小公司發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范發(fā)票管理流程，確保公司發(fā)票的開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)，保障公司經(jīng)濟(jì)利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及發(fā)票的相關(guān)行為。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票的取得、開具和使用合法有效。2.真實(shí)性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符。3.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票的開具應(yīng)準(zhǔn)確填寫各項(xiàng)內(nèi)容，包括發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額、稅率等，確保信息無(wú)誤。4.及時(shí)性原則：在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得或開具發(fā)票，避免因延遲導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或影響公司財(cái)務(wù)核算。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司與一般納稅人之間的貨物銷售、勞務(wù)提供等應(yīng)稅業(yè)務(wù)，購(gòu)買方可以憑此發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票：主要用于公司與小規(guī)模納稅人之間的交易，以及部分不得開具專用發(fā)票的業(yè)務(wù)。2.卷式發(fā)票：適用于特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如餐飲、零售等行業(yè)的小額交易。（三）機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票用于公司購(gòu)買機(jī)動(dòng)車時(shí)取得的發(fā)票。（四）通用機(jī)打發(fā)票在某些特定地區(qū)或業(yè)務(wù)中，根據(jù)當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)要求使用的發(fā)票。（五）其他發(fā)票根據(jù)國(guó)家稅收政策及地方稅務(wù)規(guī)定，可能涉及的其他種類發(fā)票，如定額發(fā)票等。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的單位和個(gè)人，對(duì)外發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容開具發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得開具與實(shí)際交易不符的發(fā)票。4.發(fā)票開具內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包括但不限于：公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達(dá)成交易意向后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門，包括客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、交易內(nèi)容、金額等。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，確認(rèn)是否符合開票條件。如符合，在發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入開票信息，并進(jìn)行發(fā)票號(hào)碼的選擇。3.開票人員按照發(fā)票開具要求，在發(fā)票管理系統(tǒng)中打印發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具后，由專人負(fù)責(zé)將發(fā)票交付給客戶。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)或客戶自取等方式，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。（三）紅字發(fā)票開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票。2.由業(yè)務(wù)部門填寫紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)說明紅字發(fā)票開具的原因、涉及的發(fā)票號(hào)碼、金額等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。3.財(cái)務(wù)部門收到紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單后，審核無(wú)誤后在發(fā)票管理系統(tǒng)中申請(qǐng)開具紅字發(fā)票，并上傳相關(guān)證明材料（如退貨協(xié)議、折讓協(xié)議等）。4.稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，公司方可開具紅字發(fā)票，并將紅字發(fā)票與對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票一并保存，作為記賬憑證的附件。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購(gòu)買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.不得取得以下不符合規(guī)定的發(fā)票：發(fā)票開具內(nèi)容與實(shí)際交易不符的發(fā)票；未加蓋發(fā)票專用章或加蓋其他印章的發(fā)票；偽造、變?cè)斓陌l(fā)票；作廢發(fā)票；虛開發(fā)票。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)人員在辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)、接受服務(wù)等事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向收款方索取發(fā)票。如因特殊原因無(wú)法當(dāng)場(chǎng)取得發(fā)票的，應(yīng)與收款方協(xié)商確定取得發(fā)票的時(shí)間，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票。2.業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的各項(xiàng)內(nèi)容，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與收款方聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。3.業(yè)務(wù)人員將取得的發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞時(shí)應(yīng)填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票號(hào)碼、開票日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。4.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員傳遞的發(fā)票后，再次對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。如審核無(wú)誤，將發(fā)票作為記賬憑證的附件進(jìn)行賬務(wù)處理；如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通，要求其聯(lián)系收款方解決問題。（三）發(fā)票遺失處理1.如果發(fā)票不慎遺失，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票遺失的情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于增值稅專用發(fā)票遺失，應(yīng)按照以下規(guī)定辦理：同時(shí)丟失“發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)”的，憑加蓋銷售方發(fā)票專用章的相應(yīng)發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證。丟失“發(fā)票聯(lián)”或“抵扣聯(lián)”的，丟失前已認(rèn)證相符的，可使用相應(yīng)發(fā)票的其他聯(lián)次復(fù)印件留存?zhèn)洳?；丟失前未認(rèn)證的，可使用相應(yīng)發(fā)票的記賬聯(lián)復(fù)印件進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證相符的可憑記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《證明單》，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證。3.對(duì)于增值稅普通發(fā)票遺失，應(yīng)取得原開票單位加蓋公章的證明，并注明原來(lái)發(fā)票的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.公司設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保發(fā)票的安全完整。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立健全發(fā)票保管制度，明確發(fā)票保管的要求、流程和責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票保管人員的培訓(xùn)和監(jiān)督。（二）保管方式1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜、文件柜等。2.發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票種類、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立發(fā)票存放臺(tái)賬，記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、起止日期等信息。3.對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)中，如硬盤、光盤等。同時(shí)，應(yīng)建立電子發(fā)票備份臺(tái)賬，記錄備份的時(shí)間、介質(zhì)編號(hào)等信息。（三）保管期限1.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.發(fā)票保管人員應(yīng)按照規(guī)定的保管期限，妥善保管發(fā)票。在保管期限屆滿前，不得擅自銷毀發(fā)票。（四）發(fā)票盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保發(fā)票的實(shí)際數(shù)量與發(fā)票存放臺(tái)賬記錄一致。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.發(fā)票盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)票盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、起止日期等信息，并與發(fā)票存放臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.對(duì)于盤盈或盤虧的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司正常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大發(fā)票使用范圍。（二）使用要求1.發(fā)票使用人員應(yīng)按照發(fā)票開具要求，正確使用發(fā)票。不得擅自涂改、撕毀、挖補(bǔ)發(fā)票，不得開具陰陽(yáng)發(fā)票、大頭小尾發(fā)票等。2.發(fā)票使用人員在使用發(fā)票過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.公司應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對(duì)發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、退回等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。發(fā)票使用登記臺(tái)賬應(yīng)包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、領(lǐng)用人員等信息。（三）發(fā)票作廢1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票；如發(fā)生開票有誤等情形，且符合作廢條件的，可直接作廢發(fā)票。2.發(fā)票作廢時(shí)，應(yīng)在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。同時(shí)，在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，并注明作廢原因。3.發(fā)票作廢后，應(yīng)將作廢發(fā)票與對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票一并保存，作為記賬憑證的附件。（四）發(fā)票退回1.因各種原因需要將已開具的發(fā)票退回給銷售方的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫發(fā)票退回申請(qǐng)單，詳細(xì)說明發(fā)票退回的原因、涉及的發(fā)票號(hào)碼、金額等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票退回申請(qǐng)單后，審核無(wú)誤后在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票退回操作，并將發(fā)票退回給銷售方。同時(shí)，要求銷售方出具收到退回發(fā)票的證明，并加蓋公章。3.發(fā)票退回后，應(yīng)將發(fā)票退回申請(qǐng)單、銷售方出具的證明等相關(guān)資料作為記賬憑證的附件進(jìn)行保存。七、稅務(wù)申報(bào)與繳納（一）稅務(wù)申報(bào)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，按時(shí)進(jìn)行納稅申報(bào)。納稅申報(bào)的內(nèi)容包括增值稅、企業(yè)所得稅、城市維護(hù)建設(shè)稅、教育費(fèi)附加、地方教育附加等各項(xiàng)稅費(fèi)。2.在納稅申報(bào)前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票開具、取得、使用等情況，確保申報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)稅務(wù)資料，如發(fā)票匯總表、進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣清單等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過電子稅務(wù)局等渠道進(jìn)行納稅申報(bào)，并按照規(guī)定的時(shí)間和方式提交申報(bào)資料。如遇特殊情況需要延期申報(bào)的，應(yīng)提前向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（二）稅款繳納1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)納稅申報(bào)結(jié)果，及時(shí)計(jì)算應(yīng)繳納的稅款，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的期限和方式繳納稅款。繳納稅款的方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)上繳稅等。2.在繳納稅款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)繳納稅款的金額、稅種、所屬期等信息，確保繳納稅款的準(zhǔn)確性。同時(shí)，應(yīng)妥善保存稅款繳納憑證，作為記賬憑證的附件。3.如因特殊原因無(wú)法按時(shí)繳納稅款的，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)延期繳納，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。延期繳納稅款期間，應(yīng)按照規(guī)定繳納滯納金。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票管理工作的日常監(jiān)督，定期對(duì)發(fā)票使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)建立發(fā)票管理工作考核機(jī)制，對(duì)發(fā)票管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反發(fā)票管理制度的部門和個(gè)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的檢查，如實(shí)提供發(fā)票管理相關(guān)資料和信