科技公司文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文檔的規(guī)范生成、妥善保管、有效利用和安全保密，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類文檔，包括但不限于技術(shù)文檔、業(yè)務(wù)文檔、行政文檔、財務(wù)文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司文檔管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的文檔管理部門或指定專人負責(zé)，確保文檔管理的規(guī)范化、標準化。2.分類管理原則根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途、來源等進行分類，便于查找、使用和管理。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文檔的安全與保密，防止文檔泄露、丟失或損壞。4.及時歸檔原則各類文檔應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔，保證文檔的完整性和時效性。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.技術(shù)文檔項目開發(fā)文檔：包括項目需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、測試文檔、項目總結(jié)報告等。技術(shù)標準與規(guī)范：公司內(nèi)部制定的技術(shù)標準、規(guī)范、流程等。技術(shù)資料：與公司技術(shù)相關(guān)的參考資料、研究報告、專利文件等。2.業(yè)務(wù)文檔市場調(diào)研文檔：市場調(diào)研報告、競爭對手分析報告等。銷售文檔：銷售合同、報價單、客戶訂單等。采購文檔：采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同等。運營文檔：運營計劃、數(shù)據(jù)分析報告、運營總結(jié)等。3.行政文檔公司制度：公司章程、各項管理制度、工作流程等。會議文檔：會議通知、會議紀要、決議文件等。人事文檔：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文檔等。行政事務(wù)文檔：辦公用品申請、固定資產(chǎn)管理文檔、車輛使用記錄等。4.財務(wù)文檔財務(wù)報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。會計憑證：記賬憑證、原始憑證等。財務(wù)預(yù)算與決算文檔：預(yù)算報告、決算報告等。稅務(wù)文檔：納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。（二）文檔編號為便于文檔的識別和管理，對各類文檔進行編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)文檔類別代碼（2位字母）+年份（4位數(shù)字）+順序號（4位數(shù)字）2.文檔類別代碼TD：技術(shù)文檔BD：業(yè)務(wù)文檔AD：行政文檔FD：財務(wù)文檔3.示例一份2023年生成的技術(shù)文檔中的項目需求規(guī)格說明書，其編號為TD20230001。一份2022年的銷售合同，編號為BD20220002。三、文檔生成與收集（一）文檔生成要求1.內(nèi)容準確文檔內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，符合公司實際情況和相關(guān)業(yè)務(wù)要求。2.格式規(guī)范按照公司統(tǒng)一規(guī)定的文檔格式進行編寫，包括字體、字號、排版等，確保文檔的規(guī)范性和一致性。3.語言通順表述清晰、邏輯嚴謹、語言通順，避免出現(xiàn)錯別字、語病和歧義。（二）文檔收集職責(zé)1.各部門各部門負責(zé)本部門文檔的生成和收集工作，指定專人負責(zé)定期整理本部門文檔，并按照規(guī)定的時間和要求提交給文檔管理部門。2.項目團隊項目團隊在項目實施過程中應(yīng)及時收集和整理項目相關(guān)文檔，確保項目文檔的完整性和準確性。項目結(jié)束后，應(yīng)將項目文檔全部提交給文檔管理部門進行歸檔。（三）文檔收集流程1.部門內(nèi)部整理各部門文檔生成人員在完成文檔編寫后，應(yīng)及時將文檔提交給部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人審核通過后，組織專人對文檔進行分類整理，形成部門文檔清單。2.提交文檔管理部門各部門按照規(guī)定的時間將整理好的文檔清單及文檔一并提交給文檔管理部門。文檔管理部門對提交的文檔進行核對，確保文檔齊全、格式規(guī)范。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與提交部門溝通并要求整改。四、文檔歸檔（一）歸檔范圍1.本制度第二條規(guī)定的各類文檔，包括紙質(zhì)文檔和電子文檔。2.公司重要活動、會議、項目等形成的具有保存價值的文檔。3.公司與外部單位往來的重要文件、合同、協(xié)議等。（二）歸檔時間1.定期歸檔各部門應(yīng)于每月[X]日前將上月形成的文檔提交給文檔管理部門進行歸檔。項目文檔應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.即時歸檔對于一些緊急、重要的文檔，應(yīng)在文檔生成或收到后立即歸檔。（三）歸檔流程1.文檔整理文檔管理部門收到各部門提交的文檔后，按照文檔分類和編號規(guī)則進行再次整理，確保文檔的準確性和規(guī)范性。2.編制目錄根據(jù)整理好的文檔，編制文檔目錄，目錄應(yīng)包括文檔編號、文檔名稱、日期、來源等信息，以便于查找和檢索。3.存儲歸檔將整理好的文檔按照分類存放在指定的存儲設(shè)備或檔案柜中，并在存儲設(shè)備或檔案柜上標明文檔類別、年份等信息。同時，將電子文檔存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引。五、文檔借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱公司員工因工作需要借閱文檔，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到文檔管理部門辦理借閱手續(xù)。普通員工一次借閱文檔數(shù)量不得超過[X]份，借閱期限不得超過[X]個工作日。部門負責(zé)人一次借閱文檔數(shù)量不得超過[X]份，借閱期限不得超過[X]個工作日。2.外部借閱因特殊情況需要將公司文檔借給外部單位或個人的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限和借閱數(shù)量根據(jù)具體情況另行確定。（二）借閱流程1.填寫申請表借閱人填寫《文檔借閱申請表》，詳細說明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批同意后，提交給文檔管理部門負責(zé)人審批。3.借閱登記文檔管理部門對審批通過的借閱申請進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文檔名稱及編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并發(fā)放文檔。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文檔。歸還時，文檔管理部門應(yīng)對文檔進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）使用規(guī)定1.借閱人應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、標記、污損。2.如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)事先征得文檔管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用完畢后，應(yīng)及時將文檔歸還文檔管理部門，不得擅自留存。六、文檔保管與維護（一）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案柜中，并定期進行檢查和清理，防止文檔霉變、損壞或丟失。2.電子文檔應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲系統(tǒng)中，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要采取必要的安全防護措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、安裝殺毒軟件等，防止電子文檔被篡改、泄露或感染病毒。（二）維護措施1.定期檢查文檔管理部門應(yīng)定期對文檔進行檢查，包括紙質(zhì)文檔的完整性、電子文檔的可讀性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.數(shù)據(jù)備份電子文檔應(yīng)每周進行一次全量備份，每月進行一次增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，異地存放。3.設(shè)備維護定期對文檔存儲設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)人員進行維修。七、文檔保密與安全（一）保密制度1.公司員工應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要文檔予以保密。2.未經(jīng)公司批準，不得擅自將公司文檔帶出公司或泄露給外部人員。3.在文檔的生成、處理、存儲、傳輸?shù)冗^程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密、訪問控制等。（二）安全管理1.加強文檔管理部門的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入文檔存儲區(qū)域。2.對文檔存儲區(qū)域進行防火、防盜、防潮、防蟲等處理，確保文檔安全。3.定期對文檔管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）違規(guī)處理對違反文檔保密與安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文檔。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、變更等原因不再使用的文檔。3.經(jīng)鑒定確認屬于保密期限已過或不再保密的文檔。（二）銷毀流程1.鑒定申請各部門如需銷毀文檔，應(yīng)填寫《文檔銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交給文檔管理部門。2.鑒定審批文檔管理部門組織相關(guān)人員對申請銷毀的文檔進行鑒定，確認是否符合銷毀條件。鑒定通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施經(jīng)審批同意銷毀的文檔，由文檔管理部門指定專人負責(zé)銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等