防疫資金監(jiān)察管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)在全球新冠疫情持續(xù)波動(dòng)的大背景下，為有效應(yīng)對疫情，保障公司員工健康安全，確保防疫資金合理、規(guī)范、高效使用，依據(jù)國家相關(guān)防疫政策法規(guī)以及行業(yè)通行的財(cái)務(wù)管理規(guī)范，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營情況，特制定本防疫資金監(jiān)察管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與防疫資金收支、使用和監(jiān)管相關(guān)的活動(dòng)。包括但不限于用于購買防疫物資（如口罩、消毒液、體溫檢測設(shè)備等）、開展防疫宣傳培訓(xùn)、進(jìn)行辦公場所防疫消殺等方面的資金。（三）基本原則1.合法性原則：防疫資金的使用和管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及地方政府關(guān)于疫情防控的相關(guān)規(guī)定。2.?？顚Ｓ迷瓌t：防疫資金應(yīng)當(dāng)專項(xiàng)用于疫情防控相關(guān)工作，不得挪作他用，確保每一筆資金都切實(shí)服務(wù)于防疫需求。3.公開透明原則：希望大家共同營造公開透明的資金使用環(huán)境，防疫資金的使用情況應(yīng)定期進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督，保障資金使用的公正、公平和透明。4.注重實(shí)效原則：我們鼓勵(lì)將防疫資金用在刀刃上，以切實(shí)提高公司疫情防控能力和效果為目標(biāo)，合理規(guī)劃資金使用，避免浪費(fèi)，提高資金使用效益。二、資金來源與預(yù)算管理（一）資金來源1.公司自籌資金：公司根據(jù)疫情防控需要，從自有經(jīng)營資金中專門劃出一定比例作為防疫資金，以保障各項(xiàng)防疫措施的順利實(shí)施。2.政府補(bǔ)貼或社會(huì)捐贈(zèng)：積極爭取政府針對企業(yè)防疫的專項(xiàng)補(bǔ)貼資金，以及接受社會(huì)各界合法合規(guī)的防疫物資或資金捐贈(zèng)。若有此類收入，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和捐贈(zèng)者意愿進(jìn)行管理和使用。（二）預(yù)算編制1.部門提報(bào)：各部門應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際防疫工作需求，結(jié)合下一年度工作計(jì)劃，于每年年末提出下一年度防疫資金預(yù)算申請。內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)列出所需防疫物資的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格，以及防疫宣傳培訓(xùn)、消殺等活動(dòng)的預(yù)算安排。例如，行政部門需預(yù)估辦公區(qū)域每天消殺所需的消毒液數(shù)量及采購成本，同時(shí)考慮開展防疫知識培訓(xùn)邀請專家的費(fèi)用等。2.匯總審核：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對各部門提交的防疫資金預(yù)算進(jìn)行匯總整理，并會(huì)同防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組對預(yù)算的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核過程中，要充分考慮疫情形勢的變化和公司實(shí)際運(yùn)營情況，避免預(yù)算過高或過低。3.審批確定：經(jīng)審核后的防疫資金預(yù)算，報(bào)公司管理層審批通過后正式確定。審批后的預(yù)算將作為公司下一年度防疫資金使用的主要依據(jù)，原則上不得隨意變動(dòng)。（三）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整情形：如遇疫情形勢發(fā)生重大變化（如疫情突然反彈、防疫政策大幅調(diào)整等）或者公司業(yè)務(wù)布局出現(xiàn)重大變動(dòng)，導(dǎo)致原防疫資金預(yù)算無法滿足實(shí)際需求時(shí)，可以申請對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整流程：由相關(guān)部門提出預(yù)算調(diào)整申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目及金額等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組和公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得自行調(diào)整預(yù)算。希望大家在實(shí)際工作中，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，如確需調(diào)整，務(wù)必遵循相關(guān)流程，確保預(yù)算管理的嚴(yán)肅性。三、資金使用管理（一）使用范圍1.防疫物資采購：主要用于購買口罩（包括醫(yī)用外科口罩、N95口罩等不同類型，以滿足不同崗位需求）、防護(hù)服、護(hù)目鏡、消毒液、洗手液、體溫檢測設(shè)備（如紅外測溫槍、體溫檢測門等）等各類防疫物資，確保員工在工作期間的防護(hù)安全。2.辦公場所防疫：涵蓋辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、食堂、宿舍等場所的定期消殺費(fèi)用，包括購買消殺用品以及聘請專業(yè)消殺人員的費(fèi)用。同時(shí)，為保證空氣流通，對通風(fēng)設(shè)備的維護(hù)、升級等費(fèi)用也在此列。3.防疫宣傳與培訓(xùn)：為提高員工防疫意識和能力，開展防疫知識講座、線上培訓(xùn)課程等活動(dòng)所產(chǎn)生的費(fèi)用，如邀請專家費(fèi)用、培訓(xùn)資料印刷費(fèi)用、線上培訓(xùn)平臺使用費(fèi)用等。4.隔離與應(yīng)急處置：若公司內(nèi)出現(xiàn)疑似或確診病例，用于安排隔離場所（包括租賃酒店房間等）、對密切接觸者進(jìn)行核酸檢測以及應(yīng)急處置所需的其他費(fèi)用。（二）審批流程1.申請：各部門使用防疫資金時(shí)，需提前填寫《防疫資金使用申請表》，詳細(xì)注明資金用途、金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。例如，采購防疫物資時(shí)，要寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及供應(yīng)商等。2.審核：申請表先由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，再提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門主要審核資金使用是否符合預(yù)算安排、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否合理等。之后，申請表流轉(zhuǎn)至防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批，領(lǐng)導(dǎo)小組從公司整體防疫工作角度，審查該項(xiàng)資金使用對疫情防控工作的必要性和有效性。3.批準(zhǔn)：經(jīng)防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，申請表報(bào)公司管理層最終批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的申請表作為資金使用的有效依據(jù)，交財(cái)務(wù)部門備案并安排資金支付。希望大家在使用防疫資金時(shí)，提前做好申請和審批工作，確保各項(xiàng)防疫工作能夠順利開展。（三）支付管理1.支付方式：防疫資金的支付應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬等非現(xiàn)金方式，確保資金流向清晰可查。對于小額費(fèi)用（如日常零星采購防疫物資費(fèi)用），在符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定的情況下，也可使用公務(wù)卡支付。2.支付流程：財(cái)務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)后的《防疫資金使用申請表》，按照公司財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行資金支付。在支付過程中，嚴(yán)格核對收款單位信息、金額等，確保支付準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要求收款方提供正規(guī)發(fā)票或其他合法有效的支付憑證，以便財(cái)務(wù)入賬和后續(xù)審計(jì)。四、物資管理與資金關(guān)聯(lián)（一）物資采購管理1.供應(yīng)商選擇：在采購防疫物資時(shí)，我們鼓勵(lì)優(yōu)先選擇具備合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。由采購部門通過多種渠道進(jìn)行供應(yīng)商篩選，對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，建立合格供應(yīng)商名錄。從名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購，以確保防疫物資的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。2.采購合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同。合同中需明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款，避免后期出現(xiàn)糾紛。同時(shí)，合同需提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.物資驗(yàn)收：防疫物資到貨后，由采購部門會(huì)同使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量進(jìn)行核對，確保物資質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確。對于不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。只有驗(yàn)收合格的物資，方可辦理入庫手續(xù)，同時(shí)財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行資金結(jié)算。（二）物資庫存管理1.入庫登記：物資驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商等信息，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行核對，確保賬物相符。2.庫存盤點(diǎn)：定期對防疫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每月進(jìn)行一次實(shí)地盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，仔細(xì)核對庫存物資的實(shí)際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。若發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，要及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。對于因自然損耗、使用等原因?qū)е碌奈镔Y減少，要核實(shí)相關(guān)手續(xù)是否完備。通過庫存盤點(diǎn)，合理掌握物資庫存動(dòng)態(tài)，避免物資積壓或短缺，同時(shí)保證資金與物資的對應(yīng)關(guān)系清晰準(zhǔn)確。3.物資發(fā)放與核銷：各部門根據(jù)實(shí)際防疫工作需要，填寫《防疫物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉庫領(lǐng)取物資。倉庫管理人員按照申請表發(fā)放物資，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用情況。月末，財(cái)務(wù)部門根據(jù)物資領(lǐng)用記錄，與防疫資金使用情況進(jìn)行核對，對已使用物資對應(yīng)的資金進(jìn)行核銷，確保資金使用與物資消耗相匹配。五、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.部門自查：各部門作為防疫資金和物資的直接使用部門，應(yīng)定期對本部門防疫資金使用和物資管理情況進(jìn)行自查。檢查內(nèi)容包括資金使用是否符合規(guī)定用途、預(yù)算執(zhí)行情況、物資采購和領(lǐng)用手續(xù)是否完備等。每月末，各部門將自查情況形成書面報(bào)告，提交至防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司防疫資金的整體收支情況進(jìn)行日常監(jiān)督。定期核對資金賬目，審查資金支付憑證和相關(guān)票據(jù)，確保資金使用合規(guī)、賬務(wù)處理準(zhǔn)確。同時(shí)，對防疫物資庫存情況進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)助倉庫管理部門進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，檢查物資出入庫記錄是否真實(shí)、完整。3.領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督：防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對各部門防疫資金使用和物資管理情況進(jìn)行抽查。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。希望大家積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，共同維護(hù)防疫資金使用和物資管理的規(guī)范性。（二）審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門每年至少對防疫資金使用情況進(jìn)行一次全面審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容涵蓋資金的預(yù)算編制與執(zhí)行、物資采購與管理、資金支付與核算等各個(gè)環(huán)節(jié)。通過審計(jì)，評價(jià)防疫資金使用的合法性、合規(guī)性和效益性，發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出改進(jìn)建議。2.專項(xiàng)審計(jì)：如遇重大防疫資金使用項(xiàng)目或發(fā)現(xiàn)重大異常情況時(shí)，公司可安排專項(xiàng)審計(jì)。對特定事項(xiàng)進(jìn)行深入審查，以查明問題真相，保障防疫資金安全。審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，向公司管理層和防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)審計(jì)結(jié)果。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、信息公開與溝通（一）信息公開1.定期公示：公司將定期（每季度）通過內(nèi)部公告欄、公司OA系統(tǒng)等渠道，對防疫資金的收支情況、物資采購與使用情況等進(jìn)行公示。公示內(nèi)容應(yīng)包括資金來源、支出項(xiàng)目及金額、物資采購清單及庫存情況等，確保全體員工對防疫資金和物資的使用情況有清晰了解，增強(qiáng)透明度，接受大家的監(jiān)督。2.查閱機(jī)制：員工如有需要，可向財(cái)務(wù)部門或防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室申請查閱防疫資金和物資管理的詳細(xì)資料。相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提供相應(yīng)資料，為員工答疑解惑。通過建立信息公開和查閱機(jī)制，營造全員參與防疫資金管理監(jiān)督的良好氛圍。（二）溝通反饋1.意見收集：鼓勵(lì)員工積極對防疫資金使用和管理工作提出意見和建議?？梢酝ㄟ^公司內(nèi)部郵箱、意見箱等方式反饋。各部門也應(yīng)及時(shí)收集本部門員工的意見，并向防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組反映。2.處理反饋：防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組對收到的意見和建議進(jìn)行整理分析，對于合理的建議及時(shí)采納，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)員工或部門。通過暢通溝通反饋渠道，不斷優(yōu)化防疫資金管理工作，提高管理水平。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.資金挪用：未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自將防疫資金挪用于其他非防疫相關(guān)項(xiàng)目。例如，將防疫資金用于公司日常經(jīng)營活動(dòng)、員工福利發(fā)放等。2.虛報(bào)冒領(lǐng)：通過編造虛假的防疫物資采購清單、防疫活動(dòng)費(fèi)用等手段，騙取防疫資金?；蛘咴谖镔Y采購中，虛開發(fā)票，抬高物資價(jià)格，從中謀取私利。3.物資浪費(fèi)：在防疫物資使用過程中，故意浪費(fèi)物資，如隨意丟棄未使用完的口罩、消毒液等，造成不必要的損失。4.管理不善：因部門或個(gè)人管理不善，導(dǎo)致防疫物資丟失、損壞，或者防疫資金賬目混亂，無法準(zhǔn)確反映資金使用情況。（二）處理措施1.責(zé)令整改：對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，首先責(zé)令相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)糾正錯(cuò)誤行為，完善相關(guān)手續(xù)和管理制度。2.追回資金：對于挪用、虛報(bào)冒領(lǐng)等違規(guī)獲取的防疫資金，必須全額追回，并上繳公司財(cái)務(wù)。同時(shí)，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育，要求其作出書面檢討。3.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予一定比例的經(jīng)濟(jì)處罰。處罰金額從責(zé)任人工資或績效獎(jiǎng)金中扣除，以示懲戒。4.紀(jì)律處分：對于情節(jié)嚴(yán)重、造成惡劣影響的違規(guī)行為，除經(jīng)濟(jì)處罰外，還將給予