實(shí)驗(yàn)室資料管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織實(shí)驗(yàn)室資料的科學(xué)管理，確保實(shí)驗(yàn)室資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室資料在科研、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等方面的作用，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有實(shí)驗(yàn)室的資料管理工作，包括但不限于化學(xué)實(shí)驗(yàn)室、物理實(shí)驗(yàn)室、生物實(shí)驗(yàn)室等各類(lèi)專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)室。（三）定義1.實(shí)驗(yàn)室資料：指實(shí)驗(yàn)室在開(kāi)展科研項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)檢測(cè)、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種記錄、報(bào)告、數(shù)據(jù)、文檔、樣本等信息載體。2.原始記錄：實(shí)驗(yàn)過(guò)程中直接記錄的第一手?jǐn)?shù)據(jù)和觀察結(jié)果，應(yīng)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。3.實(shí)驗(yàn)報(bào)告：對(duì)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的目的、方法、結(jié)果等進(jìn)行總結(jié)和分析的書(shū)面文件，是實(shí)驗(yàn)工作的最終成果體現(xiàn)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室資料由專(zhuān)門(mén)的資料管理部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和規(guī)范性。2.分類(lèi)分級(jí)管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、重要性等進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)，采取不同的管理措施。3.安全保密原則：加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保資料安全保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，提高資料的利用效率。二、資料分類(lèi)與編號(hào)（一）資料分類(lèi)1.實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目資料：包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。2.儀器設(shè)備資料：儀器設(shè)備的采購(gòu)合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)證書(shū)等。3.人員資料：實(shí)驗(yàn)室人員的簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、資質(zhì)證書(shū)、考核記錄等。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資料：國(guó)家、行業(yè)、地方及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等。5.質(zhì)量控制資料：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。6.樣本資料：實(shí)驗(yàn)樣本的采集記錄、保存記錄、流轉(zhuǎn)記錄、檢測(cè)結(jié)果等。7.其他資料：與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的其他文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、信函等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)體系，確保資料編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示資料類(lèi)別，數(shù)字表示該類(lèi)別下的順序號(hào)。3.例如：SY001，其中“SY”表示實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目資料，“001”表示該類(lèi)別下的第一份資料。三、資料的形成與收集（一）資料形成要求1.實(shí)驗(yàn)室工作人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和操作規(guī)程進(jìn)行實(shí)驗(yàn)操作，并及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄實(shí)驗(yàn)過(guò)程和結(jié)果。2.原始記錄應(yīng)使用耐久性的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。3.實(shí)驗(yàn)記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽字，并注明涂改日期。（二）資料收集職責(zé)1.實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料的收集工作，確保項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)收集儀器設(shè)備的相關(guān)資料，并進(jìn)行整理和歸檔。3.質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)收集質(zhì)量控制方面的資料，并進(jìn)行審核和歸檔。4.樣本管理人員負(fù)責(zé)收集樣本資料，并按照規(guī)定進(jìn)行保存和流轉(zhuǎn)。（三）收集時(shí)間要求1.實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的原始記錄應(yīng)在實(shí)驗(yàn)完成后及時(shí)整理并提交。2.實(shí)驗(yàn)報(bào)告應(yīng)在實(shí)驗(yàn)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制完成并提交，具體時(shí)間根據(jù)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目要求和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。3.其他資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和工作流程及時(shí)收集。四、資料的整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照資料的編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)資料進(jìn)行編目，編制資料目錄清單，包括資料編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，以便于查找和利用。（二）歸檔要求1.整理后的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔資料應(yīng)完整、齊全、規(guī)范。2.歸檔資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照資料類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.建立電子檔案，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描或拍照，形成電子副本，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。五、資料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱實(shí)驗(yàn)室資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)《實(shí)驗(yàn)室資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.《實(shí)驗(yàn)室資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至資料管理部門(mén)或人員。（二）借閱審批1.資料管理部門(mén)或人員收到《實(shí)驗(yàn)室資料借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行審批。2.審核通過(guò)后，資料管理部門(mén)或人員應(yīng)在《實(shí)驗(yàn)室資料借閱申請(qǐng)表》上簽字，并注明借閱期限和歸還時(shí)間。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的資料，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定執(zhí)行，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，且不得續(xù)借。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門(mén)或人員說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時(shí)，借閱人員應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。（五）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.在使用資料過(guò)程中，借閱人員應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露資料內(nèi)容。六、資料的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境要求1.資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合資料保存的要求。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中，并定期進(jìn)行檢查和清理。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限規(guī)定1.實(shí)驗(yàn)室資料的保管期限應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、重要性等因素確定，一般分為長(zhǎng)期、中期和短期。2.長(zhǎng)期保管的資料期限一般為[X]年以上，中期保管的資料期限一般為[X]年至[X]年，短期保管的資料期限一般為[X]年以下。3.具體保管期限可根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)損壞或變質(zhì)的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換，確保資料的可讀性和可用性。3.加強(qiáng)對(duì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。七、資料的保密與安全（一）保密制度1.建立實(shí)驗(yàn)室資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及機(jī)密、絕密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍，采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。3.加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，防止資料泄露。（二）安全防范措施1.加強(qiáng)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保資料的安全。2.對(duì)電子資料應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。3.定期對(duì)資料的安全情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定實(shí)驗(yàn)室資料安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.一旦發(fā)生資料泄露、丟失或損壞等安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.超過(guò)保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的資料，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因工作失誤、重復(fù)收集等原因形成的無(wú)效資料，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.涉及機(jī)密、絕密的資料，在經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批后，按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由資料管理部門(mén)或人員提出資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《實(shí)驗(yàn)室資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《實(shí)驗(yàn)室資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由資料管理部門(mén)或人員組織實(shí)施資料銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行刪除或格式化，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織的質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)驗(yàn)室資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.資料管理部門(mén)或人員應(yīng)定期對(duì)自身的資料管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.資料的形成、收集、整理、歸檔、借閱、使用、保管、維護(hù)、保密、安全等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性是否得到有效保障。3.資料管理工作中的各項(xiàng)制度和流程是否得到有效執(zhí)行。（三）檢查方式1.定期檢查：質(zhì)量部門(mén)每年至少組織一次對(duì)實(shí)驗(yàn)室資料管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：質(zhì)量部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)實(shí)驗(yàn)室資料管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)資料管理工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)《實(shí)驗(yàn)室資