規(guī)劃設(shè)計(jì)合同管理辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，規(guī)劃設(shè)計(jì)合同的有效管理對(duì)于公司的穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要。作為一名有著二十年規(guī)劃設(shè)計(jì)合同管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，我深知合同管理在保障公司權(quán)益、確保項(xiàng)目順利進(jìn)行方面的重要性。這份管理辦法旨在為公司的規(guī)劃設(shè)計(jì)合同管理提供全面、系統(tǒng)的指導(dǎo)，希望大家能夠認(rèn)真遵循，共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有與規(guī)劃設(shè)計(jì)相關(guān)的合同，包括但不限于建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)服務(wù)合同。無論是與外部設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)簽訂的委托設(shè)計(jì)合同，還是與內(nèi)部團(tuán)隊(duì)簽訂的項(xiàng)目責(zé)任書，都應(yīng)按照本辦法進(jìn)行管理。三、合同管理的基本原則（一）合法性原則我們鼓勵(lì)所有合同的簽訂和履行都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在起草合同條款時(shí)，要確保其內(nèi)容合法合規(guī)，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）公平公正原則合同的簽訂應(yīng)遵循公平公正的原則，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)對(duì)等。在與合作方協(xié)商合同條款時(shí)，要充分考慮雙方的利益，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。（三）誠(chéng)實(shí)信用原則希望大家在合同的簽訂和履行過程中，始終秉持誠(chéng)實(shí)信用的原則。如實(shí)提供相關(guān)信息，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，不得隱瞞或欺詐。（四）風(fēng)險(xiǎn)防范原則我們要樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，充分評(píng)估可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范。例如，在合同簽訂前，要對(duì)合作方的資信情況進(jìn)行充分調(diào)查，避免與信譽(yù)不佳的合作方簽訂合同。四、合同管理的組織架構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的規(guī)劃設(shè)計(jì)合同。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度和流程；2.對(duì)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督和管理；3.建立合同檔案，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管；4.定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供依據(jù)；5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門是合同的發(fā)起部門，負(fù)責(zé)與合作方進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、合同起草和初步審核等工作。其主要職責(zé)包括：1.了解合作方的需求和意向，制定合理的業(yè)務(wù)方案；2.根據(jù)業(yè)務(wù)方案起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)要求；3.對(duì)合作方的資信情況進(jìn)行初步調(diào)查，收集相關(guān)資料；4.將起草好的合同文本提交給合同管理部門進(jìn)行審核；5.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審核，提供法律咨詢和法律支持。其主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求；2.為業(yè)務(wù)部門和合同管理部門提供法律咨詢，解答法律疑問；3.參與合同糾紛的處理，提供法律意見和建議；4.定期對(duì)公司員工進(jìn)行法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同的資金收付情況。其主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同中的價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行；2.按照合同約定及時(shí)辦理資金收付手續(xù)，對(duì)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督；3.定期對(duì)合同的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的財(cái)務(wù)管理提供依據(jù)。五、合同簽訂前的管理（一）合作方的選擇在選擇合作方時(shí)，我們要進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和考察。業(yè)務(wù)部門可以通過多種渠道了解合作方的信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)實(shí)力等情況。例如，可以查閱合作方的過往項(xiàng)目案例，與曾經(jīng)合作過的單位進(jìn)行溝通交流，了解其口碑和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要對(duì)合作方的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具備承擔(dān)相應(yīng)規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的能力。（二）合同文本的起草業(yè)務(wù)部門在起草合同文本時(shí)，要充分考慮項(xiàng)目的實(shí)際情況和公司的利益。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1.合同雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等；2.項(xiàng)目的名稱、地點(diǎn)、范圍、內(nèi)容等；3.設(shè)計(jì)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和要求；4.合同價(jià)款及支付方式；5.設(shè)計(jì)成果的交付時(shí)間和方式；6.雙方的權(quán)利和義務(wù)；7.違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式；8.合同的生效時(shí)間和有效期等。（三）合同的審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門在審核時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性和可行性。同時(shí)，還要組織法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合審核。法務(wù)部門主要審核合同的法律條款是否合法合規(guī)，財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款是否合理可行。審核過程中，各部門要提出明確的審核意見和建議，業(yè)務(wù)部門要根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。六、合同簽訂過程的管理（一）合同的簽訂權(quán)限公司實(shí)行分級(jí)授權(quán)簽訂合同制度。根據(jù)合同的金額、重要程度等因素，確定不同的簽訂權(quán)限。一般情況下，金額較小、風(fēng)險(xiǎn)較低的合同可以由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽訂；金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同則需要由公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽訂。未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自簽訂合同。（二）合同的簽訂程序合同審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后，正式簽訂合同。簽訂合同時(shí)，要確保合同的簽訂主體合法、合同的內(nèi)容與審核通過的文本一致。同時(shí)，要按照規(guī)定的格式和要求加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方代表簽字確認(rèn)。（三）合同的備案合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門進(jìn)行備案。合同管理部門要對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記，并建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審核意見、相關(guān)附件等資料，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、合同履行過程的管理（一）合同的執(zhí)行業(yè)務(wù)部門是合同的執(zhí)行主體，要嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。同時(shí)，要定期向合同管理部門匯報(bào)合同的履行情況，包括項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量情況、資金收付情況等。（二）合同的變更和解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對(duì)合同進(jìn)行變更或解除的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間等事項(xiàng)，并按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。同時(shí)，要及時(shí)將變更或解除協(xié)議提交給合同管理部門進(jìn)行備案。（三）合同的風(fēng)險(xiǎn)管理在合同履行過程中，要密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和應(yīng)對(duì)。例如，對(duì)于合作方可能出現(xiàn)的違約行為，要提前制定應(yīng)急預(yù)案，明確違約責(zé)任和賠償方式。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度管理，確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)完成。（四）合同的結(jié)算和支付財(cái)務(wù)部門要按照合同約定及時(shí)辦理資金收付手續(xù)。在支付款項(xiàng)時(shí)，要嚴(yán)格審核相關(guān)憑證和資料，確保支付的金額和時(shí)間符合合同約定。同時(shí)，要定期對(duì)合同的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。八、合同終止后的管理（一）合同的驗(yàn)收合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門要組織相關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)計(jì)成果的質(zhì)量、數(shù)量、交付時(shí)間等是否符合合同約定。驗(yàn)收合格后，要出具書面的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）合同的歸檔合同終止后，合同管理部門要對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔。將合同文本、審核意見、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行分類、裝訂，存入專門的檔案柜或檔案庫進(jìn)行保管。合同檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）合同的總結(jié)和評(píng)估希望大家在合同終止后，要對(duì)合同的簽訂和履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。分析合同管理過程中存在的問題和不足之處，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。通過不斷總結(jié)和評(píng)估，提高公司的合同管理水平。九、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防我們鼓勵(lì)大家在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要充分考慮可能出現(xiàn)的糾紛，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行預(yù)防。例如，在合同簽訂前，要對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審核，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；在合同履行過程中，要嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)誤解和糾紛。（二）糾紛的處理方式如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并積極與合作方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇仲裁或訴訟等方式進(jìn)行處理。在處理合同糾紛時(shí)