企業(yè)文件借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，規(guī)范文件借閱行為，確保文件的安全與完整，提高文件的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）文件定義本制度所指文件包括公司各類(lèi)規(guī)章制度、合同協(xié)議、報(bào)告報(bào)表、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等具有保存價(jià)值的書(shū)面、電子文檔。二、借閱原則（一）必要性原則借閱文件應(yīng)基于工作需要，確因業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目推進(jìn)等必須查閱相關(guān)文件時(shí)方可提出借閱申請(qǐng)。（二）審批原則所有文件借閱均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱文件。（三）限期歸還原則借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）安全保密原則借閱人有責(zé)任妥善保管所借文件，不得泄露文件內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。三、借閱流程（一）申請(qǐng)1.借閱人需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至文件管理部門(mén)。2.文件管理部門(mén)根據(jù)文件的密級(jí)、重要性等因素進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密、核心技術(shù)等重要文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件管理部門(mén)審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋“文件借閱專(zhuān)用章”，并注明批準(zhǔn)日期。（三）借閱1.借閱人憑審批通過(guò)的《文件借閱申請(qǐng)表》到文件管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.文件管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的信息，查找并提供相應(yīng)文件，同時(shí)在《文件借閱登記臺(tái)賬》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、文件名稱(chēng)、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.文件管理人員將文件交付借閱人時(shí)，雙方應(yīng)進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確保文件數(shù)量、完整性等無(wú)誤。借閱人需在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借文件。如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向文件管理部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還文件時(shí)，借閱人需確保文件完好無(wú)損，無(wú)缺頁(yè)、涂改等情況。文件管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，并在《文件借閱登記臺(tái)賬》上記錄歸還日期。3.如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向文件管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償責(zé)任根據(jù)文件的重要性、價(jià)值等因素確定，具體賠償標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、借閱權(quán)限（一）普通文件公司內(nèi)部各部門(mén)員工因工作需要可借閱普通文件，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）重要文件涉及公司重要決策、核心業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要文件，僅限相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上級(jí)別人員借閱，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）機(jī)密文件公司機(jī)密文件嚴(yán)格限制借閱范圍，僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)、核心業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員借閱。借閱期限根據(jù)文件性質(zhì)和保密要求確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。五、文件保管與使用要求（一）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借文件，不得將文件隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。2.文件應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞。3.對(duì)于電子文件，借閱人應(yīng)按照公司規(guī)定的存儲(chǔ)方式和安全措施進(jìn)行保管，防止文件丟失、損壞或被非法獲取。（二）使用要求1.借閱人只能在工作時(shí)間內(nèi)使用所借文件，不得在非工作場(chǎng)所擅自使用文件。2.如需對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)提前向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、掃描后的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。3.借閱人在使用文件過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作需要引用文件內(nèi)容，應(yīng)注明文件來(lái)源。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查文件管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借閱文件進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的歸還情況、保管狀況、使用記錄等。對(duì)于逾期未歸還的文件，應(yīng)及時(shí)催還。（二）不定期抽查公司將不定期對(duì)各部門(mén)文件借閱情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查借閱流程的執(zhí)行情況、文件保管與使用的規(guī)范性等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，將及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱、逾期未歸還、泄露文件內(nèi)容等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因借閱人保管不善導(dǎo)致文件損壞、丟失的，借閱人應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。如因故意或重大過(guò)失造成公司損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。七、附則