終端廣告物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司終端廣告物料的管理，規(guī)范物料的使用流程，確保物料的合理投放與有效利用，提升公司品牌形象和市場競爭力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及終端廣告物料的策劃、設(shè)計、制作、采購、運輸、存儲、發(fā)放、使用、回收及報廢等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保廣告物料的制作與使用合法合規(guī)。2.計劃性原則：根據(jù)市場推廣計劃和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃廣告物料的使用，避免浪費。3.標(biāo)準(zhǔn)化原則：建立統(tǒng)一的物料標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證物料的質(zhì)量和形象一致性。4.成本效益原則：在保證廣告效果的前提下，控制物料成本，提高投入產(chǎn)出比。5.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保物料管理工作有序進(jìn)行。二、管理職責(zé)（一）市場部門1.根據(jù)公司市場推廣計劃，提出終端廣告物料的需求申請，明確物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、使用時間和地點等。2.負(fù)責(zé)廣告物料的策劃與創(chuàng)意設(shè)計，與設(shè)計團(tuán)隊溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)計方案符合公司品牌形象和推廣目標(biāo)。3.跟蹤物料的制作進(jìn)度，對制作質(zhì)量進(jìn)行審核，及時反饋修改意見。4.負(fù)責(zé)物料的發(fā)放、使用監(jiān)督及回收工作，確保物料按計劃投放和正確使用。（二）設(shè)計部門1.根據(jù)市場部門的需求和要求，進(jìn)行廣告物料的設(shè)計工作，提供高質(zhì)量的設(shè)計初稿。2.根據(jù)審核意見對設(shè)計方案進(jìn)行修改和完善，確保設(shè)計成品符合公司標(biāo)準(zhǔn)和市場需求。3.配合市場部門做好物料制作過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，解決設(shè)計相關(guān)問題。（三）采購部門1.根據(jù)市場部門提供的物料需求清單，負(fù)責(zé)廣告物料的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價，簽訂采購合同，確保物料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。3.負(fù)責(zé)物料采購過程中的物流跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（四）倉儲部門1.負(fù)責(zé)廣告物料的入庫、存儲和保管工作，確保物料安全、完好。2.建立物料庫存臺賬，定期盤點，保證賬物相符。3.根據(jù)市場部門的發(fā)放申請，及時、準(zhǔn)確地發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核廣告物料的費用預(yù)算，控制物料采購成本。2.對物料采購、制作、使用等環(huán)節(jié)的費用進(jìn)行核算和報銷，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.監(jiān)督物料管理過程中的資金使用情況，防范財務(wù)風(fēng)險。（六）各業(yè)務(wù)部門1.配合市場部門做好終端廣告物料的使用工作，按照規(guī)定的時間、地點和方式正確使用物料。2.負(fù)責(zé)本部門使用物料的日常維護(hù)和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時向市場部門反饋。3.在物料使用完畢后，及時將物料交回市場部門或倉儲部門。三、物料策劃與設(shè)計（一）需求調(diào)研市場部門應(yīng)定期開展市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)、競爭對手廣告策略及目標(biāo)客戶需求，為廣告物料的策劃提供依據(jù)。根據(jù)公司年度市場推廣計劃和階段性營銷活動，結(jié)合市場調(diào)研結(jié)果，制定詳細(xì)的終端廣告物料需求計劃。（二）策劃方案制定市場部門負(fù)責(zé)組織制定廣告物料策劃方案，明確物料的主題、風(fēng)格、內(nèi)容、形式等要素，確保物料能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司品牌信息和產(chǎn)品特點，吸引目標(biāo)客戶關(guān)注。策劃方案應(yīng)包括但不限于物料的類型（如海報、宣傳單頁、展架、促銷道具等）、使用場景（如門店、展會、活動現(xiàn)場等）、投放時間和地點等。（三）設(shè)計流程1.市場部門將策劃方案提交給設(shè)計部門，設(shè)計部門根據(jù)方案要求進(jìn)行設(shè)計初稿創(chuàng)作。設(shè)計初稿應(yīng)體現(xiàn)策劃意圖，符合公司品牌形象規(guī)范，同時考慮物料的使用場景和受眾特點。2.設(shè)計初稿完成后，提交市場部門審核。市場部門從品牌形象、內(nèi)容準(zhǔn)確性、視覺效果、實用性等方面進(jìn)行審核，提出修改意見。3.設(shè)計部門根據(jù)審核意見對初稿進(jìn)行修改完善，形成設(shè)計終稿。設(shè)計終稿需經(jīng)市場部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)入制作環(huán)節(jié)。四、物料制作（一）供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系的供應(yīng)商進(jìn)行廣告物料制作。對于新的供應(yīng)商，需進(jìn)行實地考察和資質(zhì)審核，確保其能夠滿足公司的制作要求。（二）制作合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂制作合同，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門審核，確保合同條款符合公司利益和財務(wù)規(guī)定。（三）制作過程監(jiān)控1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤物料制作進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，及時了解制作情況，協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題。2.市場部門應(yīng)安排專人對制作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，在關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行抽檢，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時通知供應(yīng)商整改，確保制作成品符合設(shè)計要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（四）驗收交付1.物料制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門和市場部門進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、顏色、印刷清晰度等是否符合合同要求和設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收合格的物料，由采購部門組織辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其返工或重新制作，直至驗收合格。五、物料采購（一）采購計劃制定采購部門根據(jù)市場部門提供的物料需求清單和倉儲部門的庫存情況，制定廣告物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息，確保物料的及時供應(yīng)。（二）采購實施1.采購人員按照采購計劃，通過詢價、比價、議價等方式選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)充分考慮物料的質(zhì)量、價格、交貨期等因素，確保采購成本合理、采購效率高效。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同后，及時跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門匯報。（三）采購成本控制1.財務(wù)部門應(yīng)參與采購成本的控制，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購人員應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、批量采購、優(yōu)化采購渠道等方式，降低采購成本。同時，應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)采購工作。六、物料倉儲管理（一）入庫管理1.物料到貨后，倉儲部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同和送貨單一致。2.驗收合格的物料，倉儲人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將物料存放至指定倉庫區(qū)域。3.對于驗收不合格的物料，倉儲部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，不得辦理入庫手續(xù)。（二）存儲管理1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)物料的特性和類別，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，確保物料分類存放、整齊有序。2.對有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、易受潮物品等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保物料安全存儲。3.定期對倉庫進(jìn)行盤點，確保賬物相符。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的賬實差異，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并形成盤點報告。（三）出庫管理1.市場部門或其他使用部門根據(jù)實際需求填寫物料發(fā)放申請單，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用地點等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交倉儲部門。2.倉儲部門根據(jù)發(fā)放申請單進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)，發(fā)放物料，并在發(fā)放申請單上簽字確認(rèn)。3.倉儲人員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物料，確保物料的時效性。同時，應(yīng)做好出庫記錄，包括物料的發(fā)放時間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人等信息。七、物料發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.市場部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫物料發(fā)放申請表，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用地點、預(yù)計使用時間等信息。2.申請表經(jīng)市場部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至倉儲部門。3.倉儲部門核對申請表信息與庫存情況，確認(rèn)無誤后發(fā)放物料，并在申請表上簽字確認(rèn)。發(fā)放時，應(yīng)做好物料交接記錄，明確物料的領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間等。（二）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)按照市場部門的要求和物料使用說明，在規(guī)定的時間和地點正確使用廣告物料。2.使用過程中，應(yīng)注意物料的保護(hù)和維護(hù)，避免損壞、丟失或擅自更改物料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)物料有損壞或影響使用效果的情況，應(yīng)及時向市場部門反饋。3.嚴(yán)禁將公司終端廣告物料用于非公司業(yè)務(wù)活動或私自挪用、轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。（三）現(xiàn)場管理1.在物料投放現(xiàn)場，如門店、展會、活動現(xiàn)場等，使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物料的布置、展示和維護(hù)工作，確保物料擺放整齊、展示效果良好。2.活動結(jié)束后，應(yīng)及時清理現(xiàn)場物料，妥善保管，避免物料丟失或損壞。對于不再使用的物料，應(yīng)按照規(guī)定辦理回收手續(xù)。八、物料回收與報廢（一）回收管理1.活動結(jié)束或物料使用完畢后，各使用部門應(yīng)及時將物料交回市場部門或倉儲部門。交回的物料應(yīng)保持完好，如有損壞或缺失，應(yīng)說明原因。2.市場部門或倉儲部門對回收的物料進(jìn)行清點和檢查，確認(rèn)無誤后辦理回收登記手續(xù)。對于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)使用；對于無法繼續(xù)使用或已損壞的物料，按照報廢流程處理。（二）報廢流程1.倉儲部門定期對庫存物料進(jìn)行清查，對于已過保質(zhì)期、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或不再使用的物料，填寫物料報廢申請表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。2.申請表經(jīng)倉儲部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，倉儲部門負(fù)責(zé)對報廢物料進(jìn)行處理，可采用變賣、銷毀等方式，確保報廢物料得到妥善處置。同時，應(yīng)做好報廢記錄，包括報廢時間、報廢方式、處理結(jié)果等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的物料管理監(jiān)督小組，由市場部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，定期對終端廣告物料的管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查物料的策劃、設(shè)計、制作、采購、倉儲、發(fā)放、使用、回收及報廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和浪費現(xiàn)象。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.建立物料管理考核指標(biāo)體系，對各相關(guān)部門和人員的物料管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括物料需求計劃準(zhǔn)確性、采購成本控制、制作質(zhì)量、庫存管理