基金會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為基金會(huì)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基金會(huì)總部及各分支機(jī)構(gòu)、下屬部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基金會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映基金會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集基金會(huì)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為基金會(huì)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門基金會(huì)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理基金會(huì)的檔案工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善基金會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)基金會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定的程序和方法確定檔案的存毀，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為基金會(huì)各部門和相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制各類檔案檢索工具和參考資料。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對(duì)基金會(huì)各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索和相關(guān)信息。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出基金會(huì)或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.基金會(huì)在籌備、成立、運(yùn)作過(guò)程中形成的各類文件材料，包括章程、登記證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、年度檢查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。2.基金會(huì)內(nèi)部的管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。3.基金會(huì)開(kāi)展項(xiàng)目活動(dòng)形成的項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。4.基金會(huì)的捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物接收記錄、捐贈(zèng)款物使用情況報(bào)告等文件材料。5.基金會(huì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。6.基金會(huì)的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。7.基金會(huì)的對(duì)外宣傳資料、網(wǎng)站信息、新聞報(bào)道等文件材料。8.基金會(huì)與政府部門、社會(huì)組織、企業(yè)等的往來(lái)文件、信函、合同等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，對(duì)重要文件進(jìn)行標(biāo)注和分類。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保文件的可讀性和完整性。4.檔案收集責(zé)任人應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將其移交至檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、項(xiàng)目管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類等類別。3.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.按照檔案編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄索引，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于電子檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.基金會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括基金會(huì)章程、登記證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、年度檢查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重大項(xiàng)目檔案、捐贈(zèng)協(xié)議等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括基金會(huì)內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的項(xiàng)目文件等。（二）保管設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材等應(yīng)急設(shè)備，確保檔案安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.檔案管理人員應(yīng)做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并簽署意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)基金會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)基金會(huì)財(cái)務(wù)部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和保密。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況報(bào)告基金會(huì)主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，即使保管期限已滿，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)仍在利用或具有歷史研究?jī)r(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至失去利用價(jià)值后再進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量、利用人次、利用份數(shù)等信息。3.檔案管理部門應(yīng)每年對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.基金會(huì)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、種類、保管期限等信息，并與接收單位進(jìn)行核對(duì)。3.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案移交清冊(cè)，對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通解決。4.檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式三份，移交單位、接收單位和檔案行政管理部門各執(zhí)一份。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足基金會(huì)內(nèi)部工作需要，為基金會(huì)的決策、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等提供支持。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱：基金會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號(hào)、復(fù)制檔案內(nèi)容及份數(shù)、歸還日期等信息。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立基金會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為基金會(huì)各部門和相關(guān)人員提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)基金會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為[具體格式]。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，確保圖像清晰可讀。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、歸還、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，限制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)和操作，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)