合同章授權(quán)管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同章的使用管理，規(guī)范合同章授權(quán)行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬子公司在簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力文件時涉及合同章的使用與授權(quán)管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同章的使用與授權(quán)必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的簽訂、履行合法有效。2.嚴(yán)格授權(quán)原則明確合同章使用的審批流程和授權(quán)范圍，未經(jīng)有效授權(quán)，任何人不得擅自使用合同章。3.風(fēng)險防控原則通過規(guī)范管理，對合同簽訂過程中的風(fēng)險進(jìn)行有效識別、評估和控制，保障公司利益。4.責(zé)任追究原則對違反本制度使用合同章的行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、合同章的管理（一）合同章的刻制與備案1.合同章由公司統(tǒng)一刻制，刻制完成后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理備案登記手續(xù)。2.備案內(nèi)容包括合同章樣式、編號、啟用時間等信息。（二）合同章的保管1.合同章由公司指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員應(yīng)設(shè)立專門的合同章保管臺賬，詳細(xì)記錄合同章的使用情況，包括使用時間、使用部門、合同名稱、合同編號、蓋章份數(shù)等信息。3.合同章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章安全。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將合同章帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由保管人員全程陪同，使用完畢后立即帶回公司。（三）合同章的更換與銷毀1.合同章因磨損、遺失、被盜等原因需要更換時，由保管人員提出申請，經(jīng)行政部門審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重新刻制合同章，并辦理備案登記手續(xù)。2.原合同章由行政部門負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。三、合同章的授權(quán)管理（一）授權(quán)主體與范圍1.公司法定代表人是合同章使用的最終授權(quán)人，有權(quán)決定合同章的使用事宜。2.除法定代表人外，其他人員使用合同章必須經(jīng)過法定代表人的書面授權(quán)。授權(quán)范圍包括具體的合同項目、授權(quán)期限、授權(quán)金額等。（二）授權(quán)申請與審批1.各部門或子公司因業(yè)務(wù)需要使用合同章時，應(yīng)填寫《合同章使用授權(quán)申請表》，詳細(xì)說明申請使用合同章的原因、合同項目名稱、合同金額、授權(quán)期限等信息。2.《合同章使用授權(quán)申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同項目的具體情況，認(rèn)真審核申請內(nèi)容，決定是否給予授權(quán)。3.對于重大合同項目或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后，方可給予授權(quán)。（三）授權(quán)書的出具1.經(jīng)審批同意使用合同章的，由公司法定代表人或其授權(quán)的代理人出具《合同章使用授權(quán)書》。2.《合同章使用授權(quán)書》應(yīng)明確授權(quán)事項、授權(quán)期限、授權(quán)金額、被授權(quán)人等信息，并加蓋公司公章。3.授權(quán)書一式兩份，一份交被授權(quán)人作為使用合同章的依據(jù)，一份由公司存檔備案。（四）授權(quán)的變更與終止1.在授權(quán)期限內(nèi)，如因合同項目變更、授權(quán)事項調(diào)整等原因需要變更授權(quán)內(nèi)容的，由被授權(quán)人填寫《合同章使用授權(quán)變更申請表》，經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意后，重新出具授權(quán)書。2.授權(quán)期限屆滿或合同項目完成后，授權(quán)自動終止。被授權(quán)人應(yīng)將授權(quán)書及合同章交回公司保管人員，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。四、合同章的使用流程（一）合同起草與審核1.合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等條款。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進(jìn)行審查，提出修改意見，確保合同合法合規(guī)。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對合同進(jìn)行修改完善，形成最終的合同文本。（二）合同用印申請1.合同文本審核通過后，業(yè)務(wù)部門填寫《合同章使用申請表》，注明合同名稱、合同編號、合同金額、對方單位名稱、合同簽訂時間等信息，并附上合同文本。2.《合同章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，連同合同文本一并提交給合同章保管人員。（三）用印審批1.合同章保管人員收到《合同章使用申請表》及合同文本后，應(yīng)認(rèn)真核對申請內(nèi)容與合同文本是否一致，并按照授權(quán)管理的規(guī)定進(jìn)行審批。2.對于已獲得授權(quán)的合同項目，合同章保管人員應(yīng)檢查授權(quán)書是否在有效期內(nèi)，授權(quán)內(nèi)容是否與合同一致。如無問題，在《合同章使用申請表》上簽字確認(rèn)，并注明蓋章位置。3.對于超出授權(quán)范圍或未經(jīng)授權(quán)的合同項目，合同章保管人員應(yīng)拒絕用印，并及時將情況反饋給公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（四）合同蓋章1.經(jīng)審批同意用印的合同，合同章保管人員應(yīng)在合同指定位置加蓋合同章，并確保印章清晰、端正。2.蓋章完成后，合同章保管人員應(yīng)在合同上注明蓋章日期，并在合同章保管臺賬上記錄蓋章情況。（五）合同存檔1.合同蓋章后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本原件一份留存歸檔，另一份交對方單位。2.合同存檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保合同檔案的完整性和可查閱性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同章的使用與授權(quán)管理情況進(jìn)行審計檢查，重點檢查合同章的保管是否安全、授權(quán)是否規(guī)范、使用流程是否合規(guī)等。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對合同章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查合同章保管臺賬的記錄是否準(zhǔn)確、完整。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門合同章使用情況的監(jiān)督管理，確保本部門人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用合同章。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度使用合同章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如因違規(guī)使用合同章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)