船員物資補給管理制度一、總則（一）目的為加強公司船員物資補給管理，規(guī)范物資補給流程，確保船員在船工作期間的物資需求得到及時、合理的滿足，保障船舶安全運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有船舶船員的物資補給管理工作，包括但不限于食品、生活用品、勞保用品、船舶備品備件等物資的采購、存儲、發(fā)放及使用監(jiān)督。（三）基本原則1.按需補給原則：根據船舶航行計劃、船員數量、工作需求等因素，準確評估物資需求，確保物資供應既能滿足船員基本生活和工作需要，又避免浪費。2.質量保證原則：所采購的物資必須符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，確保質量安全可靠，保障船員身體健康。3.成本控制原則：在滿足物資需求和質量要求的前提下，合理控制物資采購成本，優(yōu)化補給流程，提高資金使用效率。4.規(guī)范管理原則：建立健全物資補給管理制度和流程，明確各部門職責，加強物資采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，確保物資管理工作有序進行。二、職責分工（一）物資管理部門1.負責制定船員物資補給計劃，根據船舶航行任務、船員數量、物資消耗情況等因素，定期編制物資補給清單，明確各類物資的品種、規(guī)格、數量等要求。2.組織物資采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保物資按時、按質、按量供應。3.負責物資的驗收、入庫、存儲管理工作，建立物資臺賬，對物資的出入庫情況進行詳細記錄，定期盤點庫存，確保賬物相符。4.監(jiān)督物資的發(fā)放和使用情況，根據船員實際需求，按照規(guī)定的流程發(fā)放物資，對物資的使用過程進行跟蹤檢查，防止浪費和違規(guī)使用。5.定期對物資補給管理工作進行總結分析，評估物資補給計劃的執(zhí)行情況，根據實際情況提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化物資補給管理工作。（二）船舶部門1.船舶船長負責審核本船物資補給計劃，根據船舶實際情況提出合理的調整意見，并對物資的使用情況進行監(jiān)督管理。2.大副協(xié)助船長做好物資管理工作，負責物資的驗收、保管和發(fā)放工作，定期向船長匯報物資庫存情況和使用情況。3.船員根據實際需求領用物資，嚴格按照規(guī)定使用物資，不得私自轉借、挪用或浪費物資，如有物資損壞或丟失，應及時報告并說明原因。（三）財務部門1.負責審核物資采購預算，確保物資采購資金的合理安排和使用。2.對物資采購費用進行核算和報銷，嚴格按照財務制度審核相關票據，確保資金支付的合規(guī)性。3.定期對物資補給管理工作的財務收支情況進行審計和監(jiān)督，防范財務風險。（四）質量監(jiān)督部門1.負責對采購物資的質量進行監(jiān)督檢查，確保所采購的物資符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范。2.參與物資驗收工作，對物資質量進行檢驗和評估，對不合格物資及時提出處理意見。3.定期對物資質量情況進行統(tǒng)計分析，針對出現(xiàn)的質量問題，督促相關部門采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。三、物資補給計劃（一）計劃編制依據1.船舶航行計劃：根據船舶的航線、航次任務、預計航行時間等，確定物資補給的時間和地點。2.船員數量：按照船舶定員標準，結合實際在船船員人數，計算各類物資的需求數量。3.物資消耗定額：根據以往船舶物資消耗情況，制定各類物資的消耗定額標準，作為編制物資補給計劃的參考依據。4.特殊需求：考慮船舶設備維護、船員特殊工作任務、特殊季節(jié)或地區(qū)的物資需求等因素，確定是否有特殊物資需要補給。（二）計劃編制流程1.船舶部門應提前[X]天向物資管理部門提交物資補給申請，詳細說明本船物資庫存情況、預計消耗情況以及特殊需求等信息。2.物資管理部門收到船舶部門的申請后，結合船舶航行計劃、船員數量、物資消耗定額等因素，對申請進行審核和匯總，編制物資補給計劃初稿。3.物資補給計劃初稿編制完成后，物資管理部門應組織船舶部門、財務部門、質量監(jiān)督部門等相關人員進行會審，對計劃的合理性、準確性、可行性進行評估和論證，根據會審意見對計劃進行修改和完善。4.經會審通過的物資補給計劃報公司主管領導審批后實施。（三）計劃調整物資補給計劃一經批準，應嚴格執(zhí)行。如因船舶航行計劃變更、船員變動、物資消耗異常等原因需要調整計劃的，船舶部門應及時向物資管理部門提出書面申請，說明調整原因和調整內容。物資管理部門收到申請后，應進行審核，并報公司主管領導批準后進行調整。四、物資采購（一）供應商選擇1.物資管理部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇優(yōu)質供應商作為物資采購的合作伙伴。2.新供應商的引入應經過嚴格的考察和評審程序，由物資管理部門會同質量監(jiān)督部門等相關人員對供應商進行實地考察，審核其營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，對其產品質量進行抽檢，確保符合要求后，方可納入合格供應商名錄。3.定期對合格供應商進行評估和考核，根據供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等情況，對供應商進行打分評價，對于評價不合格的供應商，應及時淘汰，并從合格供應商名錄中刪除。（二）采購流程1.物資管理部門根據批準的物資補給計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單，明確物資的品種、規(guī)格、數量、價格、交貨期等要求。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單，并按照訂單要求組織生產和發(fā)貨。物資管理部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。3.物資到貨前，物資管理部門應通知船舶部門、質量監(jiān)督部門等相關人員做好驗收準備工作。物資到貨時，由物資管理部門會同船舶部門、質量監(jiān)督部門等相關人員按照采購合同和相關標準進行驗收，檢查物資的品種、規(guī)格、數量、質量等是否符合要求。4.驗收合格的物資，由物資管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數量、供應商等信息，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。（三）采購合同管理1.物資采購應簽訂書面合同，明確雙方的權利和義務，包括物資的品種、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，物資管理部門應及時將合同副本交財務部門、船舶部門等相關部門備案，以便各部門了解合同執(zhí)行情況，做好相關工作。3.物資管理部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保合同的順利履行。如因供應商原因導致合同無法履行或出現(xiàn)違約情況，物資管理部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，并向公司主管領導報告。五、物資存儲（一）存儲設施管理1.公司應根據物資的性質、特點和存儲要求，設置專門的物資倉庫或存儲區(qū)域，配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、通風設備、消防設備等，確保物資存儲安全、有序。2.物資倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度等環(huán)境條件應符合物資存儲要求。定期對存儲設施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。3.物資倉庫應劃分不同的存儲區(qū)域，如食品存儲區(qū)、生活用品存儲區(qū)、勞保用品存儲區(qū)、船舶備品備件存儲區(qū)等，實行分類存放，便于物資的管理和查找。（二）物資入庫管理1.物資到貨后，物資管理部門應及時組織驗收，驗收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)。入庫物資應按照規(guī)定的存儲區(qū)域和存放方式進行擺放，并在物資上標明名稱、規(guī)格、數量、入庫日期等信息。2.物資入庫時，物資管理人員應認真核對物資的品種、規(guī)格、數量、質量等信息，確保與采購訂單和驗收報告一致。如發(fā)現(xiàn)物資存在問題，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。3.物資入庫后，物資管理人員應及時填寫入庫單，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。入庫單應一式三聯(lián)，物資管理部門、財務部門、倉庫各留存一聯(lián)。（三）物資庫存管理1.物資管理部門應建立物資臺賬，對物資的出入庫情況進行詳細記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數量、入庫日期、出庫日期、領用部門、領用人員等信息。定期對物資臺賬進行核對和盤點，確保賬物相符。2.物資倉庫應實行庫存限額管理，根據物資的消耗定額和船舶航行計劃，合理確定各類物資的庫存限額，避免物資積壓或缺貨。對于庫存限額以下的物資，應及時提出采購申請；對于庫存限額以上的物資，應分析原因，采取措施進行處理，如調整采購計劃、合理調配物資等。3.定期對物資庫存進行盤點，盤點方式可分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點應每月或每季度進行一次，由物資管理部門組織，船舶部門、財務部門等相關人員參加；不定期盤點可根據實際情況隨時進行，重點對貴重物資、易損物資、庫存積壓物資等進行盤點。盤點結束后，應編制盤點報告，對盤點結果進行分析和總結，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）物資出庫管理1.船員因工作需要領用物資時，應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數量、領用原因等信息，經船舶大副審核簽字后，到物資倉庫領取物資。2.物資倉庫管理人員應根據物資領用申請表，認真核對領用物資的品種、規(guī)格、數量等信息，確保與申請表一致。發(fā)放物資時，應在物資臺賬上記錄物資的出庫日期、領用部門、領用人員等信息，并由領用人員簽字確認。3.對于貴重物資、易燃易爆物資、有毒有害物資等特殊物資的領用，應嚴格按照相關規(guī)定進行審批和發(fā)放，確保物資使用安全。六、物資使用監(jiān)督（一）船舶部門監(jiān)督1.船舶船長負責對本船物資的使用情況進行監(jiān)督管理，確保船員按照規(guī)定使用物資，不得私自轉借、挪用或浪費物資。2.大副應定期檢查物資庫存情況和使用情況，對物資的消耗情況進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告船長，并采取措施進行處理。3.船員應嚴格按照操作規(guī)程使用物資，愛護物資設備，如發(fā)現(xiàn)物資損壞或丟失，應及時報告并說明原因，由船舶部門進行調查處理。（二）物資管理部門監(jiān)督1.物資管理部門應定期對船舶物資使用情況進行檢查和抽查，了解物資的消耗情況、使用效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時與船舶部門溝通協(xié)調，并提出改進意見和建議。2.對物資使用過程中出現(xiàn)的浪費、違規(guī)使用等問題，物資管理部門應及時進行調查處理，并根據情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.建立物資使用反饋機制，鼓勵船員對物資補給管理工作提出意見和建議，物資管理部門應認真對待船員的反饋信息，及時進行分析和處理，并將處理結果反饋給船員。七、物資報廢與處置（一）報廢條件1.物資已超過規(guī)定的使用期限，且無法繼續(xù)使用的。2.物資因損壞、變質等原因，已無法修復或修復后無法滿足使用要求的。3.因船舶更新改造、技術升級等原因，原物資已不再適用的。4.其他符合報廢條件的物資。（二）報廢申請與審批1.船舶部門發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件時，應填寫物資報廢申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格、數量、購置日期、報廢原因等信息，經船舶船長審核簽字后，報物資管理部門。2.物資管理部門收到船舶部門的報廢申請后，應組織相關人員進行現(xiàn)場核實和鑒定，確認物資確實無法繼續(xù)使用后，填寫物資報廢鑒定表，提出報廢處理意見，報公司主管領導審批。3.經公司主管領導批準的物資報廢申請，物資管理部門應及時通知財務部門進行賬務處理，并將報廢物資從物資臺賬中核銷。（三）報廢物資處置1.對于報廢的物資，物資管理部門應按照國家相關規(guī)定和公司要求進行處置，可采取變賣、捐贈、回收等方式進行處理。2.變賣報廢物資時，應選擇合法合規(guī)的交易渠道，按照市場價格進行評估和交易，確保變賣過