茶館茶點采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范茶館茶點采購工作，確保采購的茶點質(zhì)量安全、價格合理、供應(yīng)及時，滿足茶館經(jīng)營需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于茶館所有茶點的采購活動，包括原材料采購、成品采購等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇品質(zhì)優(yōu)良、符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)的茶點，確保顧客的健康與滿意度。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受相關(guān)部門和人員的監(jiān)督。3.成本效益原則：在保證茶點質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.合作共贏原則：與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏。二、采購計劃（一）需求預(yù)測1.采購部門應(yīng)定期收集茶館各部門對茶點的需求信息，包括每日銷售數(shù)據(jù)、顧客反饋、活動預(yù)訂情況等。2.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場趨勢，對茶點的需求進(jìn)行分析預(yù)測，制定合理的采購計劃。（二）計劃制定1.采購計劃應(yīng)明確茶點的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等詳細(xì)信息。2.根據(jù)茶館的經(jīng)營淡旺季、特殊活動等情況，合理調(diào)整采購計劃，確保茶點供應(yīng)的及時性和充足性。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、管理水平、信譽狀況等，篩選出符合要求的供應(yīng)商。3.優(yōu)先選擇具有良好信譽、生產(chǎn)工藝先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄評估結(jié)果，并根據(jù)評估情況對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。3.對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改；若整改后仍不符合要求，應(yīng)停止與其合作。（三）供應(yīng)商合作1.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)作，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，確保茶點供應(yīng)的穩(wěn)定性和質(zhì)量。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，收集反饋意見，不斷改進(jìn)合作關(guān)系。四、采購流程（一）采購申請1.茶館各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，注明茶點的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購申請，需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于一般性采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。（三）采購實施1.根據(jù)采購審批結(jié)果，采購人員在供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.與供應(yīng)商溝通確定采購價格、交貨時間、交貨方式等具體細(xì)節(jié)，并簽訂采購合同或訂單。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（四）驗收入庫1.茶點到貨前，采購人員應(yīng)提前通知倉庫管理人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.倉庫管理人員根據(jù)采購合同或訂單對到貨茶點的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。3.驗收合格的茶點應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗收不合格的茶點應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（五）付款結(jié)算1.采購人員根據(jù)采購合同或訂單約定的付款方式和時間，準(zhǔn)備付款申請資料。2.付款申請資料經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門審核付款申請資料無誤后，按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。五、采購質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)茶館的經(jīng)營需求和顧客要求，制定茶點的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確茶點的外觀、口感、氣味、包裝、保質(zhì)期等方面的要求。（二）檢驗檢測1.采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，并在到貨時對茶點進(jìn)行初步檢驗。2.倉庫管理人員在驗收入庫時，應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對茶點進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，確保入庫茶點質(zhì)量合格。3.對于重要的茶點采購，可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進(jìn)行檢驗檢測，確保符合食品安全等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（三）不合格處理1.經(jīng)檢驗檢測發(fā)現(xiàn)不合格的茶點，應(yīng)立即停止入庫，并及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取退貨、換貨等措施。2.采購部門應(yīng)建立不合格茶點處理記錄，分析不合格原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、采購價格管理（一）價格調(diào)研1.采購人員應(yīng)定期對市場上茶點的價格進(jìn)行調(diào)研，了解價格動態(tài)和變化趨勢。2.收集不同供應(yīng)商的報價信息，進(jìn)行分析比較，為采購談判提供參考依據(jù)。（二）價格談判1.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取獲得合理的采購價格。2.價格談判應(yīng)綜合考慮茶點的質(zhì)量、數(shù)量、交貨期、付款方式等因素，尋求雙方都能接受的價格平衡點。（三）價格控制1.采購部門應(yīng)建立采購價格臺賬，記錄每次采購的價格信息，并進(jìn)行分析對比。2.對于價格波動較大的茶點，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，以降低采購成本。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員應(yīng)在簽訂采購合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司要求。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨時間、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。3.采購合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。2.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，必要時可尋求法律支持。（三）合同變更與終止1.如因市場變化、經(jīng)營調(diào)整等原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。2.采購合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，采購部門應(yīng)及時辦理合同終止手續(xù)。八、采購檔案管理（一）檔案建立1.采購部門應(yīng)建立采購檔案，對采購活動中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購申請表、采購合同、訂單、驗收單、付款憑證、供應(yīng)商資料、質(zhì)量檢驗報告等。（二）檔案保管1.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案保管期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購價格的合理性等。2.采購部門應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商監(jiān)督機制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估和監(jiān)督。2.對于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取相應(yīng)的處罰措施，并要求其整改。（三）考核與獎懲1.制定采購人員考核標(biāo)準(zhǔn)，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核評價。2.根據(jù)考核結(jié)