位置等信息。3.在存樣上粘貼或懸掛唯一的標識牌，標明存樣編號、名稱、規(guī)格、型號等關(guān)鍵信息，確保標識清晰、準確、不易脫落。四、存樣的存儲與保管（一）存儲地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的存樣倉庫，用于存放各類存樣。存樣倉庫應(yīng)具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保存樣的安全存儲。2.根據(jù)存樣的性質(zhì)和特點，將存樣倉庫劃分為不同的存儲區(qū)域，如常溫區(qū)、冷藏區(qū)、冷凍區(qū)、危險品區(qū)等，對不同區(qū)域的存樣進行分類存放。（二）存儲方式1.存樣應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式進行存放，如貨架存儲、箱柜存儲、懸掛存儲等，確保存樣擺放整齊、穩(wěn)固，便于存取和管理。2.對于易碎、易損的存樣，應(yīng)采取特殊的防護措施，如使用緩沖材料進行包裝、單獨存放等，防止存樣在存儲過程中受到損壞。3.對于有保質(zhì)期要求的存樣，應(yīng)按照保質(zhì)期的長短進行分類存放，并定期檢查存樣的質(zhì)量狀況，確保在保質(zhì)期內(nèi)使用。（三）保管措施1.安排專人負責存樣倉庫的日常管理工作，定期對存樣進行盤點和檢查，確保存樣數(shù)量準確、質(zhì)量完好。2.建立存樣保管臺賬，詳細記錄存樣的出入庫情況，包括存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、出入庫日期、數(shù)量、經(jīng)手人等信息，做到賬物相符。3.加強對存樣倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，制定安全管理制度和應(yīng)急預案，防止火災、盜竊等安全事故的發(fā)生。4.對于貴重或特殊的存樣，應(yīng)采取額外的保管措施，如雙人保管、監(jiān)控錄像等，確保存樣的安全。五、存樣的使用與歸還（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用存樣時，應(yīng)填寫存樣使用申請表，注明存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、使用目的、使用期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后提交給商品部。2.商品部收到存樣使用申請表后，應(yīng)進行審核，確認存樣是否可用，并根據(jù)庫存情況決定是否批準申請。如批準申請，應(yīng)在申請表上簽字，并安排專人負責發(fā)放存樣。（二）發(fā)放流程1.存樣發(fā)放人員根據(jù)批準的存樣使用申請表，核對存樣編號、名稱、規(guī)格、型號等信息，確保發(fā)放的存樣與申請一致。2.發(fā)放存樣時，發(fā)放人員應(yīng)與使用人員共同清點存樣數(shù)量，并在存樣使用登記表上簽字確認。3.使用人員在領(lǐng)取存樣后，應(yīng)妥善保管存樣，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞存樣。（三）歸還要求1.使用人員應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)歸還存樣，如需延長使用期限，應(yīng)提前向商品部提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。2.存樣歸還時，使用人員應(yīng)確保存樣完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。3.商品部在收到歸還的存樣后，應(yīng)進行認真檢查，核對存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確認無誤后在存樣使用登記表上簽字，并將存樣歸還原位。六、存樣的處置（一）處置原因1.存樣已超過保質(zhì)期或失去使用價值。2.存樣因質(zhì)量問題無法繼續(xù)使用。3.公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要相關(guān)存樣。（二）處置方式1.報廢處理：對于已超過保質(zhì)期、質(zhì)量嚴重損壞或失去使用價值的存樣，經(jīng)質(zhì)量控制部門鑒定后，可進行報廢處理。報廢存樣應(yīng)填寫報廢申請表，注明存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，由商品部統(tǒng)一進行銷毀。2.出售處理：對于部分尚有一定使用價值但公司不再需要的存樣，經(jīng)評估后可進行出售處理。出售存樣應(yīng)填寫出售申請表，注明存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、出售價格、購買方等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由商品部負責聯(lián)系買家并辦理出售手續(xù)。出售所得款項應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。3.捐贈處理：對于一些具有公益價值或可用于行業(yè)交流的存樣，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，可進行捐贈處理。捐贈存樣應(yīng)填寫捐贈申請表，注明存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、捐贈對象等信息，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。（三）處置記錄1.商品部應(yīng)建立存樣處置記錄臺賬，詳細記錄存樣的處置日期、處置方式、處置原因、存樣編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保處置記錄完整、可追溯。2.存樣處置記錄臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對商品部存樣管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查存樣的收集、整理、存儲、保管、使用、歸還及處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查商品部應(yīng)定期對存樣進行盤點和檢查，確保存樣數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全。每月至少進行一次全面盤點，每季度進行一次詳細檢查，并將盤點和檢查結(jié)果形成報告提交給公司領(lǐng)導。（三）不定期抽查公司領(lǐng)導或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對商品部存樣管理情況進行不定期抽查，重點檢查存樣的存儲環(huán)境、標識情況、使用記錄、處置情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。八、培訓與考核（一）培訓計劃商品部應(yīng)制定存樣管理培訓計劃，定期組織相關(guān)人員進行培訓，確保員工熟悉存樣管理制度和工作流程，掌握存樣管理的基本知識和技能。培訓內(nèi)容包括存樣管理制度、操作規(guī)范、安全注意事項等。（二）培訓方式培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，以提高培訓效果。同時，鼓勵員工自主學習，通過內(nèi)部交流、查閱資料等方式不斷提升自身的存樣管理水平。（三）考核機制建立存樣管理考核機制，對商品部員工的