部門(mén)檔案歸檔管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們，在我們公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，各項(xiàng)工作都會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，這些資料猶如公司的寶貴財(cái)富，它們記錄著公司發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)軌跡以及重要決策過(guò)程。有效的檔案歸檔管理，對(duì)于公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展、經(jīng)驗(yàn)的傳承以及未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃都起著至關(guān)重要的作用。為了讓我們的檔案管理工作更加規(guī)范有序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合咱們公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本《部門(mén)檔案歸檔管理辦法》。希望大家在日常工作中積極配合，認(rèn)真執(zhí)行，共同守護(hù)好公司的這些重要資產(chǎn)。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案的歸檔管理工作。無(wú)論是行政部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)，還是后勤支持部門(mén)，只要涉及檔案資料的形成、整理、保管及利用，都應(yīng)遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。三、管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門(mén)1.檔案管理部門(mén)是公司檔案歸檔管理的核心樞紐，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司整體的檔案管理工作。2.需要依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，制定并完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括本辦法的修訂與更新，確保其始終貼合公司發(fā)展需求。3.對(duì)各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，提升大家的檔案管理水平，使工作更加專業(yè)、規(guī)范。比如定期組織檔案管理知識(shí)講座、經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)等活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的已整理好的檔案，并按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編目、上架存儲(chǔ)，同時(shí)建立完善的檢索體系，方便后續(xù)檔案的查詢與利用。5.對(duì)檔案保管情況進(jìn)行定期檢查，監(jiān)督檔案保管環(huán)境的安全性、適宜性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的諸如霉變、破損等問(wèn)題，確保檔案的完整性與安全性。（二）各部門(mén)1.各部門(mén)是本部門(mén)檔案形成與初始管理的責(zé)任主體，需要指定專人作為本部門(mén)的檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理、預(yù)歸檔等前期工作。2.部門(mén)檔案管理員要依據(jù)公司檔案管理部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類有保存價(jià)值的文件資料，確保無(wú)遺漏。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、編號(hào)，并編寫(xiě)簡(jiǎn)單的目錄，使檔案資料條理清晰，便于后續(xù)進(jìn)一步處理。4.定期將整理好的檔案資料按照規(guī)定的時(shí)間和流程移交至公司檔案管理部門(mén)，完成檔案的正式歸檔。同時(shí)，積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理工作，如提供必要的檔案信息、協(xié)助查詢檔案等。四、檔案的定義與分類（一）檔案定義檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（二）檔案分類1.行政類檔案公司制度文件：涵蓋公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等，如人事管理制度、財(cái)務(wù)管理制度等，這些文件是公司日常運(yùn)營(yíng)的基本準(zhǔn)則。會(huì)議文件：包括公司各類會(huì)議的通知、議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議等，記錄了公司重要決策過(guò)程和工作安排。證照資質(zhì)文件：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類經(jīng)營(yíng)許可證、資質(zhì)證書(shū)等，是公司合法經(jīng)營(yíng)和開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要憑證。往來(lái)公文：與外部單位之間的往來(lái)函件、請(qǐng)示、批復(fù)等文件，反映了公司與外界的溝通協(xié)作情況。2.業(yè)務(wù)類檔案項(xiàng)目文檔：針對(duì)公司開(kāi)展的各類項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)、策劃、執(zhí)行到驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目策劃書(shū)、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蛻糍Y料：包括客戶基本信息、合作協(xié)議、溝通記錄、需求文檔等，是公司維護(hù)客戶關(guān)系、開(kāi)展業(yè)務(wù)合作的重要依據(jù)。市場(chǎng)調(diào)研資料：如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等，為公司市場(chǎng)決策提供參考。3.財(cái)務(wù)類檔案會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)賬簿：如總賬、明細(xì)賬、日記賬等，全面、系統(tǒng)地記錄公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司一定時(shí)期的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。稅務(wù)資料：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審批文件等，與公司稅務(wù)相關(guān)的各類資料。4.人事類檔案員工個(gè)人檔案：包含員工入職資料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等，記錄員工在公司的職業(yè)發(fā)展歷程。人事政策文件：公司制定的有關(guān)人事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬等方面的政策文件。5.其他類檔案榮譽(yù)資質(zhì)類：公司獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗等相關(guān)資料，以及相關(guān)的表彰文件。企業(yè)文化類：公司宣傳資料、內(nèi)部刊物、文化活動(dòng)照片、視頻等資料，展現(xiàn)公司文化建設(shè)成果。五、檔案的收集與整理（一）收集原則與要求1.全面性原則：各部門(mén)在收集檔案資料時(shí)要做到全面、無(wú)遺漏，凡是在工作過(guò)程中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的文件資料都應(yīng)納入收集范圍。比如項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的一些臨時(shí)性溝通文件，雖然看似不重要，但可能對(duì)項(xiàng)目整體情況的追溯有重要作用，也需一并收集。2.及時(shí)性原則：檔案資料的收集應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致資料丟失或遺忘。例如，項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目相關(guān)檔案資料的收集工作。3.真實(shí)性原則：確保收集到的檔案資料真實(shí)可靠，不得篡改、偽造。所有文件資料應(yīng)保持原始面貌，包括簽字、蓋章等都應(yīng)完整保留。（二）整理步驟與方法1.分類：各部門(mén)檔案管理員應(yīng)按照前面所述的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類。比如將行政類文件和業(yè)務(wù)類文件分開(kāi)，再在行政類中細(xì)分制度文件、會(huì)議文件等。2.排序：在每一類檔案中，按照一定的邏輯順序進(jìn)行排序。如按時(shí)間先后順序、重要程度等。例如對(duì)于項(xiàng)目文檔，可以按照項(xiàng)目開(kāi)展階段的先后順序進(jìn)行排序。3.編號(hào)：為每份檔案資料或每組檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和可追溯性。編號(hào)可以采用部門(mén)代碼+檔案類別代碼+順序號(hào)的方式，例如行政部的制度文件，編號(hào)可以為“XZZD001”。4.編目：編寫(xiě)檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)碼、保管期限等基本信息，方便后續(xù)查詢和管理。可以使用電子表格制作檔案目錄，便于編輯和修改。六、檔案的保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)良好、便于安全管理且遠(yuǎn)離水源、火源和污染源的地方。例如避免在地下室或靠近鍋爐房的位置設(shè)置檔案庫(kù)房。2.溫濕度控制：庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)保持在1424℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間?？梢酝ㄟ^(guò)安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備來(lái)調(diào)節(jié)溫濕度，并定時(shí)記錄溫濕度數(shù)據(jù)。3.防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵措施配備足夠數(shù)量且符合標(biāo)準(zhǔn)的滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其能正常使用。在庫(kù)房地面鋪設(shè)防潮層，檔案架應(yīng)與地面保持一定距離，防止檔案受潮。定期投放防蟲(chóng)藥物，如樟腦丸等，并設(shè)置防蟲(chóng)網(wǎng)，防止害蟲(chóng)進(jìn)入庫(kù)房。保持庫(kù)房清潔，定期打掃衛(wèi)生，安裝空氣過(guò)濾設(shè)備，減少灰塵進(jìn)入。（二）保管期限規(guī)定1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司成立文件、公司章程修訂記錄、重大項(xiàng)目的核心資料等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限一般為1650年，包括重要的業(yè)務(wù)合同、員工的長(zhǎng)期培訓(xùn)記錄、財(cái)務(wù)年度報(bào)表等。這些檔案對(duì)公司的長(zhǎng)期發(fā)展和歷史追溯具有重要意義。3.短期保管：保管期限一般為115年，如一般性的行政文件、短期項(xiàng)目的資料等。短期保管期滿后，經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案存放與維護(hù)1.檔案上架：檔案管理部門(mén)接收各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照分類和編號(hào)順序，將檔案整齊上架存放。檔案架應(yīng)標(biāo)注清晰的類別和編號(hào)范圍，便于查找。2.定期檢查：檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置是否正確、有無(wú)破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)霉變檔案進(jìn)行干燥處理等。3.檔案?jìng)浞荩簩?duì)于重要的電子檔案，要定期進(jìn)行備份，并采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行異地存儲(chǔ)，防止因存儲(chǔ)設(shè)備損壞、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。例如，可以同時(shí)使用硬盤(pán)和光盤(pán)進(jìn)行備份，并將一份備份存儲(chǔ)在遠(yuǎn)離公司辦公地點(diǎn)的安全場(chǎng)所。七、檔案的利用（一）利用申請(qǐng)流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、檔案名稱或類別、預(yù)計(jì)利用時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容判斷是否確有必要利用相關(guān)檔案，并簽署審批意見(jiàn)。3.審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交由檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容查找并提供相關(guān)檔案。對(duì)于借閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)在申請(qǐng)表上注明借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。（二）利用方式與限制1.查閱：查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出該場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，要愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如果需要摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)同意，并在摘錄內(nèi)容上注明檔案出處。2.借閱：借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，需提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員要對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無(wú)損。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，需在《檔案利用申請(qǐng)表》中注明復(fù)制的原因、范圍和份數(shù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明“復(fù)制”字樣，并與原件分開(kāi)保管。復(fù)制的檔案同樣要遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。（三）利用記錄與反饋1.檔案管理部門(mén)要對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用申請(qǐng)人、利用時(shí)間、檔案名稱、利用方式等信息。通過(guò)利用記錄，分析各類檔案的使用頻率和需求情況，為檔案的管理和優(yōu)化提供參考。2.鼓勵(lì)利用檔案的人員在利用結(jié)束后，對(duì)檔案提供的及時(shí)性、完整性以及檔案管理工作提出反饋意見(jiàn)和建議。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這些反饋，不斷改進(jìn)工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與職責(zé)1.公司成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)代表以及公司內(nèi)部的法律、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限或因其他原因需要鑒定的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理需鑒定檔案的清單，并提供相關(guān)背景信息，協(xié)助鑒定小組開(kāi)展工作。3.各部門(mén)代表要結(jié)合本部門(mén)業(yè)務(wù)實(shí)際，對(duì)涉及本部門(mén)的檔案提出鑒定意見(jiàn)，從業(yè)務(wù)角度判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。4.法律、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員從法律合規(guī)、財(cái)務(wù)審計(jì)等專業(yè)角度，對(duì)檔案的保存必要性進(jìn)行評(píng)估。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與流程1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、法律合規(guī)要求等方面綜合判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的價(jià)值。例如，一些涉及公司核心技術(shù)的檔案，即使已到保管期限，但因其對(duì)公司技術(shù)傳承和創(chuàng)新仍具有重要意義，應(yīng)繼續(xù)保存。對(duì)于已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，且不涉及法律糾紛、財(cái)務(wù)審計(jì)等重要事項(xiàng)的檔案，可以考慮銷毀。2.鑒定流程檔案管理部門(mén)定期提出需鑒定檔案的初步意見(jiàn)，并將相關(guān)檔案清單及說(shuō)明提交給鑒定小組。鑒定小組召開(kāi)專門(mén)會(huì)議，對(duì)檔案逐一進(jìn)行審查和評(píng)估，形成鑒定結(jié)論。對(duì)于有爭(zhēng)議的檔案，應(yīng)進(jìn)行充分討論和研究，必要時(shí)可咨詢外部專家意見(jiàn)。鑒定小組將鑒定結(jié)論以書(shū)面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序與要求1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀前，應(yīng)再次核對(duì)檔案清單，確保無(wú)誤。2.銷毀檔案可以采用粉碎、焚燒等方式，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀記錄。3.銷毀工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行和檔案的安全銷毀。銷毀完成后，監(jiān)銷人員和檔案管理人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核1.公司建立檔案歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。例如，每季度對(duì)各部門(mén)檔案收集、整理情況進(jìn)行