吳中區(qū)電子檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)吳中區(qū)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于吳中區(qū)行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的電子檔案管理活動(dòng)。（三）定義本辦法所稱電子檔案，是指具有保存價(jià)值的電子文件經(jīng)過系統(tǒng)整理、鑒定、歸檔后形成的各種形式和載體的歷史記錄。包括但不限于文本、圖像、音頻、視頻等電子文件。（四）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案信息資源的完整性和一致性。2.全程管理原則：對(duì)電子檔案形成、積累、整理、鑒定、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：遵循國(guó)家和地方有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，保障電子檔案信息的安全，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、電子檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)吳中區(qū)檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。各單位應(yīng)明確電子檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)本單位電子檔案的管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案局職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本區(qū)電子檔案管理的規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全區(qū)電子檔案管理水平。對(duì)各單位電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各單位電子檔案的規(guī)范化管理。負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用本區(qū)重要電子檔案。2.單位職責(zé)建立健全本單位電子檔案管理制度，明確電子檔案管理部門和人員的職責(zé)。負(fù)責(zé)本單位電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等工作，確保電子檔案的質(zhì)量。配備必要的電子檔案管理設(shè)備和軟件，保障電子檔案管理工作的正常開展。按照規(guī)定向區(qū)檔案局移交本單位重要電子檔案。做好本單位電子檔案的安全保密工作，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。三、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的形成1.單位應(yīng)明確電子文件的形成部門和人員，確保電子文件的準(zhǔn)確、完整和規(guī)范。2.電子文件的形成應(yīng)遵循國(guó)家和地方有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。3.電子文件的形成過程應(yīng)進(jìn)行全程記錄，包括文件的起草、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、修改等環(huán)節(jié)。（二）電子文件的收集1.單位應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行收集，確保電子文件的及時(shí)歸檔。2.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件的收集同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。3.電子文件的收集應(yīng)包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。四、電子檔案的整理與歸檔（一）電子檔案的整理1.單位應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)電子檔案整理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子檔案的分類應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，便于管理和利用。3.電子檔案的編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識(shí)別。4.電子檔案的編目應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、保管期限等相關(guān)信息。（二）電子檔案的歸檔1.單位應(yīng)定期將整理好的電子檔案進(jìn)行歸檔，確保電子檔案的及時(shí)保存。2.電子檔案的歸檔應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔的方式，確保電子檔案的安全和完整。3.電子檔案的歸檔應(yīng)遵循國(guó)家和地方有關(guān)電子檔案歸檔的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的質(zhì)量。4.電子檔案的歸檔應(yīng)包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，并建立相應(yīng)的索引和目錄。五、電子檔案的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.單位應(yīng)建立專門的電子檔案保管場(chǎng)所，確保電子檔案的安全和完整。2.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)措施。3.電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保電子檔案的質(zhì)量。（二）存儲(chǔ)介質(zhì)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全和可靠。3.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多介質(zhì)存儲(chǔ)的方式，確保電子檔案的安全和完整。（三）維護(hù)管理1.單位應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。2.電子檔案的維護(hù)管理應(yīng)包括文件的更新、修復(fù)、遷移等工作。3.電子檔案的維護(hù)管理應(yīng)遵循國(guó)家和地方有關(guān)電子檔案維護(hù)管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的質(zhì)量。六、電子檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保電子檔案信息的安全和完整。2.電子檔案的利用應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.單位應(yīng)提供多種電子檔案利用方式，如在線查詢、下載、打印等，方便用戶利用電子檔案。2.電子檔案的利用應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等相關(guān)信息。（三）服務(wù)保障1.單位應(yīng)建立健全電子檔案服務(wù)保障機(jī)制，確保電子檔案利用服務(wù)的正常開展。2.電子檔案服務(wù)保障機(jī)制應(yīng)包括人員培訓(xùn)、技術(shù)支持、設(shè)備維護(hù)等方面的內(nèi)容。3.單位應(yīng)定期對(duì)電子檔案利用服務(wù)進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，提高電子檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和水平。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.單位應(yīng)建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任和措施。2.電子檔案安全管理制度應(yīng)包括人員安全管理、設(shè)備安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、數(shù)據(jù)安全管理等方面的內(nèi)容。（二）安全措施1.單位應(yīng)采取必要的安全措施，保障電子檔案信息的安全，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.安全措施應(yīng)包括防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)、訪問控制等方面的內(nèi)容。3.單位應(yīng)定期對(duì)電子檔案安全措施進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。（三）應(yīng)急處置1.單位應(yīng)制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任。2.電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急處置措施等方面的內(nèi)容。3.單位應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評(píng)估，提高應(yīng)急處置能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體吳中區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.電子檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。4.電子檔案的安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：吳中區(qū)檔案局每年定期對(duì)各單位電子檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：吳中區(qū)檔案局不定期對(duì)各單位電子檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：吳中區(qū)檔案局根據(jù)工作需要，對(duì)特定單位或特定項(xiàng)目的電子檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.吳中區(qū)檔案局在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向被檢查單位發(fā)出整改通知書，要求被檢查單位限期整改。2.被檢查單位應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，及時(shí)整改存在的問題。3.吳中區(qū)檔案局應(yīng)跟蹤檢查被檢查單位的整改情況，確保整改工作取得