公文管理辦法細則格式總則目的為加強本公司/組織的公文管理工作，實現(xiàn)公文管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法細則。適用范圍本辦法細則適用于本公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與外部單位之間的公文處理工作。定義本辦法細則所稱公文，是指本公司/組織在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文種類通用公文1.命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。2.決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4.通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。5.通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8.報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。9.請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。10.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。11.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。13.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。專用公文根據(jù)本公司/組織的業(yè)務(wù)特點和實際需要，還包括合同、協(xié)議、項目報告、審計報告等專用公文。公文格式版頭1.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。2.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。3.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。主體1.標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。4.附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。7.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。8.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。版記1.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。公文擬制起草1.公文起草應(yīng)當做到內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。2.公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求相關(guān)部門的意見，力求達成一致。3.起草重要公文應(yīng)當由本公司/組織負責人主持、指導(dǎo)，進行調(diào)查研究，充分論證，廣泛聽取意見。審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。簽發(fā)公文應(yīng)當經(jīng)本公司/組織負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由本公司/組織主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。公文辦理收文辦理1.簽收：對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。3.初審：對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本公司/組織辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本公司/組織負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。整理歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。2.兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。本公司/組織負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。公文管理保密管理1.涉密公文應(yīng)當按照涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。2.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強對涉密公文的管理，確保國家秘密和公司/組織商業(yè)秘密的安全。存儲管理1.建立公文數(shù)據(jù)庫，對公文進行電子化存儲和管理，方便查詢和使用。2.定期對公文進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。銷毀管理1.不具