集團(tuán)材料采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)材料采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證材料質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，保障集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)及下屬各子公司、分公司的所有材料采購(gòu)活動(dòng)。（三）采購(gòu)原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購(gòu)行為的合法性和合規(guī)性。2.效益性原則：以降低采購(gòu)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，合理安排采購(gòu)資金，優(yōu)化采購(gòu)方案，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控材料質(zhì)量，選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的材料符合集團(tuán)的質(zhì)量要求和使用標(biāo)準(zhǔn)。4.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正性和客觀性。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，維護(hù)集團(tuán)的利益和形象。二、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）采購(gòu)管理委員會(huì)1.組成：由集團(tuán)高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.職責(zé)制定和修訂集團(tuán)材料采購(gòu)管理的相關(guān)制度和政策。審定集團(tuán)年度采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。審批重大采購(gòu)項(xiàng)目和采購(gòu)合同。監(jiān)督和評(píng)估采購(gòu)部門的工作績(jī)效。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購(gòu)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)編制和執(zhí)行集團(tuán)的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。尋找、評(píng)估和選擇供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購(gòu)招標(biāo)、談判等活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)采購(gòu)材料的驗(yàn)收、入庫(kù)和結(jié)算工作。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）需求部門1.職責(zé)提出材料采購(gòu)需求，明確采購(gòu)材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購(gòu)供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行。對(duì)采購(gòu)材料進(jìn)行使用和反饋，提出質(zhì)量改進(jìn)意見。（四）審計(jì)部門1.職責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性和采購(gòu)資金的使用情況。審查采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行情況，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)采購(gòu)部門的工作績(jī)效進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)，提出審計(jì)建議。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.需求部門根據(jù)集團(tuán)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，在每年[具體時(shí)間]前提出下一年度的材料采購(gòu)需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)各需求部門提交的采購(gòu)需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、分析和平衡，結(jié)合庫(kù)存情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況，編制集團(tuán)年度采購(gòu)計(jì)劃草案。3.年度采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審議通過后，報(bào)集團(tuán)董事會(huì)審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和數(shù)量等。2.采購(gòu)部門對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門按照調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)。（三）采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)組織采購(gòu)活動(dòng)。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后，采購(gòu)部門應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃的要求進(jìn)行采購(gòu)，不得擅自變更采購(gòu)內(nèi)容和數(shù)量。如因特殊情況需要變更的，應(yīng)按照采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整的程序進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、信譽(yù)狀況等。評(píng)估內(nèi)容包括但不限于：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件的合法性和有效性。生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平和工藝能力。產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證情況和質(zhì)量控制措施。售后服務(wù)承諾和保障能力。價(jià)格水平和交貨期保證。3.對(duì)初步評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織實(shí)地考察，進(jìn)一步了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和管理水平。實(shí)地考察由采購(gòu)部門會(huì)同需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成考察小組進(jìn)行。4.根據(jù)評(píng)估和考察結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估報(bào)告、考察記錄、采購(gòu)合同等資料。（二）供應(yīng)商的評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)周期為每半年或一年。評(píng)價(jià)指標(biāo)包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.質(zhì)量評(píng)價(jià)主要根據(jù)采購(gòu)材料的檢驗(yàn)合格率、質(zhì)量問題處理情況等進(jìn)行評(píng)估。3.價(jià)格評(píng)價(jià)主要比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與市場(chǎng)價(jià)格的差異，以及價(jià)格的穩(wěn)定性和合理性。4.交貨期評(píng)價(jià)主要考核供應(yīng)商是否按時(shí)交貨，以及交貨期的準(zhǔn)確性和可靠性。5.售后服務(wù)評(píng)價(jià)主要考察供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問題的響應(yīng)速度、解決能力和服務(wù)態(tài)度等。6.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作，并從合格供應(yīng)商名單中剔除。（三）供應(yīng)商的淘汰與更新1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行淘汰：提供的材料質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，經(jīng)多次整改仍無(wú)改善的。多次未能按時(shí)交貨，影響集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的。存在嚴(yán)重的商業(yè)欺詐行為或不誠(chéng)信行為的。售后服務(wù)差，對(duì)質(zhì)量問題推諉扯皮、不積極解決的。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行更新，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率。五、采購(gòu)方式選擇（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的材料采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)分為公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)兩種形式。2.公開招標(biāo)：由采購(gòu)部門在集團(tuán)網(wǎng)站、相關(guān)媒體等發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。3.邀請(qǐng)招標(biāo)：由采購(gòu)部門向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量不得少于三家。4.招標(biāo)采購(gòu)的程序編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告或發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書：按照規(guī)定的方式發(fā)布招標(biāo)公告或發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。接收投標(biāo)文件：在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件。開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)：組織開標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。簽訂合同：與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格特殊、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分的材料采購(gòu)項(xiàng)目，或因緊急采購(gòu)等原因無(wú)法采用招標(biāo)采購(gòu)方式的，可采用談判采購(gòu)方式。2.談判采購(gòu)的程序選擇談判供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中選擇至少三家供應(yīng)商作為談判對(duì)象。發(fā)出談判邀請(qǐng)：向談判供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書，說明談判的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。進(jìn)行談判：采購(gòu)部門會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商。確定成交供應(yīng)商：根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的材料采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)采購(gòu)的程序選擇詢價(jià)供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。發(fā)出詢價(jià)單：向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確采購(gòu)材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。接收?qǐng)?bào)價(jià)：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)接收供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。比較報(bào)價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合質(zhì)量要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)合同管理（一）合同的簽訂1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商就采購(gòu)事項(xiàng)達(dá)成一致后，應(yīng)及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。采購(gòu)材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。采購(gòu)價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等。交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，重大采購(gòu)合同還應(yīng)報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。審核和審批的重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、合理性，以及合同風(fēng)險(xiǎn)的防范等。（二）合同的執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，跟蹤合同的履行情況。及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解材料的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保按時(shí)交貨。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求提供采購(gòu)材料。如因特殊情況需要變更合同條款的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同執(zhí)行情況反饋給相關(guān)部門，如需求部門、財(cái)務(wù)部門等，以便做好生產(chǎn)安排、資金準(zhǔn)備等工作。（三）合同的變更與解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出變更或解除申請(qǐng)：由提出變更或解除合同的一方以書面形式向?qū)Ψ教岢錾暾?qǐng)，說明變更或解除的原因、內(nèi)容和要求。協(xié)商達(dá)成一致：雙方就變更或解除合同的事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面協(xié)議。審批：變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，重大變更或解除合同還應(yīng)報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。2.合同變更或解除后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，做好后續(xù)處理工作。（四）合同的歸檔1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料。2.合同檔案的保管期限按照集團(tuán)檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]。七、采購(gòu)驗(yàn)收與結(jié)算管理（一）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)材料到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)采購(gòu)材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)和檢查。2.驗(yàn)收程序核對(duì)到貨清單：檢查到貨材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等是否與采購(gòu)合同和到貨清單一致。外觀檢查：檢查材料的外觀是否有損壞、變形、銹蝕等情況。質(zhì)量檢驗(yàn)：按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法對(duì)材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的材料，由驗(yàn)收人員填寫《采購(gòu)材料驗(yàn)收單》，經(jīng)采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如換貨、退貨、補(bǔ)貨等。（二）采購(gòu)結(jié)算1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，及時(shí)辦理采購(gòu)結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。2.采購(gòu)結(jié)算流程供應(yīng)商提交發(fā)票和結(jié)算資料：供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和要求，向采購(gòu)部門提交發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等結(jié)算資料。采購(gòu)部門審核：采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的結(jié)算資料進(jìn)行審核，核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，以及結(jié)算金額與采購(gòu)合同和驗(yàn)收單的一致性。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)部門審核通過的結(jié)算資料進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合規(guī)性、資金支付的合理性等。付款：經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)資金的使用情況、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)管理委員會(huì)和相關(guān)部門。2.采購(gòu)管理委員會(huì)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)部門工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，定期聽取采購(gòu)部門的工作匯報(bào)，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況和采購(gòu)目標(biāo)的完成情況。3.集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)建立投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核