科室印章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各科室印章的使用管理。（三）印章種類1.科室公章：代表科室行使職權(quán)的印章，用于對(duì)外發(fā)文、簽訂合同、出具證明等重要事項(xiàng)。2.科室專用章：根據(jù)科室業(yè)務(wù)需要刻制的專用印章，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。3.科室負(fù)責(zé)人名章：科室負(fù)責(zé)人個(gè)人的印章，用于特定文件或業(yè)務(wù)的簽署。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.科室因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過(guò)后，統(tǒng)一提交公司法定代表人審批。審批通過(guò)后，由行政管理部門指定專人到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章及印模交行政管理部門備案。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司法定代表人審批。2.審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、使用流程等事項(xiàng)。同時(shí)，將印章正式移交科室保管人，并辦理交接手續(xù)。3.科室應(yīng)在收到印章后，及時(shí)將印章存放在安全可靠的地方，并指定專人負(fù)責(zé)保管。三、印章的保管（一）保管人員1.科室公章、專用章應(yīng)由科室負(fù)責(zé)人指定專人保管，科室負(fù)責(zé)人名章由科室負(fù)責(zé)人本人保管或指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章使用規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。如因工作需要攜帶印章外出，必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《印章外出使用申請(qǐng)表》，注明外出時(shí)間、地點(diǎn)、用途等信息。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告科室負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，嚴(yán)禁超范圍、越權(quán)使用印章。2.使用印章應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得在空白紙張、表格、合同等文件上加蓋印章。3.印章使用應(yīng)建立登記制度，對(duì)每次使用印章的時(shí)間、事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用科室印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)印章使用的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般事項(xiàng)：由科室負(fù)責(zé)人審批。重要事項(xiàng)：由科室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項(xiàng)：由科室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法定代表人審批。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登記：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等信息，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔保管。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法事先填寫《印章使用申請(qǐng)表》并履行審批程序時(shí)，印章使用人應(yīng)電話請(qǐng)示科室負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先加蓋印章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并填寫《印章使用申請(qǐng)表》。2.因工作需要在空白紙張、表格、合同等文件上加蓋印章時(shí)，必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在文件上注明用途、有效期限等信息。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.科室印章因機(jī)構(gòu)撤銷、更名、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱、停用日期等信息，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過(guò)后，統(tǒng)一提交公司法定代表人審批。審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用的日期和相關(guān)事項(xiàng)。3.印章停用后，科室應(yīng)及時(shí)將印章交回行政管理部門，并辦理交接手續(xù)。行政管理部門應(yīng)將停用的印章妥善保管，防止丟失或誤用。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印章，行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，根據(jù)印章的性質(zhì)和保管期限，按照以下方式進(jìn)行銷毀：科室公章、專用章：由行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀，并邀請(qǐng)公司紀(jì)檢監(jiān)察部門或?qū)徲?jì)部門進(jìn)行監(jiān)督?？剖邑?fù)責(zé)人名章：由科室負(fù)責(zé)人自行銷毀或交行政管理部門統(tǒng)一銷毀。2.印章銷毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無(wú)法復(fù)原。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.印章銷毀后，行政管理部門應(yīng)將銷毀記錄存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)科室印章使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，公司紀(jì)檢監(jiān)察部門或?qū)徲?jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用管理情況進(jìn)行不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全可靠，是否存在丟失、損壞等情況。2.印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，是否存在超范圍、越權(quán)使用印章的情況。3.印章使用登記是否完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯(cuò)登等情況。4.印章停用與銷毀是否及時(shí)、規(guī)范，是否存在未按規(guī)定停用或銷毀印章的情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。