社工機構(gòu)資料管理制度一、總則（一）目的為加強社工機構(gòu)資料管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本社工機構(gòu)全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映工作實際情況，確保真實可靠。2.完整性原則：涵蓋機構(gòu)運營各個方面的資料，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)統(tǒng)計精確。4.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止丟失、損壞和泄露。5.保密性原則：對于涉及機構(gòu)機密、服務(wù)對象隱私等資料嚴格保密。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括機構(gòu)章程、年度工作計劃、工作總結(jié)、行政會議紀要、機構(gòu)組織架構(gòu)圖、員工信息等。2.服務(wù)資料類：服務(wù)項目方案、服務(wù)記錄、服務(wù)對象檔案、服務(wù)評估報告、服務(wù)成果展示資料等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)預(yù)算、決算報告、收支賬目、發(fā)票憑證、財務(wù)報表等。4.人力資源資料類：員工招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利檔案、員工考勤記錄等。5.合作與交流資料類：合作協(xié)議、合作項目資料、對外交流活動記錄、合作伙伴信息等。6.政策法規(guī)資料類：國家和地方相關(guān)政策法規(guī)文件、行業(yè)標準、研究報告等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用分類代碼+順序號的形式。分類代碼按照上述資料分類設(shè)定，如行政文件類為XZ，服務(wù)資料類為FW等。2.順序號為四位數(shù)字，從0001開始依次編排。例如，F(xiàn)W0001表示第一份服務(wù)資料類文件。三、資料的收集與整理（一）收集責任1.各部門負責本部門相關(guān)資料的收集工作，并指定專人負責此項工作。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責組織收集，相關(guān)部門配合提供。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)及時、完整，不得拖延或遺漏。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)確保字跡清晰、內(nèi)容完整；對于電子資料，應(yīng)保證格式規(guī)范、存儲安全。（三）整理方法1.收集后的資料應(yīng)按照分類進行初步整理，去除無關(guān)的附件和重復(fù)內(nèi)容。2.對資料進行編號，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查找和管理。3.資料應(yīng)分類存放，如紙質(zhì)資料存放在專用文件柜中，電子資料存儲在服務(wù)器的指定文件夾內(nèi)，并定期進行備份。四、資料的歸檔（一）歸檔時間1.定期歸檔：每月末對當月收集整理的資料進行歸檔。2.即時歸檔：對于重要且時效性強的資料，應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔流程1.資料整理人員將整理好并編號的資料提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員按照檔案分類目錄對資料進行核對、清點，無誤后進行裝訂、編目。3.將裝訂成冊或存儲好的檔案資料存入檔案庫，并更新檔案目錄。五、資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.機構(gòu)內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處借閱。2.部門負責人借閱資料無需填寫申請表，但應(yīng)告知檔案管理人員借閱目的和歸還時間。3.涉及機構(gòu)機密或重要敏感信息的資料，借閱需經(jīng)機構(gòu)負責人審批。（二）借閱期限1.一般資料借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料借閱期限根據(jù)實際情況由審批人確定，最長不超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。2.如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進行操作。3.資料歸還時，借閱人員應(yīng)確保資料完好無損，檔案管理人員應(yīng)進行認真核對。（四）使用規(guī)定1.員工使用資料應(yīng)嚴格按照規(guī)定的目的使用，不得用于其他無關(guān)用途。2.在使用過程中，如需對資料進行修改或補充，應(yīng)及時通知檔案管理人員，并在資料上注明修改情況。六、資料的保管與維護（一）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。2.檔案庫應(yīng)保持整潔、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管人員職責1.檔案管理人員負責資料的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點和整理。2.發(fā)現(xiàn)資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。（三）維護措施1.定期對紙質(zhì)資料進行除塵、消毒等維護工作。2.對電子資料進行定期備份，并檢查存儲設(shè)備的運行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于超過保管期限或已失去保存價值的資料，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。七、資料的保密管理（一）保密范圍1.機構(gòu)機密信息，如機構(gòu)發(fā)展戰(zhàn)略、商業(yè)秘密、未公開的服務(wù)項目方案等。2.服務(wù)對象的個人隱私信息，包括姓名、年齡、聯(lián)系方式、家庭情況、服務(wù)記錄等。3.其他需要保密的資料，如內(nèi)部會議記錄、財務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應(yīng)明確標識“機密”或“保密”字樣。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將保密資料提供給無關(guān)人員。3.員工在工作中接觸到保密資料時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守秘密。4.加強對辦公區(qū)域的安全管理，限制非授權(quán)人員進入存放保密資料的區(qū)域。（三）保密監(jiān)督與檢查1.機構(gòu)定期對保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。八、資料的信息化管理（一）信息化平臺建設(shè)1.建立社工機構(gòu)資料管理信息化平臺，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索和共享。2.平臺應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責分配相應(yīng)的資料訪問權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責資料的電子化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化平臺中的資料進行更新和維護，與紙質(zhì)資料保持一致。（三）信息安全保障1.采取技術(shù)手段保障信息化平臺的安全，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或丟失。2.制定信息化平臺的應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況。九、資料的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.對各類資料的數(shù)量、種類、使用頻率等進行統(tǒng)計。2.分析資料的形成時間、來源、分布等情況。（二）統(tǒng)計方法定期由檔案管理人員對資料進行統(tǒng)計，并形成統(tǒng)計報表。（三）分析利用根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，對資料的管理情況進行分析，為機構(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。例如，通過分析服務(wù)資料的數(shù)量和分布，優(yōu)化服務(wù)項目設(shè)置；通過分析員工借閱資料的情況，了解員工對知識的需求，加強培訓(xùn)工作等。十、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保管期限。2.資料已失去保存價值，如重復(fù)且無用的文件、過時的政策法規(guī)文件等。3.資料涉及的事項已結(jié)束，且無繼續(xù)保存必要。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、來源、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報機構(gòu)負責人審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同至少一名其他人員進行銷毀操作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，