集團(tuán)對外會議管理辦法一、總則（一）目的在集團(tuán)的運(yùn)營過程中，對外會議是我們與合作伙伴、客戶、行業(yè)機(jī)構(gòu)等外部主體溝通交流的重要渠道。一場組織有序、高效的對外會議，不僅能夠展示我們集團(tuán)的專業(yè)形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作，還能提升集團(tuán)在行業(yè)內(nèi)的影響力。為了規(guī)范集團(tuán)對外會議的組織與管理，確保會議達(dá)到預(yù)期效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及下屬各分公司、子公司舉辦或參與的各類對外會議，包括但不限于研討會、洽談會、新聞發(fā)布會、招商會等，只要會議的參與主體涉及外部非集團(tuán)內(nèi)部人員，均應(yīng)遵循本辦法執(zhí)行。（三）遵循原則1.合規(guī)性：所有對外會議的組織和開展必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，以及行業(yè)內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)范和準(zhǔn)則。我們不能因?yàn)樽非髸h效果而忽視了法律底線，只有在合規(guī)的前提下，才能真正保障集團(tuán)的利益和聲譽(yù)。2.目標(biāo)導(dǎo)向：每場對外會議都應(yīng)有明確的目標(biāo)，無論是推廣新產(chǎn)品、尋求合作機(jī)會，還是提升集團(tuán)品牌形象等。會議的策劃和執(zhí)行都應(yīng)圍繞這些目標(biāo)展開，確保資源的有效利用和會議效果的達(dá)成。3.專業(yè)性與規(guī)范性：對外會議代表著集團(tuán)的形象，所以在會議的各個(gè)環(huán)節(jié)，從會議場地的布置到會議資料的準(zhǔn)備，都要體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和規(guī)范流程，給外部參會人員留下良好的印象。二、會議籌備階段（一）會議發(fā)起與審批1.會議發(fā)起：各部門在有對外會議需求時(shí)，需提前填寫《對外會議發(fā)起申請表》，詳細(xì)說明會議的主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員范圍、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。例如，如果是一場關(guān)于新產(chǎn)品發(fā)布的研討會，就要明確新產(chǎn)品的特點(diǎn)、目標(biāo)受眾，以及希望通過研討會達(dá)成的具體成果，如收集多少潛在客戶信息等。2.審批流程一般會議：對于參會人數(shù)較少、預(yù)算較低（具體金額可根據(jù)集團(tuán)實(shí)際情況設(shè)定）的常規(guī)對外會議，由部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。希望大家在提交申請前，對會議的各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行充分考慮和規(guī)劃，確保申請內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，這樣能夠加快審批流程。重要會議：涉及集團(tuán)重大戰(zhàn)略發(fā)布、重要合作洽談、大規(guī)模行業(yè)活動(dòng)等重要對外會議，除部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核外，還需提交至集團(tuán)總經(jīng)理辦公會進(jìn)行審議。在會議籌備的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如場地確定、會議議程初步擬定等，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握情況并做出決策。我們鼓勵(lì)大家提前規(guī)劃重要會議，預(yù)留足夠時(shí)間進(jìn)行審批和籌備，避免因時(shí)間倉促而影響會議質(zhì)量。（二）成立會議籌備小組1.小組成員構(gòu)成：根據(jù)會議的規(guī)模和類型，成立專門的會議籌備小組。小組通常包括會議負(fù)責(zé)人（一般由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任或指定專人負(fù)責(zé)）、商務(wù)聯(lián)絡(luò)人員、資料準(zhǔn)備人員、場地布置人員、后勤保障人員等。各成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)，例如商務(wù)聯(lián)絡(luò)人員要擅長與外部溝通協(xié)調(diào)，資料準(zhǔn)備人員要對會議主題有深入了解且具備良好的文字撰寫能力。2.職責(zé)分工會議負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)會議的籌備和組織工作，協(xié)調(diào)各小組之間的工作，把控會議整體進(jìn)度和質(zhì)量，確保會議按照計(jì)劃順利進(jìn)行。希望負(fù)責(zé)人能夠充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)能力，及時(shí)解決籌備過程中出現(xiàn)的各種問題，定期組織小組會議，溝通工作進(jìn)展。商務(wù)聯(lián)絡(luò)人員：負(fù)責(zé)與外部參會人員進(jìn)行溝通，發(fā)送會議邀請函，確認(rèn)參會人員名單及行程安排，同時(shí)與會議場地提供商、合作媒體、嘉賓等進(jìn)行商務(wù)洽談和聯(lián)絡(luò)。在與外部溝通時(shí)，要注意語言表達(dá)的規(guī)范和禮貌，及時(shí)回復(fù)對方的咨詢和反饋，給對方留下良好的印象。資料準(zhǔn)備人員：根據(jù)會議主題和目標(biāo)，準(zhǔn)備會議所需的各類資料，如會議議程、演講稿、宣傳資料、產(chǎn)品手冊等。資料內(nèi)容要準(zhǔn)確、清晰、有吸引力，能夠充分展示集團(tuán)的實(shí)力和會議的核心內(nèi)容。我們鼓勵(lì)資料準(zhǔn)備人員提前收集相關(guān)信息，多參考行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀案例，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)作，確保資料的專業(yè)性和針對性。場地布置人員：根據(jù)會議的風(fēng)格和需求，負(fù)責(zé)會議場地的設(shè)計(jì)、布置和現(xiàn)場設(shè)備的調(diào)試。要營造出與會議主題相契合的氛圍，同時(shí)保證場地設(shè)施的正常運(yùn)行。在場地布置前，要對場地進(jìn)行實(shí)地考察，制定詳細(xì)的布置方案，并提前安排好設(shè)備的租賃和調(diào)試工作。后勤保障人員：負(fù)責(zé)會議期間的餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，確保參會人員在會議期間的生活需求得到滿足。要提前與酒店、餐廳、交通公司等供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，確定服務(wù)細(xì)節(jié)和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，在會議期間隨時(shí)關(guān)注參會人員的需求變化，及時(shí)提供相應(yīng)的服務(wù)。（三）會議資料準(zhǔn)備1.會議議程：會議議程是會議的核心框架，要清晰、合理地安排會議的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。議程應(yīng)包括會議開場、主題演講、互動(dòng)環(huán)節(jié)、休息時(shí)間、總結(jié)發(fā)言等內(nèi)容，同時(shí)要標(biāo)注每個(gè)環(huán)節(jié)的預(yù)計(jì)時(shí)長。例如，一場為期一天的研討會，上午可以安排主題演講和互動(dòng)討論，下午進(jìn)行分組討論和成果匯報(bào)，中間合理安排休息時(shí)間。希望大家在制定議程時(shí)，充分考慮會議內(nèi)容和參會人員的精力，避免議程過于緊湊或松散。2.演講稿：為演講嘉賓準(zhǔn)備的演講稿要緊扣會議主題，內(nèi)容豐富、邏輯清晰。演講稿應(yīng)提前與演講嘉賓溝通確認(rèn)，確保其符合嘉賓的演講風(fēng)格和需求。對于重要的演講內(nèi)容，建議組織內(nèi)部進(jìn)行預(yù)演和審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的問題，保證演講的質(zhì)量和效果。3.宣傳資料：宣傳資料包括宣傳冊、海報(bào)、視頻等，是展示集團(tuán)形象和產(chǎn)品服務(wù)的重要載體。宣傳資料要設(shè)計(jì)精美、內(nèi)容簡潔明了，突出集團(tuán)的優(yōu)勢和特色。在設(shè)計(jì)宣傳資料時(shí)，可以融入集團(tuán)的文化元素，使其更具辨識度。同時(shí)，要根據(jù)會議的目標(biāo)受眾和傳播渠道，選擇合適的宣傳資料形式和內(nèi)容重點(diǎn)。4.其他資料：根據(jù)會議的具體需求，可能還需要準(zhǔn)備簽到表、會議反饋表、嘉賓介紹資料等。簽到表要設(shè)計(jì)合理，方便參會人員簽到和統(tǒng)計(jì)參會情況；會議反饋表要能夠收集參會人員對會議組織、內(nèi)容等方面的意見和建議，為后續(xù)會議改進(jìn)提供參考；嘉賓介紹資料要簡潔準(zhǔn)確地介紹嘉賓的背景和成就，提升嘉賓的影響力和會議的專業(yè)性。（四）會議場地及設(shè)備安排1.場地選擇：會議場地的選擇要綜合考慮會議的規(guī)模、類型、預(yù)算以及交通便利性等因素。如果是一場面向本地客戶的小型洽談會，可以選擇在集團(tuán)內(nèi)部會議室或附近的酒店會議室；如果是大型的行業(yè)峰會，可能需要選擇交通便利、設(shè)施齊全的大型會議中心或酒店宴會廳。在選擇場地時(shí)，要實(shí)地考察場地的環(huán)境、設(shè)施條件、服務(wù)質(zhì)量等，確保能夠滿足會議的需求。同時(shí)，要與場地提供商簽訂詳細(xì)的租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.設(shè)備租賃與調(diào)試：根據(jù)會議的內(nèi)容和形式，確定所需的設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、電子顯示屏等。提前與設(shè)備租賃公司聯(lián)系，租賃合適的設(shè)備，并安排專業(yè)人員在會議前進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于重要的設(shè)備，要準(zhǔn)備備用方案，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。例如，如果投影儀出現(xiàn)故障，要有備用投影儀或其他展示方式，保證會議能夠繼續(xù)進(jìn)行。（五）會議通知與確認(rèn)1.發(fā)送會議通知：在會議審批通過且各項(xiàng)籌備工作基本就緒后，商務(wù)聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)及時(shí)向外部參會人員發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會要求等詳細(xì)信息，同時(shí)要附上交通路線圖、酒店推薦等相關(guān)輔助信息。通知可以通過電子郵件、短信、電話等多種方式發(fā)送，確保參會人員能夠及時(shí)收到。在發(fā)送通知時(shí)，要注意語言表達(dá)的簡潔明了和禮貌得體，給參會人員留下良好的第一印象。2.確認(rèn)參會情況：發(fā)送通知后，要及時(shí)跟進(jìn)參會人員的反饋，確認(rèn)其是否能夠按時(shí)參會。對于需要回復(fù)確認(rèn)的參會人員，要設(shè)定合理的回復(fù)截止日期，并在截止日期前進(jìn)行提醒。對于不確定是否參會的人員，要與其進(jìn)一步溝通了解原因，盡量爭取其參會。同時(shí)，要對參會人員的信息進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等，為會議的后續(xù)安排提供依據(jù)。三、會議進(jìn)行階段（一）會議簽到與接待1.簽到安排：在會議場地入口處設(shè)置簽到處，安排專門的工作人員負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作。簽到處要準(zhǔn)備好簽到表、會議資料、胸牌等物品，方便參會人員簽到和領(lǐng)取相關(guān)資料。簽到方式可以采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽到，也可以利用電子簽到設(shè)備進(jìn)行簽到，提高簽到效率。工作人員要熱情、禮貌地接待每一位參會人員，引導(dǎo)其完成簽到手續(xù)。2.接待服務(wù)：對于重要嘉賓，要安排專人進(jìn)行接待，提供一對一的服務(wù)。從嘉賓到達(dá)會議地點(diǎn)的那一刻起，接待人員要負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓辦理入住手續(xù)（如果需要）、引導(dǎo)嘉賓前往會議場地、介紹會議的相關(guān)情況等。在會議期間，要隨時(shí)關(guān)注嘉賓的需求，及時(shí)提供相應(yīng)的服務(wù)，確保嘉賓能夠舒適、順利地參與會議。（二）會議現(xiàn)場管理1.秩序維護(hù)：會議期間，安排工作人員在會場內(nèi)維持秩序，確保會議的正常進(jìn)行。工作人員要提醒參會人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免在會議過程中出現(xiàn)手機(jī)鈴聲干擾會議的情況。對于隨意走動(dòng)、大聲喧嘩等影響會議秩序的行為，要及時(shí)進(jìn)行勸阻。同時(shí)，要注意會場內(nèi)的安全情況，確保參會人員的人身安全。2.設(shè)備保障：安排專業(yè)的設(shè)備技術(shù)人員在會議現(xiàn)場，隨時(shí)應(yīng)對設(shè)備可能出現(xiàn)的故障。在會議開始前，技術(shù)人員要再次對設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備處于最佳運(yùn)行狀態(tài)。在會議過程中，如果設(shè)備出現(xiàn)問題，技術(shù)人員要迅速采取措施進(jìn)行修復(fù)，盡量減少對會議的影響。例如，如果投影儀出現(xiàn)畫面問題，技術(shù)人員要在最短時(shí)間內(nèi)查明原因并解決，保證演講能夠繼續(xù)進(jìn)行。3.時(shí)間把控：會議主持人要嚴(yán)格按照會議議程把控會議時(shí)間，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。對于超時(shí)的發(fā)言或討論，主持人要及時(shí)進(jìn)行提醒和引導(dǎo)，避免會議出現(xiàn)拖延的情況。同時(shí)，要合理安排互動(dòng)環(huán)節(jié)的時(shí)間，鼓勵(lì)參會人員積極參與，但也要避免互動(dòng)環(huán)節(jié)過于冗長，影響會議的整體進(jìn)度。（三）會議記錄與攝影攝像1.會議記錄：安排專門的記錄人員對會議內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果等。記錄人員要具備良好的速記能力和歸納總結(jié)能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。會議結(jié)束后，要及時(shí)對會議記錄進(jìn)行整理和完善，形成正式的會議紀(jì)要，供相關(guān)人員查閱和參考。2.攝影攝像：根據(jù)會議的需要，安排專業(yè)的攝影攝像人員對會議進(jìn)行拍攝。拍攝內(nèi)容要涵蓋會議的全過程，包括會議開場、嘉賓演講、互動(dòng)環(huán)節(jié)、合影留念等重要場景。攝影攝像人員要具備專業(yè)的拍攝技術(shù)和藝術(shù)素養(yǎng)，能夠拍攝出高質(zhì)量的照片和視頻。拍攝完成后，要及時(shí)對照片和視頻進(jìn)行整理和編輯，為集團(tuán)的宣傳和資料留存提供素材。（四）餐飲及休息安排1.餐飲安排：根據(jù)會議的時(shí)間和預(yù)算，合理安排餐飲服務(wù)。如果是半天的會議，可以提供茶歇；如果是全天的會議，要安排午餐或晚宴。在選擇餐飲供應(yīng)商時(shí)，要考慮其食品質(zhì)量、衛(wèi)生狀況、服務(wù)水平等因素，確保為參會人員提供安全、美味的餐飲。同時(shí)，要尊重參會人員的飲食文化和個(gè)人喜好，提供多樣化的餐飲選擇。例如，對于有特殊飲食需求的參會人員，如素食者、回民等，要提前做好安排。2.休息安排：在會議過程中，要合理安排休息時(shí)間，讓參會人員有機(jī)會放松身心。休息區(qū)要準(zhǔn)備好茶水、咖啡、點(diǎn)心等飲品和食品，同時(shí)要提供舒適的休息環(huán)境，如沙發(fā)、桌椅等。工作人員要在休息區(qū)做好服務(wù)工作，及時(shí)為參會人員提供所需的物品。四、會議結(jié)束階段（一）會議總結(jié)與評估1.內(nèi)部總結(jié)：會議結(jié)束后，會議籌備小組要及時(shí)召開總結(jié)會議，對會議的組織和執(zhí)行情況進(jìn)行全面總結(jié)。小組成員要各自匯報(bào)自己負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容、完成情況以及在工作過程中遇到的問題和解決方案。通過總結(jié)，分享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的會議組織提供參考。希望大家能夠坦誠地交流，客觀地分析問題，共同推動(dòng)集團(tuán)對外會議組織水平的提高。2.收集反饋：向參會人員發(fā)放會議反饋表，收集他們對會議組織、內(nèi)容、場地、餐飲等方面的意見和建議。反饋表的設(shè)計(jì)要簡潔明了，問題具有針對性，方便參會人員填寫。同時(shí)，也可以通過面對面交流、電話溝通等方式，深入了解參會人員的看法和需求。對于參會人員提出的合理建議和意見，要認(rèn)真對待，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善。我們鼓勵(lì)參會人員積極反饋，因?yàn)槟銈兊囊庖娛俏覀儾粩噙M(jìn)步的動(dòng)力。（二）資料整理與歸檔1.資料整理：對會議期間產(chǎn)生的各種資料，如會議記錄、演講稿、宣傳資料、照片、視頻等進(jìn)行整理。將資料按照類別進(jìn)行分類，去除重復(fù)和無用的部分，使資料更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。例如，將照片按照會議環(huán)節(jié)進(jìn)行分類整理，方便查找和使用。2.資料歸檔：將整理好的資料進(jìn)行歸檔保存，建立專門的會議資料檔案庫。檔案庫可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，確保資料的安全性和可查閱性。在歸檔時(shí)，要對資料進(jìn)行編號和標(biāo)注，注明會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息，以便日后查詢和調(diào)用。希望大家在資料整理和歸檔過程中，認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷1.費(fèi)用結(jié)算：會議結(jié)束后，后勤保障人員要及時(shí)與會議場地提供商、設(shè)備租賃公司、餐飲供應(yīng)商等相關(guān)合作方進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。核對費(fèi)用明細(xì)，確保費(fèi)用的準(zhǔn)確性和合理性。對于存在爭議的費(fèi)用項(xiàng)目，要及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，解決問題。在結(jié)算費(fèi)用時(shí)，要按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行支付，維護(hù)集團(tuán)的良好信譽(yù)。2.報(bào)銷流程：相關(guān)人員根據(jù)集團(tuán)的財(cái)務(wù)制度，整理會議費(fèi)用的報(bào)銷憑證，填寫報(bào)銷申請表，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)銷。在報(bào)銷過程中，要確保報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)報(bào)銷的各項(xiàng)規(guī)定。希望大家在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)積極配合財(cái)務(wù)部門的工作，及時(shí)完成相關(guān)手續(xù)，保證費(fèi)用能夠及時(shí)報(bào)銷到位。（四）后續(xù)跟進(jìn)與落實(shí)1.跟進(jìn)會議成果：對于會議中達(dá)成的合作意向、決策事項(xiàng)等，相關(guān)部門要及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)。明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，制定詳細(xì)的跟進(jìn)計(jì)劃，確保會議成果能夠得到有效轉(zhuǎn)化。例如，如果在會議中與某客戶達(dá)成了合作意向，商務(wù)部門要及時(shí)與客戶進(jìn)行后續(xù)溝通，簽訂合作協(xié)議，推動(dòng)合作項(xiàng)目的落地實(shí)施。2.對外宣傳與溝通：根據(jù)會議的性質(zhì)和目的