內(nèi)部采購議標(biāo)管理辦法一、前言親愛的同事們，大家好！在公司的運(yùn)營過程中，采購工作至關(guān)重要。為了確保采購活動公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，同時保證采購質(zhì)量，我們制定了本《內(nèi)部采購議標(biāo)管理辦法》。這個辦法適用于公司內(nèi)部各類采購項(xiàng)目，希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。它將幫助我們在采購過程中做出更明智的決策，使公司資源得到更合理的配置，讓我們攜手共進(jìn)，為公司的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二、適用范圍本管理辦法適用于公司內(nèi)部所有需要通過議標(biāo)方式進(jìn)行的采購項(xiàng)目，包括但不限于辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如廣告服務(wù)、咨詢服務(wù)等）。但涉及國家安全、秘密等特殊采購項(xiàng)目，按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不適用本辦法。三、議標(biāo)原則1.公平公正原則：在議標(biāo)過程中，我們要確保所有參與議標(biāo)的供應(yīng)商都能得到平等對待，不得因供應(yīng)商的規(guī)模、地域、關(guān)系等因素而區(qū)別對待。希望大家在操作過程中，秉持公正之心，為公司篩選出最合適的合作伙伴。2.公開透明原則：議標(biāo)信息、議標(biāo)流程、議標(biāo)結(jié)果等都要保持公開透明，讓所有相關(guān)人員都能清楚了解。我們鼓勵大家積極監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)任何不透明的操作，及時向相關(guān)部門反饋。3.競爭擇優(yōu)原則：通過議標(biāo)，引入競爭機(jī)制，從眾多供應(yīng)商中選擇最符合公司需求的，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。我們希望大家充分挖掘供應(yīng)商的優(yōu)勢，為公司爭取最大利益。4.誠實(shí)信用原則：無論是公司內(nèi)部人員還是參與議標(biāo)的供應(yīng)商，都要誠實(shí)守信，不得提供虛假信息、進(jìn)行不正當(dāng)競爭等行為。一旦發(fā)現(xiàn)此類行為，將嚴(yán)肅處理。四、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定議標(biāo)計(jì)劃，明確議標(biāo)項(xiàng)目的具體要求、時間安排等。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。組織議標(biāo)會議，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通、協(xié)調(diào)等工作。起草采購合同，并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。2.需求部門提出采購需求，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時間等要求。參與議標(biāo)過程，對供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行技術(shù)評估，提供專業(yè)意見。3.財(cái)務(wù)部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算審核，確保采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)。參與議標(biāo)過程，對供應(yīng)商的報價進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，評估其合理性。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與管理。4.審計(jì)部門對議標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保議標(biāo)活動符合本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。對采購合同進(jìn)行審計(jì)，防范合同風(fēng)險。五、議標(biāo)流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交付時間等內(nèi)容，并提交至采購部門。希望需求部門能夠盡可能準(zhǔn)確地描述需求，以便采購部門更好地開展后續(xù)工作。2.議標(biāo)計(jì)劃制定采購部門收到《采購需求申請表》后，進(jìn)行審核。若需求合理，結(jié)合公司的采購政策、預(yù)算等情況，制定議標(biāo)計(jì)劃。議標(biāo)計(jì)劃應(yīng)包括議標(biāo)項(xiàng)目名稱、議標(biāo)方式（如一輪議標(biāo)或多輪議標(biāo)）、議標(biāo)時間、地點(diǎn)、參與人員、供應(yīng)商資格要求等內(nèi)容。同時，采購部門要將議標(biāo)計(jì)劃及時通知需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門。3.供應(yīng)商選擇與邀請采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、以往合作供應(yīng)商等，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)議標(biāo)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商庫中初步篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出《議標(biāo)邀請函》?！蹲h標(biāo)邀請函》應(yīng)包含議標(biāo)項(xiàng)目的基本信息、議標(biāo)文件獲取方式、議標(biāo)時間、地點(diǎn)、供應(yīng)商應(yīng)提交的資料等內(nèi)容。我們鼓勵大家積極推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，但推薦過程要遵循公平公正原則，不得有利益關(guān)聯(lián)。4.議標(biāo)文件編制采購部門負(fù)責(zé)編制議標(biāo)文件。議標(biāo)文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：議標(biāo)項(xiàng)目概述，包括項(xiàng)目背景、采購內(nèi)容等。供應(yīng)商資格要求，如企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績要求等。采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法等。報價要求，明確報價的格式、范圍、有效期等。議標(biāo)程序和評審標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)說明議標(biāo)流程及如何對供應(yīng)商進(jìn)行評審。合同條款草案，包括雙方的權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等。議標(biāo)文件編制完成后，需經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門審核通過后，方可發(fā)放給供應(yīng)商。希望各部門認(rèn)真審核議標(biāo)文件，確保其準(zhǔn)確、完整，避免在后續(xù)議標(biāo)過程中出現(xiàn)問題。5.供應(yīng)商響應(yīng)供應(yīng)商收到議標(biāo)文件后，按照要求編制響應(yīng)文件。響應(yīng)文件應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商的企業(yè)簡介、相關(guān)資質(zhì)證明、針對采購項(xiàng)目的解決方案、報價單、業(yè)績證明等內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將響應(yīng)文件密封提交至采購部門指定地點(diǎn)。采購部門在接收響應(yīng)文件時，要做好登記工作，檢查響應(yīng)文件的密封情況。6.議標(biāo)會議組織會議準(zhǔn)備：采購部門負(fù)責(zé)組織議標(biāo)會議，提前確定會議時間、地點(diǎn)，并通知參與議標(biāo)會議的人員，包括需求部門代表、財(cái)務(wù)部門代表、審計(jì)部門代表等。同時，采購部門要準(zhǔn)備好議標(biāo)文件、供應(yīng)商響應(yīng)文件等相關(guān)資料。會議流程：主持人介紹議標(biāo)會議的目的、議程、參會人員等基本情況。供應(yīng)商依次進(jìn)行陳述，介紹其針對采購項(xiàng)目的解決方案、產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)、優(yōu)勢等內(nèi)容，時間根據(jù)項(xiàng)目情況而定。參會人員對供應(yīng)商進(jìn)行提問，供應(yīng)商進(jìn)行答疑。提問環(huán)節(jié)旨在進(jìn)一步了解供應(yīng)商的情況，確保其能夠滿足公司的采購需求。供應(yīng)商進(jìn)行最終報價（如有多輪議標(biāo)，按照議標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行多輪報價）。報價應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提交，且一旦提交不得隨意更改。參會人員根據(jù)議標(biāo)文件中規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審。評審內(nèi)容包括技術(shù)方案、商務(wù)報價、企業(yè)信譽(yù)、業(yè)績等方面。評審過程中，大家要認(rèn)真負(fù)責(zé)，客觀公正地評價每一個供應(yīng)商。評審結(jié)束后，形成評審報告，推薦中標(biāo)候選人。評審報告應(yīng)詳細(xì)記錄評審過程、各供應(yīng)商的得分情況、推薦理由等內(nèi)容。7.中標(biāo)確定與公示采購部門根據(jù)評審報告，確定中標(biāo)供應(yīng)商。若中標(biāo)供應(yīng)商放棄中標(biāo)或存在不符合中標(biāo)條件的情況，按照評審排名依次遞補(bǔ)。確定中標(biāo)供應(yīng)商后，在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容包括中標(biāo)供應(yīng)商名稱、中標(biāo)項(xiàng)目名稱、中標(biāo)金額等。若在公示期內(nèi)收到異議，由審計(jì)部門會同相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出相應(yīng)處理。希望大家積極監(jiān)督公示過程，確保中標(biāo)結(jié)果的公正性。8.合同簽訂與執(zhí)行公示無異議后，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。合同條款應(yīng)與議標(biāo)文件、供應(yīng)商響應(yīng)文件中的相關(guān)內(nèi)容一致。合同簽訂后，采購部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品或提供服務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，出具《驗(yàn)收報告》。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收報告》等相關(guān)資料，按照合同約定支付采購款項(xiàng)。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入對參與議標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，只有符合以下條件的供應(yīng)商方可參與議標(biāo)：具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，提供有效的營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證明文件。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會計(jì)制度，提供近[X]年的財(cái)務(wù)報表或?qū)徲?jì)報告。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，提供相關(guān)證明材料，如設(shè)備清單、技術(shù)人員資質(zhì)證書等。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄，提供近[X]個月的納稅證明和社保繳納證明。參加本次采購活動前[X]年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄，提供相關(guān)聲明。2.供應(yīng)商評價建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)質(zhì)量、價格合理性等方面。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項(xiàng)目中可優(yōu)先考慮合作；對評價為不合格的供應(yīng)商，取消其在公司的供應(yīng)商資格。希望大家在與供應(yīng)商合作過程中，認(rèn)真記錄供應(yīng)商的表現(xiàn)，為供應(yīng)商評價提供準(zhǔn)確依據(jù)。3.供應(yīng)商激勵與淘汰激勵措施：對于長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，我們可以給予一定的激勵，如增加采購份額、提前支付貨款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。通過激勵措施，鼓勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。淘汰機(jī)制：對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，我們將予以淘汰：提供虛假信息，騙取中標(biāo)資格的。產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，且經(jīng)整改仍無法滿足公司需求的。多次延遲交貨，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。存在商業(yè)賄賂等不正當(dāng)競爭行為的。七、監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督機(jī)制審計(jì)部門對議標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)督，包括議標(biāo)文件的編制、供應(yīng)商的選擇、議標(biāo)會議的組織、中標(biāo)結(jié)果的確定等環(huán)節(jié)。同時，鼓勵公司內(nèi)部員工對議標(biāo)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎勵。2.責(zé)任追究若在議標(biāo)過程中發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部人員存在以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：與供應(yīng)商串通，損害公司利益的。接受供應(yīng)商賄賂或其他不正當(dāng)利益的。泄露議標(biāo)