ehr系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司EHR（電子人力資源管理）系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，充分發(fā)揮其在人力資源管理中的作用，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與EHR系統(tǒng)相關(guān)的各類操作、維護(hù)、管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：EHR系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、保密，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和非法篡改。3.準(zhǔn)確性原則：確保系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為人力資源決策提供可靠依據(jù)。4.便捷性原則：優(yōu)化系統(tǒng)操作流程，提高員工使用體驗(yàn)，方便各項(xiàng)人力資源業(yè)務(wù)的開(kāi)展。5.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)使用、維護(hù)、管理等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.系統(tǒng)管理組負(fù)責(zé)EHR系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)與升級(jí)，根據(jù)公司發(fā)展需求提出系統(tǒng)功能優(yōu)化建議。制定和完善EHR系統(tǒng)管理制度、操作流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶賬號(hào)的創(chuàng)建、權(quán)限設(shè)置與管理，定期清理無(wú)效賬號(hào)。協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各類技術(shù)問(wèn)題，與系統(tǒng)供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)獲取技術(shù)支持和系統(tǒng)更新。負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)及存儲(chǔ)管理，確保數(shù)據(jù)安全可靠。2.數(shù)據(jù)維護(hù)組負(fù)責(zé)EHR系統(tǒng)中各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、審核、更新與維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和校驗(yàn)，及時(shí)糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和不一致問(wèn)題。協(xié)助其他部門完成與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)和報(bào)表生成工作。3.業(yè)務(wù)應(yīng)用組負(fù)責(zé)指導(dǎo)和培訓(xùn)員工正確使用EHR系統(tǒng)，解答員工在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。推動(dòng)人力資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)在EHR系統(tǒng)中的規(guī)范應(yīng)用，如招聘、考勤、績(jī)效、培訓(xùn)、薪酬等模塊，提高業(yè)務(wù)處理效率和質(zhì)量。收集員工對(duì)系統(tǒng)使用的反饋意見(jiàn)，及時(shí)反饋給系統(tǒng)管理組進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。（二）其他部門1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門EHR系統(tǒng)使用的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工按照規(guī)定使用系統(tǒng)，確保各項(xiàng)人力資源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。2.各部門指定專人作為系統(tǒng)信息員，協(xié)助部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門做好本部門相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入及系統(tǒng)操作工作，及時(shí)反饋本部門員工在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.員工入職時(shí)，人力資源部門系統(tǒng)管理組為其創(chuàng)建EHR系統(tǒng)賬號(hào)，賬號(hào)命名規(guī)則為員工工號(hào)，初始密碼由系統(tǒng)隨機(jī)生成并通過(guò)短信方式發(fā)送至員工預(yù)留手機(jī)。員工首次登錄系統(tǒng)后須立即修改密碼，密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于[X]位，且不得使用簡(jiǎn)單易猜的密碼。2.員工離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門系統(tǒng)管理組，系統(tǒng)管理組在辦理離職手續(xù)后及時(shí)停用該員工賬號(hào)，并刪除相關(guān)權(quán)限。3.員工因工作調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等原因需要調(diào)整系統(tǒng)權(quán)限時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《EHR系統(tǒng)權(quán)限變更申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由系統(tǒng)管理組進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。4.員工遺忘賬號(hào)密碼時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)登錄界面的“忘記密碼”功能進(jìn)行密碼重置。若無(wú)法通過(guò)該方式重置密碼，員工需向人力資源部門系統(tǒng)管理組提交書面申請(qǐng)，注明個(gè)人信息及重置密碼原因，經(jīng)核實(shí)身份后，系統(tǒng)管理組為其重置密碼。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保錄入的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。錄入人員對(duì)錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，錄入完成后須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如員工基本信息、崗位信息、部門信息等由人力資源部門數(shù)據(jù)維護(hù)組統(tǒng)一錄入和維護(hù)。各部門如需新增、修改或刪除基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)填寫《EHR系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更申請(qǐng)表》，提交人力資源部門數(shù)據(jù)維護(hù)組審核，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行操作。3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如招聘信息、考勤記錄、績(jī)效評(píng)估結(jié)果、培訓(xùn)記錄、薪酬數(shù)據(jù)等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)錄入系統(tǒng)。錄入過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示和操作規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入完成后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)的數(shù)據(jù)方可生效。4.數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率為每周[X]次，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。5.對(duì)于歷史數(shù)據(jù)的查詢和使用，應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，經(jīng)授權(quán)后方可進(jìn)行操作。如需對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或刪除，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并保留相關(guān)記錄。（三）系統(tǒng)操作流程1.員工在使用EHR系統(tǒng)辦理各項(xiàng)人力資源業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的操作流程進(jìn)行操作。如遇操作問(wèn)題或疑問(wèn)，可向本部門系統(tǒng)信息員或人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組咨詢。2.業(yè)務(wù)流程涉及多個(gè)環(huán)節(jié)的，各環(huán)節(jié)操作人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成操作，并及時(shí)將操作結(jié)果反饋給下一環(huán)節(jié)的操作人員。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)完成操作，應(yīng)提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門說(shuō)明情況。3.在系統(tǒng)操作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況，操作人員應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)通知人力資源部門系統(tǒng)管理組。系統(tǒng)管理組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和處理，記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象及處理過(guò)程，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，確保業(yè)務(wù)不受影響。四、系統(tǒng)安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.公司應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.嚴(yán)禁員工在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下訪問(wèn)未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)站，嚴(yán)禁下載、安裝來(lái)歷不明的軟件和文件，避免因網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露或遭受破壞。3.定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）數(shù)據(jù)安全1.嚴(yán)格控制EHR系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保數(shù)據(jù)只能被授權(quán)人員訪問(wèn)和處理。2.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，采用安全可靠的加密算法，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員賬號(hào)的管理，系統(tǒng)管理員賬號(hào)應(yīng)專人專用，定期更換密碼。在進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)處理等操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，并做好操作記錄。4.禁止員工私自將EHR系統(tǒng)數(shù)據(jù)拷貝、導(dǎo)出或傳播給無(wú)關(guān)人員。如因工作需要確需導(dǎo)出數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并對(duì)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行妥善保管，防止數(shù)據(jù)泄露。5.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查數(shù)據(jù)訪問(wèn)記錄、操作日志等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。對(duì)于違反數(shù)據(jù)安全規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）系統(tǒng)備份與恢復(fù)1.按照本制度“數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)”部分的要求，定期對(duì)EHR系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，并分別存放在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)演練應(yīng)記錄演練過(guò)程和結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。3.在進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)或數(shù)據(jù)遷移等操作前，應(yīng)提前做好數(shù)據(jù)備份工作，并制定詳細(xì)的操作方案和應(yīng)急預(yù)案。操作過(guò)程中應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，確保操作順利進(jìn)行，如出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定年度EHR系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋EHR系統(tǒng)的各個(gè)模塊，如系統(tǒng)概述、操作流程、功能應(yīng)用、常見(jiàn)問(wèn)題解答等。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同崗位的需求，設(shè)置針對(duì)性的培訓(xùn)課程，提高員工的系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)處理能力。3.培訓(xùn)對(duì)象包括新入職員工、系統(tǒng)操作不熟練的員工、因系統(tǒng)升級(jí)或業(yè)務(wù)變化需要學(xué)習(xí)新功能的員工等。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、一對(duì)一輔導(dǎo)等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組負(fù)責(zé)組織實(shí)施EHR系統(tǒng)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)前應(yīng)提前通知培訓(xùn)對(duì)象，準(zhǔn)備好培訓(xùn)教材、設(shè)備等相關(guān)資料。2.集中培訓(xùn)應(yīng)選擇在工作時(shí)間以外或周末進(jìn)行，避免影響員工正常工作。培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)注重與員工的互動(dòng)交流，及時(shí)解答員工提出的問(wèn)題，確保員工能夠理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。3.在線培訓(xùn)應(yīng)提供豐富的學(xué)習(xí)資源，如視頻教程、操作手冊(cè)、常見(jiàn)問(wèn)題解答等。員工可根據(jù)自己的時(shí)間和進(jìn)度進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，并通過(guò)在線測(cè)試等方式檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果。人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)在線培訓(xùn)的管理和輔導(dǎo)，及時(shí)回復(fù)員工的學(xué)習(xí)疑問(wèn)。4.對(duì)于操作不熟練的員工或新入職員工，人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組應(yīng)提供一對(duì)一輔導(dǎo)服務(wù)，幫助其熟悉系統(tǒng)操作流程，解決實(shí)際操作中遇到的問(wèn)題。（三）系統(tǒng)支持1.人力資源部門業(yè)務(wù)應(yīng)用組應(yīng)設(shè)立系統(tǒng)支持熱線或在線服務(wù)渠道，及時(shí)解答員工在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。對(duì)于一般性問(wèn)題，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究分析，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。2.定期收集員工對(duì)系統(tǒng)使用的反饋意見(jiàn)和建議，對(duì)反饋問(wèn)題進(jìn)行分類整理，及時(shí)反饋給系統(tǒng)管理組進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。對(duì)于員工提出的合理建議，應(yīng)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并在系統(tǒng)優(yōu)化過(guò)程中予以考慮。3.系統(tǒng)管理組應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)性能、穩(wěn)定性等方面存在的問(wèn)題。對(duì)于因系統(tǒng)升級(jí)或優(yōu)化導(dǎo)致的操作流程變化，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)員工，并提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。六、系統(tǒng)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.人力資源部門應(yīng)建立EHR系統(tǒng)使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)操作規(guī)范執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)質(zhì)量、系統(tǒng)安全管理措施落實(shí)情況等。2.設(shè)立系統(tǒng)使用監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)監(jiān)督工作，通過(guò)查看系統(tǒng)操作日志、數(shù)據(jù)報(bào)表、實(shí)地檢查等方式，對(duì)各部門和員工的系統(tǒng)使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)操作行為和數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門和員工限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將EHR系統(tǒng)使用情況納入員工績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括系統(tǒng)操作熟練程度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)處理效率、系統(tǒng)安全意識(shí)等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并在公司內(nèi)部公布。2.定期對(duì)員工的EHR系統(tǒng)使用情況進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果作為員工績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放、崗位晉升、評(píng)優(yōu)評(píng)先等的重要依