社團(tuán)禮品文具管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社團(tuán)禮品文具的管理，規(guī)范禮品文具的采購(gòu)、使用、存放及核銷等流程，確保社團(tuán)活動(dòng)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司內(nèi)所有社團(tuán)組織。（三）管理原則1.合理規(guī)劃原則：根據(jù)社團(tuán)活動(dòng)的實(shí)際需求，科學(xué)合理地規(guī)劃禮品文具的采購(gòu)數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范流程原則：明確禮品文具管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，確保管理的規(guī)范性和透明度。3.責(zé)任到人原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保禮品文具管理工作落到實(shí)處，如有問題能夠及時(shí)追溯責(zé)任。二、禮品文具采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各社團(tuán)應(yīng)根據(jù)年度活動(dòng)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前制定禮品文具采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出禮品文具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮活動(dòng)的規(guī)模、參與人數(shù)、活動(dòng)性質(zhì)等因素，確保采購(gòu)的禮品文具能夠滿足活動(dòng)的需要。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)上級(jí)主管部門審批。上級(jí)主管部門應(yīng)根據(jù)社團(tuán)的實(shí)際情況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。（二）供應(yīng)商選擇1.建立社團(tuán)禮品文具供應(yīng)商庫(kù)，由社團(tuán)管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和篩選供應(yīng)商信息。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)等條件。2.采購(gòu)人員應(yīng)從供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和比較，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，確保其具備合作條件?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、環(huán)保情況等。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確禮品文具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.禮品文具到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)會(huì)同社團(tuán)相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或與訂單要求不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或補(bǔ)貨。4.驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)應(yīng)包括填寫入庫(kù)單、核對(duì)入庫(kù)數(shù)量和規(guī)格、簽字確認(rèn)等環(huán)節(jié)。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，分別由采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)保管部門和財(cái)務(wù)部門留存。三、禮品文具使用管理（一）使用審批1.社團(tuán)成員因活動(dòng)需要使用禮品文具時(shí)，應(yīng)填寫禮品文具使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列出使用禮品文具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.禮品文具使用申請(qǐng)表需經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，申請(qǐng)人方可到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取禮品文具。3.對(duì)于貴重或限量的禮品文具，使用申請(qǐng)表還需經(jīng)上級(jí)主管部門審批。上級(jí)主管部門應(yīng)根據(jù)禮品文具的庫(kù)存情況和活動(dòng)實(shí)際需求，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)根據(jù)審批后的禮品文具使用申請(qǐng)表，按照規(guī)定的數(shù)量和規(guī)格發(fā)放禮品文具，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用人員領(lǐng)取禮品文具后，應(yīng)妥善保管，不得隨意損壞或丟失。如有丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告社團(tuán)負(fù)責(zé)人，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)建立禮品文具領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品文具的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、使用目的、歸還時(shí)間等信息。領(lǐng)用臺(tái)賬應(yīng)定期核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）使用監(jiān)督1.社團(tuán)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)禮品文具的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保禮品文具的使用符合活動(dòng)需求和規(guī)定要求。2.對(duì)于在活動(dòng)中剩余的禮品文具，領(lǐng)用人員應(yīng)及時(shí)交回倉(cāng)庫(kù)保管。倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)禮品文具存在浪費(fèi)、濫用或其他違規(guī)使用情況，社團(tuán)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、禮品文具存放管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專門的社團(tuán)禮品文具倉(cāng)庫(kù)，用于存放社團(tuán)采購(gòu)的禮品文具。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同種類和規(guī)格的禮品文具。區(qū)域劃分應(yīng)清晰明了，便于管理和查找。3.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)置貨架、貨柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保禮品文具擺放整齊、有序，便于存取和盤點(diǎn)。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)建立禮品文具庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品文具的入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)定期對(duì)禮品文具進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期]。盤點(diǎn)內(nèi)容包括禮品文具的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存放位置等。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)填寫盤點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)于庫(kù)存積壓或過期的禮品文具，倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告社團(tuán)負(fù)責(zé)人，并提出處理建議。社團(tuán)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，決定是否進(jìn)行報(bào)廢、降價(jià)處理或其他處置方式。（三）安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如滅火器、防盜報(bào)警器等，確保禮品文具的安全存放。2.倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、用火、堆放易燃、易爆物品等。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)妥善保管倉(cāng)庫(kù)鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、禮品文具核銷管理（一）核銷流程1.社團(tuán)活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)禮品文具的使用情況進(jìn)行清理和核對(duì)，并填寫禮品文具核銷申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列出活動(dòng)名稱、使用禮品文具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際使用情況等信息。2.禮品文具核銷申請(qǐng)表需經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門核銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、領(lǐng)用臺(tái)賬等資料，對(duì)禮品文具的使用情況進(jìn)行核對(duì)和核銷。3.如發(fā)現(xiàn)禮品文具的使用情況與申請(qǐng)表不符或存在其他問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與社團(tuán)負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商，要求其做出解釋和說明。如確實(shí)存在違規(guī)使用情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）核銷記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立禮品文具核銷記錄，詳細(xì)記錄每一次禮品文具的核銷時(shí)間、活動(dòng)名稱、禮品文具名稱、規(guī)格、數(shù)量、核銷金額等信息。核銷記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.社團(tuán)管理部門應(yīng)定期對(duì)禮品文具的核銷情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解禮品文具的使用情況和費(fèi)用支出情況，為制定合理的采購(gòu)計(jì)劃和管理制度提供依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.社團(tuán)管理部門應(yīng)定期對(duì)社團(tuán)禮品文具的管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇情況、禮品文具的使用和存放情況、核銷情況等。2.內(nèi)部檢查應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。如發(fā)現(xiàn)重大問題或違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）外部審計(jì)1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)社團(tuán)禮品文具的管理情況進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)收支情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、禮品文具的使用效益等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。社團(tuán)管理部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，及時(shí)進(jìn)行整改，規(guī)范禮品文具的管理工作。七、罰則（一）違規(guī)行為1.未按照規(guī)定制定采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃未經(jīng)審批擅自采購(gòu)禮品文具的。2.在供應(yīng)商選擇過程中存在違規(guī)操作，如收受供應(yīng)商賄賂、私自指定供應(yīng)商等。3.禮品文具使用過程中存在浪費(fèi)、濫用、挪用等違規(guī)行為的。4.未按照規(guī)定辦理禮品文具的入庫(kù)、領(lǐng)用、歸還等手續(xù)的。5.禮品文具存放過程中存在安全隱患，如未配備必要的安全防護(hù)設(shè)備、未遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度等。6.禮品文具核銷過程中存在弄虛作假、虛報(bào)冒領(lǐng)等違規(guī)行為的。（二）處罰措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.