合同造價(jià)部管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同造價(jià)部的管理，規(guī)范部門工作流程，提高工作效率，確保公司合同簽訂及造價(jià)管理工作的順利進(jìn)行，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司合同造價(jià)部全體員工。3.職責(zé)分工合同造價(jià)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)部門的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)。審核合同文本及造價(jià)文件，把控風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)部門員工進(jìn)行績(jī)效考核與培訓(xùn)指導(dǎo)。合同專員負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、歸檔等具體工作。協(xié)助處理合同履行過程中的相關(guān)事宜。收集、整理合同相關(guān)資料，建立合同臺(tái)賬。造價(jià)師負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的造價(jià)預(yù)算、結(jié)算編制與審核。對(duì)工程造價(jià)進(jìn)行成本分析與控制。參與工程招投標(biāo)文件中造價(jià)部分的編制。二、合同管理1.合同簽訂流程項(xiàng)目發(fā)起公司內(nèi)部各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、對(duì)方單位等信息，并附上相關(guān)背景資料。初步審核合同造價(jià)部收到申請(qǐng)表后，由合同專員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、格式是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通補(bǔ)充完善。合同起草根據(jù)項(xiàng)目情況，合同專員負(fù)責(zé)起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，確保合同條款合法、合規(guī)、清晰、準(zhǔn)確。起草過程中應(yīng)參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，如有特殊情況需進(jìn)行修改，應(yīng)注明修改原因及依據(jù)。審核會(huì)簽合同文本起草完成后，依次提交部門經(jīng)理、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核會(huì)簽。各部門應(yīng)從專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。合同專員負(fù)責(zé)匯總各方意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)審核會(huì)簽后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)政策、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等因素進(jìn)行審批決策。如領(lǐng)導(dǎo)提出進(jìn)一步修改意見，合同專員應(yīng)及時(shí)落實(shí)并再次提交審批。合同簽訂合同獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由授權(quán)代表與對(duì)方單位簽訂合同。簽訂過程中應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。合同簽訂后，合同專員負(fù)責(zé)將合同原件一份交公司檔案室歸檔，一份留存部門，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。2.合同履行管理跟蹤監(jiān)督合同簽訂后，合同專員應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展。對(duì)于重要合同，應(yīng)建立專門的跟蹤臺(tái)賬，記錄合同履行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、交付成果、款項(xiàng)支付等信息。協(xié)調(diào)溝通在合同履行過程中，如出現(xiàn)爭(zhēng)議或問題，合同專員應(yīng)及時(shí)與對(duì)方單位溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。對(duì)于涉及公司內(nèi)部多個(gè)部門的問題，應(yīng)積極組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會(huì)議，共同商討解決辦法。變更管理如因客觀原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更，合同變更申請(qǐng)應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。變更內(nèi)容應(yīng)明確、具體，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。合同專員負(fù)責(zé)對(duì)合同變更情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)更新合同臺(tái)賬及相關(guān)資料?？铐?xiàng)支付管理財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定及實(shí)際履行情況進(jìn)行款項(xiàng)支付審核。合同專員應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)合同履行證明材料，確保款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)于逾期未支付款項(xiàng)，合同專員應(yīng)及時(shí)與對(duì)方單位溝通催款，并向部門經(jīng)理匯報(bào)情況。3.合同檔案管理歸檔要求合同簽訂后，合同專員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交公司檔案室歸檔。歸檔資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。查閱借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱借閱手續(xù)。查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。檔案保管期限合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。期滿后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。三、造價(jià)管理1.造價(jià)預(yù)算編制項(xiàng)目資料收集造價(jià)師在接到工程項(xiàng)目造價(jià)預(yù)算編制任務(wù)后，首先收集項(xiàng)目相關(guān)資料，包括工程設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工方案、現(xiàn)場(chǎng)勘查報(bào)告等。同時(shí)，了解項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求等信息，為準(zhǔn)確編制預(yù)算提供依據(jù)。工程量計(jì)算根據(jù)收集到的資料，造價(jià)師按照相關(guān)工程量計(jì)算規(guī)則，對(duì)工程項(xiàng)目的各項(xiàng)工程量進(jìn)行詳細(xì)計(jì)算。計(jì)算過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，確保工程量的準(zhǔn)確性。對(duì)于復(fù)雜的工程項(xiàng)目，可采用分層、分段計(jì)算等方法，提高計(jì)算效率和準(zhǔn)確性。計(jì)價(jià)依據(jù)選擇根據(jù)工程項(xiàng)目的性質(zhì)、特點(diǎn)及當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)管理規(guī)定，選擇合適的計(jì)價(jià)依據(jù)。如采用定額計(jì)價(jià)，應(yīng)選用最新的定額版本；如采用清單計(jì)價(jià)，應(yīng)按照相關(guān)清單計(jì)價(jià)規(guī)范進(jìn)行編制。同時(shí)，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定人工、材料、機(jī)械等費(fèi)用的價(jià)格水平。預(yù)算編制在完成工程量計(jì)算和計(jì)價(jià)依據(jù)選擇后，造價(jià)師按照規(guī)定的格式編制工程項(xiàng)目造價(jià)預(yù)算文件。預(yù)算文件應(yīng)包括封面、目錄、編制說明、工程預(yù)算表、主要材料價(jià)格表等內(nèi)容。編制說明應(yīng)詳細(xì)闡述預(yù)算編制的依據(jù)、方法、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等情況，工程預(yù)算表應(yīng)清晰列出各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算過程和結(jié)果。審核與調(diào)整預(yù)算編制完成后，造價(jià)師應(yīng)進(jìn)行自審，檢查預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和完整性。然后提交部門經(jīng)理進(jìn)行審核。部門經(jīng)理審核后，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與造價(jià)師溝通，進(jìn)行修改調(diào)整。審核通過后的預(yù)算文件作為項(xiàng)目成本控制和招投標(biāo)報(bào)價(jià)的重要依據(jù)。2.造價(jià)結(jié)算審核結(jié)算資料收集在工程項(xiàng)目竣工后，造價(jià)師負(fù)責(zé)收集工程結(jié)算資料，包括工程竣工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、施工簽證單、工程結(jié)算書等。要求施工單位提交的結(jié)算資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，如有缺失或不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)通知施工單位補(bǔ)充完善。資料審核對(duì)施工單位提交的結(jié)算資料進(jìn)行審核，檢查資料的真實(shí)性、完整性和關(guān)聯(lián)性。重點(diǎn)審核設(shè)計(jì)變更、施工簽證等資料的合法性和有效性，核實(shí)其是否經(jīng)過相關(guān)部門和人員的簽字確認(rèn)。對(duì)于存在疑問的資料，應(yīng)與施工單位進(jìn)行核對(duì)，必要時(shí)可到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘查核實(shí)。工程量復(fù)核根據(jù)竣工圖紙及相關(guān)資料，對(duì)工程結(jié)算中的工程量進(jìn)行復(fù)核。與原預(yù)算工程量進(jìn)行對(duì)比，檢查工程量的增減變化情況是否合理。對(duì)于工程量增加較大的項(xiàng)目，應(yīng)重點(diǎn)審查其變更原因及依據(jù)，防止虛報(bào)工程量。計(jì)價(jià)審核對(duì)工程結(jié)算中的計(jì)價(jià)進(jìn)行審核，檢查計(jì)價(jià)依據(jù)是否正確，單價(jià)是否合理。按照合同約定的計(jì)價(jià)方式和取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行核算。關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)工程造價(jià)的影響，對(duì)于調(diào)整后的價(jià)格應(yīng)審核其合理性和合規(guī)性。結(jié)算報(bào)告編制經(jīng)過工程量復(fù)核和計(jì)價(jià)審核后，造價(jià)師編制工程結(jié)算審核報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括工程概況、審核依據(jù)、審核范圍、審核結(jié)果、主要問題及處理建議等內(nèi)容。審核報(bào)告應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目的結(jié)算情況，為公司結(jié)算支付提供依據(jù)。3.工程造價(jià)成本分析與控制成本分析定期對(duì)已完成工程項(xiàng)目的造價(jià)成本進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算成本與實(shí)際成本的差異情況。分析成本差異產(chǎn)生的原因，包括工程量變化、價(jià)格波動(dòng)、施工管理等因素。通過成本分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的項(xiàng)目成本控制提供參考。成本控制措施根據(jù)成本分析結(jié)果，制定相應(yīng)的成本控制措施。在項(xiàng)目前期，加強(qiáng)對(duì)工程造價(jià)的預(yù)算管理，合理確定造價(jià)控制目標(biāo)；在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格控制工程變更，加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的管理，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理合規(guī)；在結(jié)算階段，認(rèn)真審核結(jié)算資料，嚴(yán)格把關(guān)結(jié)算金額，防止高估冒算。動(dòng)態(tài)監(jiān)控建立工程造價(jià)成本動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)掌握項(xiàng)目成本變化情況。定期對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行跟蹤分析，發(fā)現(xiàn)成本偏差及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。通過動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保項(xiàng)目成本始終處于可控范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。四、工作流程與規(guī)范1.文件收發(fā)與傳遞合同造價(jià)部設(shè)立專人負(fù)責(zé)文件收發(fā)工作。收到外部文件后，應(yīng)及時(shí)登記文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、日期等信息，并按照文件內(nèi)容進(jìn)行分類。內(nèi)部文件由部門經(jīng)理或指定人員起草、審核后，交文件收發(fā)人員統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件副本分發(fā)給相關(guān)人員，并做好文件發(fā)放記錄。文件傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員。對(duì)于重要文件，應(yīng)要求收件人簽字確認(rèn)收到。2.會(huì)議管理部門定期召開工作會(huì)議，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作任務(wù)。會(huì)議由部門經(jīng)理主持，全體員工參加。會(huì)議前，應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)，并通知參會(huì)人員。參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，以便在會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)和討論。會(huì)議過程中，應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)間等信息。會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)部門經(jīng)理審核后分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。對(duì)于重要會(huì)議的決議事項(xiàng)，應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，定期檢查決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。3.工作匯報(bào)制度合同專員和造價(jià)師應(yīng)定期向部門經(jīng)理匯報(bào)工作進(jìn)展情況，包括合同簽訂、履行情況，造價(jià)預(yù)算、結(jié)算工作進(jìn)度等。匯報(bào)方式可采用書面報(bào)告或口頭匯報(bào)相結(jié)合的形式。對(duì)于重大項(xiàng)目或重要事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理進(jìn)行專項(xiàng)匯報(bào)。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括項(xiàng)目進(jìn)展情況、遇到的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。部門經(jīng)理應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同造價(jià)部的工作情況，包括部門整體工作業(yè)績(jī)、存在的問題及改進(jìn)措施等。匯報(bào)應(yīng)采用書面報(bào)告的形式，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。五、績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制1.績(jī)效考核指標(biāo)合同專員績(jī)效考核指標(biāo)合同簽訂及時(shí)率：考核合同簽訂是否按照規(guī)定流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。合同履行跟蹤準(zhǔn)確率：考核對(duì)合同履行情況跟蹤的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。合同檔案管理合格率：考核合同檔案歸檔的完整性、規(guī)范性。合同糾紛處理滿意度：考核處理合同糾紛過程中對(duì)方單位的滿意度。造價(jià)師績(jī)效考核指標(biāo)造價(jià)預(yù)算準(zhǔn)確率：考核造價(jià)預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。造價(jià)結(jié)算審核誤差率：考核造價(jià)結(jié)算審核結(jié)果與實(shí)際情況的誤差程度。成本分析與控制效果：考核通過成本分析提出的控制措施對(duì)項(xiàng)目成本的控制效果。項(xiàng)目造價(jià)咨詢服務(wù)滿意度：考核為公司內(nèi)部各部門及外部客戶提供造價(jià)咨詢服務(wù)的滿意度。2.績(jī)效考核周期績(jī)效考核周期為季度考核與年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。季度考核結(jié)果作為員工季度績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)，年度考核結(jié)果作為員工年度評(píng)優(yōu)、晉升、薪酬調(diào)整的重要依據(jù)。3.考核方式員工自評(píng)：?jiǎn)T工根據(jù)本季度工作表現(xiàn)，對(duì)照績(jī)效考核指標(biāo)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，填寫《員工季度績(jī)效考核自評(píng)表》。上級(jí)評(píng)價(jià)：部門經(jīng)理根據(jù)員工日常工作表現(xiàn)、工作成果等情況，對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《員工季度績(jī)效考核評(píng)價(jià)表》。綜合評(píng)價(jià)：人力資源部門結(jié)合員工自評(píng)和上級(jí)評(píng)價(jià)結(jié)果，進(jìn)行綜合審核，確定員工季度績(jī)效考核成績(jī)。年度考核在季度考核的基礎(chǔ)上，增加員工互評(píng)、客戶評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，全面評(píng)價(jià)員工年度工作表現(xiàn)。4.激勵(lì)機(jī)制績(jī)效獎(jiǎng)金：根據(jù)員工績(jī)效考核結(jié)果發(fā)放季度績(jī)效獎(jiǎng)金?？?jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)與績(jī)效考核成績(jī)掛鉤，績(jī)效考核成績(jī)優(yōu)秀的員工可獲得