小公司商務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商務(wù)活動(dòng)流程，提高商務(wù)工作效率，加強(qiáng)公司商務(wù)管理，確保公司各項(xiàng)商務(wù)活動(dòng)的順利開展，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及商務(wù)活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：商務(wù)活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.誠實(shí)守信原則：在商務(wù)交往中，應(yīng)誠實(shí)守信，履行承諾，維護(hù)公司良好形象。3.效益優(yōu)先原則：商務(wù)活動(dòng)應(yīng)注重成本效益，追求公司利益最大化。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)商務(wù)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損失。二、商務(wù)活動(dòng)流程（一）商務(wù)信息收集與分析1.市場(chǎng)調(diào)研：各部門應(yīng)定期開展市場(chǎng)調(diào)研，收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、客戶需求等相關(guān)商務(wù)信息。2.信息整理與分析：對(duì)收集到的商務(wù)信息進(jìn)行整理、分類和分析，形成有價(jià)值的報(bào)告，為公司商務(wù)決策提供依據(jù)。3.信息共享：建立商務(wù)信息共享平臺(tái)，各部門之間應(yīng)及時(shí)共享商務(wù)信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）商務(wù)洽談1.洽談準(zhǔn)備：商務(wù)人員在進(jìn)行商務(wù)洽談前，應(yīng)充分了解對(duì)方背景、需求和意向，制定詳細(xì)的洽談方案。2.洽談過程：商務(wù)洽談過程中，應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，清晰準(zhǔn)確地表達(dá)公司觀點(diǎn)和立場(chǎng)，積極傾聽對(duì)方意見，尋求雙方利益的平衡點(diǎn)。3.洽談?dòng)涗洠荷虅?wù)人員應(yīng)做好商務(wù)洽談?dòng)涗?，包括洽談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、洽談內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等，洽談?dòng)涗洃?yīng)及時(shí)整理歸檔。（三）商務(wù)合同簽訂1.合同起草：商務(wù)合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交易條款、違約責(zé)任等。2.合同審核：合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核重點(diǎn)包括合同合法性、風(fēng)險(xiǎn)防范、財(cái)務(wù)條款等。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（四）商務(wù)合同執(zhí)行與監(jiān)控1.合同執(zhí)行：各部門應(yīng)按照商務(wù)合同約定履行各自義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)商務(wù)合同執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。3.變更管理：如因客觀原因需要變更商務(wù)合同內(nèi)容，應(yīng)按照合同變更程序進(jìn)行操作，確保變更后的合同合法有效。4.結(jié)算管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照商務(wù)合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)結(jié)算手續(xù)，確保公司資金安全。（五）商務(wù)活動(dòng)結(jié)束1.總結(jié)評(píng)估：商務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析活動(dòng)效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的商務(wù)活動(dòng)提供參考。2.資料歸檔：商務(wù)活動(dòng)相關(guān)資料，包括商務(wù)信息收集報(bào)告、商務(wù)洽談?dòng)涗?、商?wù)合同等，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，妥善保管。三、商務(wù)禮儀（一）儀表儀態(tài)1.著裝規(guī)范：商務(wù)人員應(yīng)穿著整潔、得體的職業(yè)裝，不得穿著奇裝異服或過于隨意的服裝。2.儀容整潔：保持面部清潔，頭發(fā)梳理整齊，不得留怪異發(fā)型，女士應(yīng)化淡妝。3.儀態(tài)端莊：站立、坐姿、行走姿勢(shì)應(yīng)端正，不得彎腰駝背、東倒西歪，手勢(shì)應(yīng)自然得體。（二）語言表達(dá)1.禮貌用語：在商務(wù)交往中，應(yīng)使用禮貌用語，如“您好”、“謝謝”、“對(duì)不起”等，不得使用粗俗、侮辱性語言。2.表達(dá)清晰：語言表達(dá)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免使用模糊、歧義性語言。3.語速適中：語速應(yīng)適中，不宜過快或過慢，以便對(duì)方能夠清楚理解。（三）商務(wù)拜訪1.預(yù)約拜訪：提前與拜訪對(duì)象預(yù)約拜訪時(shí)間、地點(diǎn)，確保拜訪順利進(jìn)行。2.準(zhǔn)時(shí)到達(dá)：按照預(yù)約時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)拜訪地點(diǎn)，如有特殊情況不能按時(shí)到達(dá)，應(yīng)提前通知對(duì)方并說明原因。3.拜訪禮儀：進(jìn)入拜訪地點(diǎn)后，應(yīng)主動(dòng)與對(duì)方打招呼，介紹自己及隨行人員，按照對(duì)方安排就座。拜訪過程中，應(yīng)尊重對(duì)方意見和習(xí)慣，不得隨意打斷對(duì)方講話。（四）商務(wù)宴請(qǐng)1.宴請(qǐng)安排：根據(jù)商務(wù)活動(dòng)需要，合理安排商務(wù)宴請(qǐng)，宴請(qǐng)規(guī)格應(yīng)與商務(wù)活動(dòng)性質(zhì)和對(duì)方身份相匹配。2.宴請(qǐng)禮儀：提前確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、菜單等，通知受邀人員。宴請(qǐng)過程中，應(yīng)注意餐桌禮儀，如座次安排、餐具使用、敬酒禮儀等。四、商務(wù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.預(yù)算編制：各部門應(yīng)根據(jù)年度商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，編制商務(wù)費(fèi)用預(yù)算，預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.預(yù)算審核：商務(wù)費(fèi)用預(yù)算由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷流程：商務(wù)人員發(fā)生商務(wù)費(fèi)用后，應(yīng)及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)發(fā)票、憑證等，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。2.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，不得超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。3.報(bào)銷審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及報(bào)銷金額是否符合標(biāo)準(zhǔn)。（三）費(fèi)用控制1.定期分析：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)商務(wù)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出中的異常情況，提出改進(jìn)措施。2.控制措施：各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)商務(wù)費(fèi)用的控制，合理安排商務(wù)活動(dòng)，節(jié)約費(fèi)用開支。如因業(yè)務(wù)需要增加費(fèi)用支出，應(yīng)提前申請(qǐng)并說明原因。五、商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法：采用風(fēng)險(xiǎn)清單法、流程圖法、頭腦風(fēng)暴法等方法，對(duì)商務(wù)活動(dòng)中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍：包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，制定具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.監(jiān)控指標(biāo)：建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)體系，對(duì)商務(wù)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.監(jiān)控頻率：定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。六、商務(wù)檔案管理（一）檔案分類1.商務(wù)信息檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研資料、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、客戶資料等。2.商務(wù)洽談檔案：包括商務(wù)洽談?dòng)涗洝⒑献饕庀驎取?.商務(wù)合同檔案：包括商務(wù)合同文本、合同變更記錄、合同執(zhí)行情況報(bào)告等。4.商務(wù)費(fèi)用檔案：包括費(fèi)用預(yù)算、報(bào)銷憑證、費(fèi)用分析報(bào)告等。（二）檔案整理1.整理原則：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)商務(wù)活動(dòng)相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.整理方法：對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案資料的安全。2.保管期限：根據(jù)檔案資料的重要性和保存價(jià)值，確定檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和銷毀。（四）檔案查閱1.查閱權(quán)限：明確檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得查閱檔案資料。2.查閱流程：因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理