設(shè)計(jì)文件借用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)文件的管理，規(guī)范設(shè)計(jì)文件的借用行為，確保設(shè)計(jì)文件的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位借用設(shè)計(jì)文件的管理。（三）基本原則1.受控原則：設(shè)計(jì)文件的借用必須在受控狀態(tài)下進(jìn)行，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.審批原則：嚴(yán)格履行借用審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借用設(shè)計(jì)文件。3.歸還原則：借用的設(shè)計(jì)文件必須按時(shí)歸還，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。4.保密原則：借用人員應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。二、設(shè)計(jì)文件的分類與編號(hào)（一）分類設(shè)計(jì)文件分為以下幾類：1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)方案文件：包括初步設(shè)計(jì)方案、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.技術(shù)文件：包括設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)規(guī)范、操作規(guī)程等。4.其他文件：包括與設(shè)計(jì)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來信函等。（二）編號(hào)設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則如下：[具體編號(hào)規(guī)則，例如：項(xiàng)目名稱縮寫+年份+序號(hào)，如XM2023001]三、借用申請(qǐng)與審批（一）借用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)因工作需要借用設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)文件借用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明借用文件的名稱、編號(hào)、借用期限、借用用途等信息。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位借用設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)向公司相關(guān)部門提交借用申請(qǐng)函，說明借用文件的名稱、編號(hào)、借用期限、借用用途等信息，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.內(nèi)部借用：申請(qǐng)表由借用部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司設(shè)計(jì)管理部門審核。設(shè)計(jì)管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請(qǐng)表交至公司檔案管理部門辦理借用手續(xù)。2.外部借用：借用申請(qǐng)函由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借用申請(qǐng)函交至公司檔案管理部門辦理借用手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在收到借用申請(qǐng)函后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將借用申請(qǐng)函轉(zhuǎn)至公司設(shè)計(jì)管理部門，由設(shè)計(jì)管理部門對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理部門辦理借用手續(xù)。（三）審批權(quán)限1.內(nèi)部借用：借用期限在[X]天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；借用期限在[X]天以上至[X]天的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借用期限在[X]天以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.外部借用：借用期限在[X]天以內(nèi)的，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；借用期限在[X]天以上至[X]天的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借用期限在[X]天以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、借用期限與歸還（一）借用期限1.設(shè)計(jì)文件的借用期限一般不得超過[X]天，特殊情況需要延長借用期限的，應(yīng)在借用期限屆滿前[X]天向公司設(shè)計(jì)管理部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借用期限累計(jì)不得超過[X]天。（二）歸還1.借用人員應(yīng)在借用期限屆滿前將借用的設(shè)計(jì)文件歸還至公司檔案管理部門。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向公司設(shè)計(jì)管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的設(shè)計(jì)文件應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。賠償金額按照設(shè)計(jì)文件的原價(jià)或評(píng)估價(jià)計(jì)算。3.檔案管理部門在收到歸還的設(shè)計(jì)文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)通知借用人員進(jìn)行處理。五、借用文件的保管與使用（一）保管1.借用人員應(yīng)妥善保管借用的設(shè)計(jì)文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描或傳播給無關(guān)人員。2.借用人員應(yīng)將借用的設(shè)計(jì)文件存放在安全、保密的地方，防止文件丟失、損壞或被盜。3.借用人員在借用期間如發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向公司設(shè)計(jì)管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）使用1.借用人員應(yīng)按照借用申請(qǐng)的用途使用設(shè)計(jì)文件，不得擅自改變文件的用途或用于其他目的。2.借用人員在使用設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)文件的版權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播或用于商業(yè)目的。3.借用人員在使用設(shè)計(jì)文件過程中如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或需要修改等情況，應(yīng)及時(shí)向公司設(shè)計(jì)管理部門報(bào)告，不得擅自修改。六、保密規(guī)定（一）保密義務(wù)1.借用人員應(yīng)對(duì)借用的設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.借用人員在借用期間應(yīng)遵守公司的保密制度，不得將設(shè)計(jì)文件帶出公司或在公司以外的場(chǎng)所使用。3.借用人員在借用期限屆滿后，應(yīng)將借用的設(shè)計(jì)文件歸還至公司檔案管理部門，并辦理相關(guān)的歸還手續(xù)。歸還后，借用人員不得再接觸和使用該設(shè)計(jì)文件。（二）違約責(zé)任1.如借用人員違反保密規(guī)定，將設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如借用人員因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額按照公司的實(shí)際損失計(jì)算。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司設(shè)計(jì)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)文件的借用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)借用人員的保管和使用情況進(jìn)行抽查。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)借用文件的歸還情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)提醒借用人員按時(shí)歸還借用的設(shè)計(jì)文件。（二）檢查1.公司設(shè)計(jì)管理部門和檔案管理部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)借用人員有違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令其改正，并按照本制度的規(guī)定進(jìn)行處理。2.公司設(shè)計(jì)管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)計(jì)文件的借用情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善設(shè)計(jì)文件的借用管理制度。八、處罰與獎(jiǎng)勵(lì)（一）處罰1.借用人員如有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借用設(shè)計(jì)文件的；借用期限屆滿后未按時(shí)歸還設(shè)計(jì)文件的；擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描或傳播設(shè)計(jì)文件給無關(guān)人員的；擅自改變?cè)O(shè)計(jì)文件的用途或用于其他目的的；未妥善保管設(shè)計(jì)文件，導(dǎo)致文件丟失、損壞或被盜的；違反保密規(guī)定，將設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容泄露給無關(guān)人員的。2.處罰方式包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。具體處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：第一次違反本制度的，給予警告處分；第二次違反本制度的，給予罰款[X]元的處罰；第三次違反本制度的，給予解除勞動(dòng)合同的處罰。（二）獎(jiǎng)勵(lì)1.借用人員如有下列行為之一的，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)：嚴(yán)格遵守本制度，在借用設(shè)計(jì)文件過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的；及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告設(shè)計(jì)文件存在的問題，避免公司遭受重大損失的；對(duì)設(shè)計(jì)文件的管理提出合理化建議，被公司采納并取得良好效果的。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于表揚(yáng)、獎(jiǎng)金、晉升等。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：表現(xiàn)優(yōu)秀的，給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)金[X]元的獎(jiǎng)勵(lì)；及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告設(shè)計(jì)文件存在的問題，避免公司遭受重大損失的，給予獎(jiǎng)金[X]元的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)設(shè)計(jì)文件的管理提出合理化建議，