企業(yè)部門物資管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)企業(yè)部門物資管理，規(guī)范物資采購(gòu)、使用、保管及處置等行為，保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各部門物資的管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、低值易耗品等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排物資采購(gòu)，避免浪費(fèi)。歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足工作需求的前提下，降低采購(gòu)成本和使用成本。規(guī)范透明原則：物資管理過(guò)程應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，做到公開(kāi)、公平、公正。二、物資采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定各部門應(yīng)于每月末根據(jù)下月工作安排，編制物資需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至歸口管理部門。歸口管理部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于批量較大、金額較高的物資采購(gòu)，應(yīng)提前進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)研和論證。2.采購(gòu)方式選擇采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)充足的物資，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式，向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高的物資，可采用招標(biāo)采購(gòu)方式，通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告、組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于特殊規(guī)格、獨(dú)家供應(yīng)的物資，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保采購(gòu)價(jià)格合理。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、供應(yīng)物資品種、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等情況。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并尋找新的供應(yīng)商替代。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過(guò)批量采購(gòu)、戰(zhàn)略合作等方式，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和更好的服務(wù)。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后，及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。三、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到采購(gòu)部門的到貨通知后，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。對(duì)于需要專業(yè)技術(shù)人員驗(yàn)收的物資，如設(shè)備、儀器等，應(yīng)提前通知相關(guān)技術(shù)人員到場(chǎng)參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收程序物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于外觀、包裝等方面的問(wèn)題，應(yīng)在到貨時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并記錄。對(duì)于物資內(nèi)在質(zhì)量問(wèn)題，可通過(guò)檢驗(yàn)、測(cè)試等方式進(jìn)行確認(rèn)。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)單獨(dú)記錄其不合格原因、處理情況等信息，并跟蹤處理結(jié)果。四、物資庫(kù)存管理1.庫(kù)存分類根據(jù)物資的用途、性質(zhì)等，將物資分為辦公用品、設(shè)備、原材料、低值易耗品等類別，并分別進(jìn)行管理。對(duì)于貴重物資、關(guān)鍵設(shè)備等，應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。2.庫(kù)存盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.庫(kù)存保管倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理物資的損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。4.庫(kù)存限額管理為控制庫(kù)存成本，提高資金使用效率，對(duì)部分常用物資實(shí)行庫(kù)存限額管理。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定合理的庫(kù)存限額標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行調(diào)整。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)密切關(guān)注庫(kù)存物資的數(shù)量變化，當(dāng)庫(kù)存低于限額時(shí)，及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨；當(dāng)庫(kù)存高于限額時(shí)，應(yīng)暫停采購(gòu)，采取措施加快物資的消耗。五、物資使用管理1.領(lǐng)用制度各部門員工因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用登記表上做好記錄。對(duì)于貴重物資、限量物資的領(lǐng)用，應(yīng)嚴(yán)格控制，實(shí)行審批制度，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。2.使用規(guī)范員工應(yīng)按照物資的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自改變其用途或違規(guī)操作。對(duì)于大型設(shè)備、儀器等，使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，并定期進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。物資使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，以便及時(shí)處理，避免影響工作。3.節(jié)約使用全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，在物資使用過(guò)程中厲行節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)提倡循環(huán)使用；對(duì)于消耗性物資，應(yīng)合理控制用量，避免不必要的浪費(fèi)。各部門應(yīng)定期對(duì)物資使用情況進(jìn)行分析總結(jié)，查找存在的問(wèn)題和浪費(fèi)現(xiàn)象，并采取有效措施加以改進(jìn)。六、物資處置管理1.處置范圍物資處置包括物資的報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)等。對(duì)于已損壞無(wú)法使用、已過(guò)保質(zhì)期、技術(shù)落后等物資，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理；對(duì)于閑置不用、多余的物資，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行出售或捐贈(zèng)。2.處置程序物資使用部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門提出物資處置申請(qǐng)，填寫物資處置申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并提交至歸口管理部門。歸口管理部門對(duì)物資處置申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，并報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的物資處置申請(qǐng)，由歸口管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。對(duì)于報(bào)廢物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，如填寫報(bào)廢清單、辦理報(bào)廢手續(xù)等；對(duì)于出售或捐贈(zèng)的物資，應(yīng)按照市場(chǎng)價(jià)格或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)估作價(jià)，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。3.處置記錄物資處置過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括處置時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置價(jià)格等信息。處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。對(duì)于出售物資的收入，應(yīng)及時(shí)入賬，納入企業(yè)財(cái)務(wù)管理。七、物資核算與審計(jì)1.物資核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全物資核算制度，對(duì)物資采購(gòu)、庫(kù)存、使用、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面核算。物資采購(gòu)成本應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行核算，包括物資價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。庫(kù)存物資應(yīng)按照實(shí)際成本計(jì)價(jià)，采用先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等方法進(jìn)行核算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門核對(duì)物資賬目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。對(duì)于物資核算中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。2.物資審計(jì)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物資管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資采購(gòu)、驗(yàn)收、庫(kù)存、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。審計(jì)內(nèi)容包括物資采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收的準(zhǔn)確性與規(guī)范性、庫(kù)存物資的管理情況、物資使用的合理性與節(jié)約性、物資處置的合規(guī)性等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查企業(yè)成立物資管理監(jiān)督小組，由財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理等部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)物資管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、物資驗(yàn)收情況、庫(kù)存管理情況、物資使用情況、物資處置情況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。2.考核評(píng)價(jià)建立物資管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門物資管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括物資采購(gòu)成