咨詢設(shè)計合同管理辦法一、引言親愛的同事們，在咱們公司的運營中，咨詢設(shè)計合同起著非常重要的作用。無論是為客戶提供專業(yè)的咨詢服務(wù)，還是精心設(shè)計各類項目方案，每一份合同都關(guān)乎著公司的利益、聲譽(yù)以及與客戶的長期合作關(guān)系。隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展和市場環(huán)境的變化，為了讓公司的咨詢設(shè)計合同管理更加規(guī)范、高效，我們制定了本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，共同維護(hù)公司的良好運營。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及咨詢設(shè)計業(yè)務(wù)的合同，涵蓋從項目的初步洽談，到合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等各個環(huán)節(jié)。無論是與外部客戶簽訂的咨詢設(shè)計服務(wù)合同，還是公司內(nèi)部各部門之間因咨詢設(shè)計業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合作協(xié)議，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、合同簽訂前管理（一）客戶信息收集與評估1.在與潛在客戶接觸初期，業(yè)務(wù)部門的同事們應(yīng)積極收集客戶的相關(guān)信息。這包括但不限于客戶的基本情況，如公司注冊信息、經(jīng)營范圍、行業(yè)地位等；客戶過往的項目經(jīng)驗，尤其是與咨詢設(shè)計相關(guān)項目的執(zhí)行情況，例如是否有按時付款、配合度高不高等；還有客戶的信用狀況，我們可以通過銀行信貸記錄、第三方信用評估機(jī)構(gòu)報告等渠道進(jìn)行了解。2.收集完信息后，業(yè)務(wù)部門要組織相關(guān)人員對客戶進(jìn)行評估。評估的重點是客戶的履約能力和信用風(fēng)險。我們鼓勵大家從多方面、多角度進(jìn)行分析判斷，比如與客戶打過交道的其他合作伙伴的反饋等。對于評估結(jié)果為高風(fēng)險的客戶，在簽訂合同前需格外謹(jǐn)慎，必要時需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）項目需求溝通與確認(rèn)1.業(yè)務(wù)部門和設(shè)計咨詢團(tuán)隊要與客戶進(jìn)行充分的項目需求溝通。溝通的方式可以多樣化，如面對面會議、電話會議、線上視頻會議等。在溝通中，要詳細(xì)了解客戶對于咨詢設(shè)計項目的目標(biāo)、要求、預(yù)期成果、時間安排等方面的內(nèi)容。2.溝通完成后，要以書面形式將項目需求整理出來，并提交給客戶進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)方式可以是客戶在需求文檔上簽字蓋章，或者通過正式郵件回復(fù)確認(rèn)。只有在項目需求得到明確且雙方達(dá)成一致后，才能進(jìn)入合同條款的商討階段。（三）合同條款商討與起草1.合同條款商討由業(yè)務(wù)部門牽頭，會同法務(wù)部門、設(shè)計咨詢團(tuán)隊等相關(guān)人員共同與客戶進(jìn)行。商討的內(nèi)容涵蓋合同標(biāo)的、服務(wù)內(nèi)容、項目周期、費用及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等核心條款。2.在商討過程中，要充分考慮公司的利益和風(fēng)險防控，也要兼顧客戶的合理訴求，以達(dá)到雙方共贏的局面。對于一些復(fù)雜或爭議較大的條款，不要急于做出決定，可以暫時擱置，進(jìn)一步研究相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例后再繼續(xù)商討。3.商討達(dá)成一致后，應(yīng)由法務(wù)部門或具備專業(yè)法律知識的人員起草合同文本。起草過程要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同條款表述準(zhǔn)確、清晰，不存在歧義。我們希望大家在這個過程中積極配合法務(wù)部門，提供必要的業(yè)務(wù)信息和建議，共同打造一份嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同文本。（四）合同審核與審批1.合同起草完成后，首先要由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行初審。初審的重點是合同內(nèi)容是否符合項目需求、業(yè)務(wù)邏輯是否合理、與客戶溝通的要點是否都體現(xiàn)在合同中。業(yè)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門的審核主要圍繞合同的合法性、有效性、風(fēng)險防控等方面展開。法務(wù)部門要仔細(xì)審查合同條款是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在潛在的法律風(fēng)險，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時提出修改意見。審核完成后，由財務(wù)部門對合同中的費用條款、支付方式等進(jìn)行財務(wù)審核，確保公司的經(jīng)濟(jì)利益得到保障。3.經(jīng)過業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門審核通過的合同，按照公司規(guī)定的審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)要綜合考慮合同的整體情況，包括業(yè)務(wù)風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)效益、公司戰(zhàn)略等方面，做出最終的審批決定。我們鼓勵各部門在審核過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，不放過任何一個可能影響公司利益的細(xì)節(jié)。四、合同簽訂管理（一）合同簽署1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行合同簽署。簽署前，要再次與客戶確認(rèn)合同文本內(nèi)容，確保雙方對合同條款無任何異議。2.簽署合同的人員必須是公司法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人。授權(quán)代理人簽署合同前，要確保已取得有效的授權(quán)委托書，并且授權(quán)范圍明確涵蓋所簽署的合同。簽署合同時，要注意簽署的位置、日期等信息準(zhǔn)確無誤，加蓋的公司印章要清晰、完整。（二）合同備案1.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門要在規(guī)定時間內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件提交給公司檔案管理部門進(jìn)行備案。備案的合同要確保內(nèi)容完整、簽署手續(xù)齊全。2.檔案管理部門要對備案的合同進(jìn)行分類、編號，并建立相應(yīng)的臺賬，方便日后的查詢和管理。同時，要對合同的電子文檔進(jìn)行妥善保存，確保電子文檔與紙質(zhì)合同內(nèi)容一致。希望大家重視合同備案工作，及時提交合同，為公司的合同管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。五、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門要組織相關(guān)部門進(jìn)行合同交底。參加交底的人員包括設(shè)計咨詢團(tuán)隊、項目執(zhí)行團(tuán)隊、采購部門、財務(wù)部門等與項目執(zhí)行相關(guān)的人員。2.合同交底的內(nèi)容主要包括合同的基本情況、項目需求、服務(wù)內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、重要時間節(jié)點、費用支付等關(guān)鍵信息。通過合同交底，讓各部門清楚了解自己在合同履行過程中的職責(zé)和任務(wù)，避免因信息不暢導(dǎo)致的工作失誤。我們鼓勵各部門積極參與合同交底，如有疑問及時提出，確保大家對合同內(nèi)容有清晰的理解。（二）項目執(zhí)行跟蹤1.在合同履行過程中，項目執(zhí)行團(tuán)隊要對項目進(jìn)展情況進(jìn)行實時跟蹤。跟蹤的內(nèi)容包括項目的階段性成果、工作進(jìn)度、質(zhì)量情況等。要按照合同約定的時間節(jié)點和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對項目進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的解決措施。2.項目執(zhí)行團(tuán)隊要定期向業(yè)務(wù)部門和其他相關(guān)部門匯報項目進(jìn)展情況。匯報的方式可以是書面報告、項目例會等。對于項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或偏差，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便公司做出相應(yīng)的決策。希望項目執(zhí)行團(tuán)隊認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保項目按計劃順利推進(jìn)。（三）客戶溝通與反饋1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門和項目執(zhí)行團(tuán)隊要保持與客戶的密切溝通。溝通的內(nèi)容不僅包括項目進(jìn)展情況，還要主動了解客戶對項目的意見和建議。對于客戶提出的合理要求，要及時響應(yīng)并積極協(xié)調(diào)解決。2.對于客戶的反饋，要進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時傳達(dá)給相關(guān)部門。相關(guān)部門要針對客戶反饋的問題進(jìn)行分析和處理，將處理結(jié)果及時反饋給客戶，確?？蛻魸M意度。我們鼓勵大家以積極的態(tài)度對待客戶溝通與反饋工作，通過良好的溝通維護(hù)與客戶的合作關(guān)系。（四）費用結(jié)算與支付1.財務(wù)部門要按照合同約定的費用支付方式和時間節(jié)點，及時與客戶進(jìn)行費用結(jié)算。在結(jié)算前，要確保項目執(zhí)行符合合同約定的質(zhì)量和進(jìn)度要求，相關(guān)的結(jié)算資料齊全。2.對于客戶的付款，財務(wù)部門要及時進(jìn)行確認(rèn)并記錄。如客戶未按合同約定按時付款，業(yè)務(wù)部門要積極與客戶溝通催款，必要時法務(wù)部門介入，通過合法途徑維護(hù)公司的權(quán)益。同時，公司內(nèi)部各部門要配合財務(wù)部門做好費用結(jié)算和支付的相關(guān)工作，共同保障公司的經(jīng)濟(jì)利益。六、合同變更、轉(zhuǎn)讓與終止管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如果因客觀情況變化或客戶提出合理要求等原因需要對合同進(jìn)行變更，由提出變更的一方提交書面的變更申請。申請中要詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進(jìn)度和費用的影響等。2.變更申請?zhí)峤缓?，由業(yè)務(wù)部門會同設(shè)計咨詢團(tuán)隊、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行評估。評估變更的必要性、可行性以及對公司利益的影響。如果變更對公司利益有重大影響，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.變更評估通過后，由法務(wù)部門起草變更協(xié)議，經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽署。變更協(xié)議簽署后，要及時將變更內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)部門，確保項目按照變更后的要求執(zhí)行。我們希望大家在面對合同變更時，以公司利益為重，謹(jǐn)慎評估，規(guī)范操作。（二）合同轉(zhuǎn)讓1.合同轉(zhuǎn)讓必須經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，并取得對方書面同意。未經(jīng)對方同意，任何一方不得擅自轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)。2.公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要進(jìn)行合同轉(zhuǎn)讓的，由轉(zhuǎn)讓方和受讓方共同提交書面申請，說明轉(zhuǎn)讓的原因、轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、受讓方的基本情況等。申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過后，提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同轉(zhuǎn)讓獲批后，由法務(wù)部門起草轉(zhuǎn)讓協(xié)議，明確各方的權(quán)利義務(wù)。轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽署后，要及時辦理相關(guān)的交接手續(xù)，確保合同的順利履行。合同轉(zhuǎn)讓事項較為復(fù)雜，希望大家嚴(yán)格按照規(guī)定流程操作，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險。（三）合同終止1.合同履行完畢，或者因不可抗力、雙方協(xié)商一致、一方嚴(yán)重違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或應(yīng)當(dāng)終止的，合同進(jìn)入終止程序。2.合同終止前，項目執(zhí)行團(tuán)隊要對項目進(jìn)行全面清理，確保所有工作已完成、費用已結(jié)清、資料已歸檔等。財務(wù)部門要對合同的財務(wù)收支情況進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后出具相關(guān)報告。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門要及時將合同終止情況通知對方，并按照規(guī)定辦理相關(guān)的手續(xù)，如收回合同原件、解除相關(guān)擔(dān)保等。同時，檔案管理部門要對終止的合同進(jìn)行標(biāo)注和歸檔，以備查閱。希望大家重視合同終止工作，做到善始善終，保障公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.在合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，包括但不限于合同文本、審批文件、往來函件、項目成果文件、驗收報告等，都要及時收集歸檔。各部門要指定專人負(fù)責(zé)本部門合同相關(guān)文件資料的收集工作，確保資料的完整性。2.檔案管理部門要對收集的文件資料進(jìn)行整理。整理過程中要按照合同類別、項目編號等進(jìn)行分類，并對每份文件進(jìn)行編號、編目，建立規(guī)范的檔案目錄。整理好的檔案要便于查閱和保管。希望大家積極配合檔案收集工作，為公司的檔案管理提供有力支持。（二）檔案保管與利用1.合同檔案要妥善保管，檔案管理部門要配備專門的存放設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。2.建立嚴(yán)格的檔案借閱制度，公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，要填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱人員要愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，要及時歸還檔案。我們鼓勵大家合理利用合同檔案資源，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考，但也要嚴(yán)格遵守借閱制度，保護(hù)檔案的完整性和安全性。（三）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請。申請中要詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括合同名稱、編號、簽訂時間、保管期限等信息。2.銷毀申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進(jìn)行清點核對。核對無誤后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程要有專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不泄露公司機(jī)密信息。八、監(jiān)督與檢查（一）建立監(jiān)督機(jī)制公司成立專門的合同管理監(jiān)督小組，成員由法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司咨詢設(shè)計合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括合同簽訂前的評估、審核情況，合同履行過程中的執(zhí)行情況、費用結(jié)算情況，合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。監(jiān)督小組要通過查閱資料、實地走訪、與相關(guān)人員溝通等方式進(jìn)行全面檢查。（三）問題整改與反饋對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組要及時向責(zé)任部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。責(zé)任部門要按照整改意見制定詳細(xì)的整改計劃，明確整改責(zé)任人、整改期限等，確保問題得到有效解決。