藥企辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管和發(fā)放等流程，提高辦公用品使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循“按需領(lǐng)取、節(jié)約使用、規(guī)范管理”的原則，確保辦公用品合理配置與有效利用。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦公用品的整體規(guī)劃、預(yù)算編制及采購(gòu)工作。建立辦公用品庫(kù)存管理臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。制定辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)和流程，審核并發(fā)放辦公用品。對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)建議。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取和管理。教育和引導(dǎo)本部門(mén)員工節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。三、辦公用品分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)書(shū)寫(xiě)工具：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆等，根據(jù)工作需求按季度領(lǐng)取，每人每季度限量領(lǐng)取中性筆[X]支、圓珠筆[X]支、鉛筆[X]支、鋼筆[X]支（特殊工作需求除外）。紙張類(lèi)：A4復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。A4復(fù)印紙根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)量按月定量發(fā)放，部門(mén)業(yè)務(wù)量較大的，每月發(fā)放[X]包；業(yè)務(wù)量較小的，每月發(fā)放[X]包。便簽紙每人每季度發(fā)放[X]本，筆記本每人每年發(fā)放[X]本。文件夾、檔案袋：根據(jù)工作需要按需領(lǐng)取，一般每月領(lǐng)取文件夾[X]個(gè)、檔案袋[X]個(gè)。膠水、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針等：根據(jù)用量適量領(lǐng)取，膠水每人每半年領(lǐng)取[X]瓶，訂書(shū)機(jī)每[X]年更換一次（損壞除外），訂書(shū)釘每人每季度領(lǐng)取[X]盒，回形針每人每季度領(lǐng)取[X]盒。2.辦公設(shè)備類(lèi)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)備，由公司統(tǒng)一配置，各部門(mén)根據(jù)工作需要合理使用，如需新增或更換設(shè)備，需提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購(gòu)。辦公桌椅、文件柜等家具，根據(jù)員工崗位和辦公需求進(jìn)行配置，原則上每[X]年根據(jù)實(shí)際情況評(píng)估是否需要調(diào)整或更換。3.辦公耗材類(lèi)硒鼓、墨盒、碳粉等，根據(jù)設(shè)備使用情況定期更換，由行政部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)并發(fā)放，具體更換周期根據(jù)設(shè)備使用說(shuō)明確定。打印紙、復(fù)印紙等紙張耗材，按照上述紙張類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。4.其他辦公用品類(lèi)計(jì)算器、電話機(jī)、飲水機(jī)、綠植等，根據(jù)工作需要合理配置。計(jì)算器每人每[X]年根據(jù)實(shí)際情況更換（損壞除外）；電話機(jī)根據(jù)使用情況定期維護(hù)和更換；飲水機(jī)根據(jù)實(shí)際需求決定是否新增或更換；綠植由行政部門(mén)統(tǒng)一擺放和管理，各部門(mén)如有特殊需求可向行政部門(mén)申請(qǐng)。四、辦公用品采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)于每月[X]日前將本部門(mén)下月辦公用品需求清單提交至行政部門(mén)。需求清單應(yīng)詳細(xì)注明辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)需求清單及庫(kù)存情況，綜合考慮辦公用品的使用周期、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，編制公司辦公用品月度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)流程行政部門(mén)采購(gòu)人員依據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)公司選定的供應(yīng)商渠道進(jìn)行采購(gòu)。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)工作的合法性和規(guī)范性。對(duì)于金額較大或采購(gòu)周期較長(zhǎng)的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)或詢價(jià)采購(gòu)，確保采購(gòu)價(jià)格合理、透明。采購(gòu)過(guò)程中涉及的招投標(biāo)文件、詢價(jià)記錄等相關(guān)資料應(yīng)妥善保存，以備查核。五、辦公用品庫(kù)存管理1.入庫(kù)管理辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)合同及相關(guān)要求，對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，錄入庫(kù)存管理臺(tái)賬。入庫(kù)時(shí)應(yīng)注明辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、入庫(kù)日期等詳細(xì)信息。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通，查明原因，負(fù)責(zé)辦理退換貨手續(xù)。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)每月對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于盤(pán)盈的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬；屬于盤(pán)虧的，應(yīng)查明原因并填寫(xiě)盤(pán)虧報(bào)告，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。每年年末，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)全年辦公用品庫(kù)存進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果報(bào)公司管理層備案。3.庫(kù)存安全管理辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫(kù)存物品的安全。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)妥善保管辦公用品，按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。對(duì)于貴重或易損的辦公用品，應(yīng)采取特殊的保管措施。嚴(yán)格限制非倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，如需進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，必須經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在倉(cāng)庫(kù)管理人員陪同下進(jìn)行。六、辦公用品領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及領(lǐng)用原因等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。員工持經(jīng)批準(zhǔn)的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。對(duì)于限量領(lǐng)取的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，不得超量發(fā)放。如員工因特殊工作需要超量領(lǐng)取辦公用品，需經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.領(lǐng)用時(shí)間辦公用品原則上每周一、周三上午[X]點(diǎn)至[X]點(diǎn)為集中領(lǐng)用時(shí)間，其他時(shí)間如需領(lǐng)用，可提前預(yù)約倉(cāng)庫(kù)管理人員。3.代領(lǐng)規(guī)定因員工出差、請(qǐng)假等特殊原因無(wú)法親自領(lǐng)取辦公用品的，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人需持被代領(lǐng)人簽字的委托書(shū)及代領(lǐng)人的有效證件到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。七、辦公用品使用及節(jié)約規(guī)定1.使用規(guī)定員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，按照正確的使用方法使用，不得隨意丟棄或損壞。如因個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。對(duì)于辦公設(shè)備類(lèi)用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。辦公用品僅限在公司內(nèi)部使用，嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司用于個(gè)人用途。2.節(jié)約規(guī)定推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張的使用。文件、資料等應(yīng)盡量通過(guò)電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等電子方式傳遞和共享，確需打印的，應(yīng)雙面打印。合理使用辦公文具，如減少使用一次性紙杯，自帶水杯；盡量使用鉛筆書(shū)寫(xiě)，減少圓珠筆、中性筆的浪費(fèi)。各部門(mén)應(yīng)注意節(jié)約用電、用水，離開(kāi)辦公室時(shí)及時(shí)關(guān)閉電燈、電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源，發(fā)現(xiàn)水龍頭漏水等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)修。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用記錄、使用情況、節(jié)約措施落實(shí)情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的辦公用品浪費(fèi)、違規(guī)使用等現(xiàn)象，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，及